Mobilité de l'enseignement supérieur 2015

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L'action en résumé

Qui peut en bénéficier ?

Tous les établissements d'enseignement supérieur français, publics ou privés, titulaires de la Charte Erasmus pour l'enseignement supérieur (ECHE) souhaitant organiser des mobilités d'étudiants, d'enseignants ou de personnels vers un établissement/organisme ou une entreprise situés dans un des pays participant au programme.

Quelles activités ?

Un projet de mobilité de l'enseignement supérieur peut comprendre une ou plusieurs des activités suivantes :

Mobilités pour les étudiants de l'enseignement supérieur :

  • Période d'études : à partir de la 2ème année d'études supérieures pour une durée de 3 à 12 mois à destination d'un établissement d'enseignement supérieur titulaire de l'ECHE situé dans un des pays participants.
  • Période de stage: dès la 1ère année d'études supérieures pour une durée de 2 à 12 mois à destination d'une structure d'accueil (entreprise) située dans un des pays participants.

Mobilités pour les enseignants et les personnels d'établissement, d'une durée de 2 jours à 2 mois, hors voyage, à destination des pays participants :

  • Pour une activité d'enseignement de 8 heures minimum à destination d'un établissement d'enseignement supérieur titulaire de l'ECHE situé dans un des pays participants.
  • Pour une activité de formation : période de formation/de stage/d'observation, au sein d'une entreprise ou d'un établissement de l'enseignement supérieur (y compris cours structurés, formation linguistique). Les conférences sont inéligibles.

Quelle date de dépôt ?

04 mars 2015 à midi , heure de Bruxelles

Durée de vie des projets

Le projet a une durée de vie de 16 ou 24 mois. Le candidat doit choisir la durée au moment de sa candidature, en fonction des objectifs et des activités du projet.

Préparation de la candidature

Pour passer de l'idée au projet de mobilité, une réflexion est nécessaire en amont dans son organisation afin de structurer sa démarche dans une logique de projet. Il s'agit de définir et se mettre d'accord sur les points suivants : 

  • La recherche de partenaires européens;
  • L'identification des besoins de formation du public-cible;
  • Un ensemble cohérent d'activités organisées de façon à atteindre des objectifs et des résultats déterminés;
  • Un plan de travail prévisionnel;
  • Les effets recherché sur les individus, la structure, le territoire, à travers les activités de mobilité prévues.

De nombreux acteurs, convaincus de l'intérêt des projets européens pour l'éducation et la formation, aident les futurs candidats à s'y engager. Ces acteurs constituent un groupe de référents pour les différents publics de l'éducation et de la formation (voir ci-contre la carte des développeurs).

Il faut également s'assurer des points suivants :

  • Les mobilités d'études et d'enseignement ont lieu dans le cadre d'un accord interinstitutionnel par lequel les deux établissements s'engagent à respecter les engagements qualité de la charte Erasmus (ECHE) en matière d'organisation et de gestion des mobilités. Le modèle d'accord du programme « Erasmus+ » doit impérativement être utilisé par les établissements d'enseignement supérieur pour développer ou renouveler des accords en vue d'organiser des mobilités intra-européennes. Les accords peuvent être transmis et validés électroniquement via une signature scannée.
  • Les structures d'accueil (entreprises) éligibles pour les périodes de stage et les mobilités de formation sont tous les organismes exerçant une activité économique relevant du secteur privé ou public, quels que soient leur taille, leur statut juridique ou leur secteur d'activité économique, y compris l'économie sociale.

Les organismes suivants ne sont pas éligibles en tant qu'organismes d'accueil :

Appel à propositions 04 mars 2015

Les projets doivent s'inscrire dans les axes d'action et les objectifs fixés par le cadre stratégique pour la coopération européenne dans le domaine de l'éducation et de la formation («Éducation et formation 2020»), qui visent à renforcer les compétences et l'employabilité, ainsi qu'à moderniser l'éducation, la formation et le travail des jeunes et de faire ainsi de nos systèmes d'éducation et de formation une référence de qualité mondiale.

Le programme Erasmus+ est l'instrument financier de cette politique.

La seule façon d'obtenir un financement est de répondre à l'Appel à propositions en cours. Il est impératif d'en respecter toutes les modalités pour que la candidature soit recevable. Les candidatures sont sélectionnées selon leur qualité.

Les projets doivent faire l'objet d'une candidature s'inscrivant obligatoirement dans les priorités européennes définies par le texte de l'appel à propositions lancé chaque année par la Commission européenne. Il renvoie au guide du programme Erasmus+ dans lequel sont présentés les objectifs généraux du programme (p.9 de la version française du Guide du Programme) ainsi que les objectifs spécifiques de l'action mobilité (p.32 de la version française du Guide du Programme).

Candidature 04 mars 2015

ATTENTION : L'établissement candidat doit posséder un numéro PIC (« Participant Identification Code »). Le PIC est un numéro unique d'identification européen qui doit être utilisé pour répondre à  l'ensemble des appels à candidatures des actions centralisées et décentralisées.  Il faudra impérativement l'indiquer en complétant le formulaire de candidature en ligne.

  • Si l'établissement n'a pas de code PIC, il devra en créer un depuis le portail des participants URF. Pour cela, il devra se référer à la notice « URF - Portail des organismes participants - notice d'utilisation ».
  • Si l'établissement possède déjà un code PIC, il ne doit en aucun cas en créer un nouveau.Pour tout organisme ayant obtenu un code PIC en 2014, validé par l'Agence, vous devez utiliser ce même code pour toute la durée du programme Erasmus+ 2014/2020.

Deux types de portage de projet sont possibles :

  1. Candidature individuelle : l'établissement d'enseignement supérieur soumet une candidature dans laquelle il déclare ses besoins (nombre de participants et durées)
  2. Candidature pour un consortium d'établissements : une structure coordinatrice, qu'elle soit ou non titulaire de la charte, soumet une candidature regroupant les besoins de plusieurs établissements d'enseignement supérieur.
    • De nombreuses organisations peuvent assurer ce rôle de coordinateur : associations, chambres de commerce, collectivités locales, fédérations professionnelles, etc. 
    • Lors de la première demande, la structure coordinatrice effectue une demande d'accréditation afin que l'agence Erasmus+ évalue la capacité financière et opérationnelle du consortium à organiser en commun des mobilités étudiantes ou de personnels. Cette accréditation est accordée pour une durée de 3 ans.
    • Des mandats (voir « modèle de mandat ») doivent être fournis pour chaque organisme partenaire et sont de préférence annexés au formulaire de candidature ou, au plus tard, devront être fournis au moment de la signature de la convention de subvention.

Le formulaire de candidature en ligne (e-form) doit être téléchargé, complété et soumis électroniquement. Aucun envoi papier n'est requis. Il est conseillé de conserver une copie de l'e-form soumis sur un support informatique.

Attention: ne pas annexer plus de 10 documents au formulaire de candidature pour un poids total maximum de 10 Mo.

Financement

La subvention Erasmus + constitue une contribution qui ne prétend pas couvrir la totalité des frais des projets. Les établissements bénéficiaires sont encouragés à rechercher d'autres sources de financement (co-financement).

La subvention européenne couvre partiellement :

  • la gestion du projet (budget « organisation de la mobilité »);
  • la mobilité des participants, sous forme d'un taux d'un mensuel (étudiant) ou journalier (personnels) en fonction du pays de destination;
  • les frais de voyage des personnels, en fonction de la distance kilométrique;
  • les éventuels besoins spécifiques, aux frais réels (réservé aux individus en situation de handicap).

Des dispositions financières particulières sont prévues pour les régions dites "ultra-périphériques" (dont les Pays et Territoires d'Outre-Mer).

La période d'activité pour les projets de 16 mois est donc du 01/06/2015 au 30/09/2016 et celle des projets de 24 mois du 01/06/2015 au 31/05/2017.

Eligibilité Avril 2015

Le financement du projet est conditionné au respect de tous les critères d'éligibilité formelle de la candidature tels que décrits dans la grille d'éligibilité accessible ci-contre (à suivre), et dans le formulaire de candidature.

Le non-respect d'un seul critère entraine le rejet de la candidature.

Evaluation Avril 2015

Les candidatures individuelles des établissements pour les mobilités intra-européennes ne font pas l'objet d'une évaluation qualitative. Toutefois, les performances passées des établissements sont prises en compte pour l'attribution des financements.

Seules les demandes d'accréditation pour les consortia d'établissements font l'objet d'une évaluation qualitative. Les projets de consortium sollicitant un financement inférieur à 60 000€ sont évalués par un expert unique. Ceux sollicitant un financement supérieur sont soumis à deux lectures.

Les principaux critères d'évaluation des projets de consortium sont les suivants :

  • la pertinence du projet au regard de ses objectifs et des publics-cibles impactés;
  • la qualité de la conception technique du projet et la viabilité du plan de mise en œuvre;
  • les mesures de monitoring de l'impact et de dissémination.

Les candidatures dont la note est inférieure au seuil minimum de qualité fixé par la Commission européenne sont automatiquement rejetées.

Sur la base des résultats d'évaluation, un Comité National d'Evaluation se réunit afin de proposer à la Direction de l'agence Erasmus+ une liste de projets sélectionnés et refusés et le montant de subvention par projet.

Résultats des sélections 15/06/2015

Les résultats sont publiés en ligne sur le site de l'agence et sur la plateforme Penelope Plus.

Les candidats seront tenus informés des résultats de la sélection et auront un accès à l'évaluation de leur dossier. 

Contractualisation Juin 2015

Une fois le projet accepté, une convention de subvention mise à disposition du bénéficiaire sur son espace organisme Penelope Plus, est signée par le bénéficiaire et l'agence. Elle devra être envoyée en 3 exemplaires originaux signés à l'agence Erasmus+. Toutes les conventions de subvention débutent au 1er Juin 2015 et se terminent selon les dispositions de l'article I.2 de la convention de subvention.

Cette convention précise les règles et les modalités de financement du projet :

  • Dans un délai de 30 jours après signature de la convention par l'agence Erasmus+,  un premier versement de 80 % de la subvention est réalisé (sauf cas particuliers). Les versements peuvent être échelonnés en fonction de l'analyse de capacité financière qui aura été faite pour certaines structures.
  • Le rapport final remis en fin de projet entrainera lui le versement du solde et/ou une demande de recouvrement suite à l'analyse de votre rapport.

Suivi du projet

Le formulaire de candidature est un document de référence intégré à la convention qui a validé le périmètre des activités du projet, il doit vous servir au moment d'établir vos propres outils de suivi.

  • La sélection des participants aux mobilités est réalisée par la structure d'envoi, selon une procédure transparente, équitable et documentée (voir Guide du Programme Erasmus+ - p289-290, version française).
  • Dès finalisation de la sélection, il est recommandé de procéder à l'enregistrement de ces participants dans le Mobility Tool+ : nom, prénom, email, pays de destination, dates de mobilité et durée prévue.
  • Seules les activités réalisées pendant la durée de la convention de subvention peuvent être éligibles. Les règles administratives et financières sont décrites dans la convention et ses annexes.
  • Toute modification qui change le contenu de la convention de subvention doit faire l'objet d'une demande motivée auprès de l'agence par écrit via les espaces organismes Penelope+. Cette demande doit intervenir au plus tard un mois avant la fin de la durée contractuelle du projet. Après avoir étudié votre demande, l'agence pourra donner son accord et émettre un avenant à votre convention de subvention, le cas échéant.
  • Une visite de suivi par l'agence est également possible, notamment en cas de difficultés ou au contraire pour communiquer sur d'excellents résultats ou pratiques.

 

 

Valorisation / Mesure de l'impact

L'impact :

Il peut se définir comme étant l'ensemble des changements constatés auprès des groupes cibles, des institutions et des systèmes, directement imputables aux activités et résultats du projet.

Il se distingue bien des résultats qui sont les réalisations de l'activité ou du projet européen financé.

Les impacts se mesurent à différents niveaux :

  • au niveau individuel : amélioration des compétences, motivation accrue pour la poursuite d'études, meilleure employabilité sur un secteur, renouvellement des pratiques, etc.
  • au niveau institutionnel : offre de formation en adéquation avec les compétences recherchées sur le marché de l'emploi, développement de l'innovation pédagogique, internationalisation des établissements, développement des partenariats avec le monde de l'entreprise, etc.
  • au niveau systémique : harmonisation des pratiques, adoption d'outils au niveau académique, etc.

Un véritable dispositif d'évaluation et de mesure des impacts doit être mis en œuvre dès le début du projet, grâce à des indicateurs quantitatifs ou qualitatifs et des outils adaptés aux projets. Exemples : nombre d'inscriptions à une formation, satisfaction des groupes cibles à l'égard d'un service développé…

Dissémination et Valorisation :

Il est essentiel de communiquer sur son projet tout au long de sa mise en œuvre et d'informer ceux qui ne sont pas directement impliqués : diffusion des résultats, promotion de l'action dans le cadre du projet, valorisation des bonnes pratiques (outils de gestion, méthodologie…). Un plan de dissémination doit être élaboré dès la candidature : que communique-t-on, quand, à qui, comment ?

 Pour les participants au programme, outre la reconnaissance de la période de mobilité européenne dans le parcours de formation, l'expérience acquise peut être valorisée grâce aux outils Europass. L'Europass Mobilité, notamment, décrit la période de formation effectuée à l'étranger et met en évidence les compétences acquises, il est ainsi utile face à de futurs employeurs. Dans le cadre des projets Erasmus+, les demandes d'Europass Mobilité peuvent se faire depuis l'espace projet de Penelope

Rapports

Les bénéficiaires doivent remettre des rapports d'activité sur les aspects qualitatifs et financiers du projet à échéances fixes :

  • un rapport intermédiaire faisant état des mobilités effectuées, en cours, et à réaliser pendant le cycle de vie du projet (nombre d'individus, durées et données financières);
  • un rapport final, dans les 30 jours suivant la date de fin de projet (nombre d'individus, durées, données financières et partie narrative). Le bénéficiaire pourra joindre tout outil ou annexe qu'il jugera utile pour la bonne compréhension de son rapport final (outils utilisés, kit pédagogique, rétroplanning, etc.).

Ces déclarations se feront par e-forms, qui reprendront les données préalablement enregistrées dans le logiciel de gestion européen Mobility Tool+, dont l'utilisation est obligatoire pour tous les bénéficiaires.

Contrôles en fin de projet

Le contrôle du rapport final est réalisé par l'agence et son département de Contrôle et d'Evaluation des Projets (DCEP). Ce type de contrôle concerne 100% des projets et détermine le montant final de la subvention à laquelle les bénéficiaires peuvent prétendre.  Il comprend deux étapes :

  1. La vérification financière pour s'assurer de la réalité, de l'éligibilité et de la régularité des dépenses  déclarées au rapport final.
  2. L'évaluation qualitative des activités déclarées en lien avec les résultats du projet.

Elle est réalisée par le DCEP et/ou un (deux) évaluateur(s) externe(s) sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation. Elle pourra avoir un impact direct sur le montant de la subvention finalement accordée .

 Le contrôle sur pièces du rapport final est effectué au stade du contrôle du rapport final, ou ultérieurement, sur la base d'éléments justificatifs  additionnels.

 Le contrôle sur site comprend :

  • La visite en cours de projet effectuée, avant la fin de la période contractuelle, dans les locaux du bénéficiaire pour s'assurer de la mise en œuvre correcte du projet, de l'état d'avancement des activités et de sa qualité (vérification du suivi du calendrier prévisionnel et des documents justificatifs disponibles). Aucune correction financière n'est appliquée à l'issue de ce type de contrôle.
  • L'audit ex-post, effectué à réception du rapport final ou ultérieurement, qui reprend les éléments de vérification du contrôle sur pièces complété par une visite dans les locaux de l'organisme coordinateur pour vérifier les engagements dans leur comptabilité ainsi que les éléments seulement vérifiables sur site.
  • Les audits système pour s'assurer de la conformité des principes généraux de mise en œuvre des activités du projet, de la qualité du contrôle interne opéré,  et des engagements pris par le porteur de projet et validés lors de la contractualisation.

Les contrôles sur pièces du rapport final et les contrôles sur site concernent seulement une partie des bénéficiaires d'une action par appel à propositions conformément au taux et à la procédure fixés par la Commission européenne (liste des projets concernés réalisée sur la base d'un échantillonnage aléatoire ou en cas de suspicion de fraude). Il faut donc veiller à bien anticiper ces éventuels contrôles en rassemblant toutes les pièces justificatives nécessaires pendant toute la phase de mise en œuvre du projet. Les documents doivent être conservés pour une période de cinq ans  à compter de la date de paiement du solde – trois ans si la subvention est inférieure à 60 000€.

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