Mobilité de l'enseignement scolaire 2015

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L'action en résumé

Qui peut en bénéficier ?

Tout établissement scolaire public ou privé sous contrat de l'enseignement général, technique ou professionnel, de la maternelle au lycée.

Un même établissement ne peut soumettre qu'une seule candidature par secteur par dépôt.

Nouveauté: les dépôts de candidature peuvent être effectués à titre individuel (au nom d'un seul organisme) ou par un consortium (projet groupé).

  • Dans le cas de projets présentés par un consortium national, tous les membres du consortium doivent provenir du même pays et doivent être identifiés au moment de la demande de subvention.
  • Un consortium doit comprendre au moins 3 organismes (le coordinateur et au moins deux écoles).
  • Les écoles dans le consortium doivent avoir un lien organisationnel à l'organisme agissant comme coordinateur.

Pour plus d'informations concernant l'éligibilité des structures candidates et des publics vous pouvez vous référer au BOEN 2015. Pour rappel, les rôles des organismes d'envoi, d'accueil et intermédiaires sont mentionnés en page 61 du guide du programme Erasmus+ (version française).

Pour vous aider à la recherche d'organisme d'accueil, une plateforme existe, ETWINNING. C'est une plateforme européenne dédiée à promouvoir la coopération entre les établissements scolaires d'Europe à travers l'utilisation des nouvelles technologies, qui met à votre disposition un grand nombre d'informations, d'outils et de conseils pour faciliter la mise en place et le démarrage de vos projets.

Les établissements cherchant à accueillir un assistant européen peuvent consulter la plateforme européenne Erasmusintern.org sur les assistants.

Quelles activités ?

Le projet de mobilité peut comprendre une ou plusieurs des activités mentionnées dans le guide du programme Erasmus+ 2015 en français,  page 62 :

De la mobilité de formation pour les personnels de l'enseignement scolaire primaire et secondaire :

  • Soit pour une participation à des cours ou séminaires de formation
  • Soit pour la réalisation de stages d'observations au sein d'organismes actifs dans l'enseignement scolaire.

De la mobilité d'enseignement pour dispenser des cours/formations au sein d'une structure partenaire.

Un projet de mobilité a une durée comprise de 2 jours à 2 mois (hors voyage) et s'adresse aux personnels de l'enseignement scolaire primaire et secondaire.

Quelle date de dépôt ?

04 mars 2015 à midi , heure de Bruxelles

Durée de vie des projets

La durée contractuelle est à choisir entre 12 et 24 mois en fonction de votre calendrier de travail. La demande de financement est annuelle.

Préparation de la candidature

Pour passer de l'idée au projet de mobilité, une réflexion est nécessaire en amont dans son organisation afin de structurer sa démarche dans une logique de projet. Il s'agit de définir et se mettre d'accord sur les points suivants : 

  • La recherche de partenaires européens;
  • L'identification des besoins de formation du public-cible;
  • Un ensemble cohérent d'activités organisées de façon à atteindre des objectifs et des résultats déterminés;
  • Un plan de travail prévisionnel;
  • Les effets recherché sur les individus, la structure, le territoire, à travers les activités de mobilité prévues.

De nombreux acteurs, convaincus de l'intérêt des projets européens pour l'éducation et la formation, aident les futurs candidats à s'y engager. Ces acteurs constituent un groupe de référents pour les différents publics de l'éducation et de la formation (voir ci-contre la carte des développeurs). 

Pour les établissements sous tutelle du ministère en charge de l'Education, les interlocuteurs privilégiés sont les délégués académiques aux relations européennes, internationales et à la coopération (DAREIC). (cf rubrique Liens)

Avant de soumettre sa candidature, l'établissement scolaire doit concevoir un Plan de Développement Européen (EDP), qui fera partie intégrant de sa candidature. Ce Plan a pour objectif de fournir des informations relatives :

  • aux besoins de l'établissement en termes de qualité et d'internationalisation (au regard notamment des compétences des personnels, des méthodes et outils d'apprentissage, des compétences linguistiques,…) et à la manière dont les activités prévues dans le partenariat prévoient de s'inscrire en réponse à ces besoins;
  • à l'impact attendu du projet sur les élèves, les enseignants et les autres personnels de l'établissement ;
  • à la manière dont l'établissement va intégrer les compétences et expériences acquises par ses personnels dans les parcours d'apprentissage, ou plus globalement dans le projet de développement de l'établissement ;
  • à la manière dont eTwinning sera mobilisé dans le projet, si pertinent.

Une nouvelle plateforme européenne gérée par European Schoolnet intitulée "School Education Gatewayest disponible et vous permet de rechercher des mobilités de cours structurés, de stages d'observation ou de missions d'enseignement.  Un guide est à votre disposition à droite, en "Ressources".

Pour les organismes de cours souhaitant proposer des cours structurés, et/ou pour les établissements scolaires souhaitant  recevoir des mobilités de stages d'observation, des mobilités  d'enseignement, ou des étudiants en stage, veuillez-vous diriger vers cette nouvelle plateforme européenne «School Education Gateway». 

 

Appel à propositions 04 mars 2015

Les projets doivent s'inscrire dans les axes d'action et les objectifs fixés par le cadre stratégique pour la coopération européenne dans le domaine de l'éducation et de la formation («Éducation et formation 2020»), qui visent à renforcer les compétences et l'employabilité, ainsi qu'à moderniser l'éducation, la formation et le travail des jeunes et de faire ainsi de nos systèmes d'éducation et de formation une référence de qualité mondiale.

Le programme Erasmus+ est l'instrument financier de cette politique.

La seule façon d'obtenir un financement est de répondre à l'Appel à propositions en cours. Il est impératif d'en respecter toutes les modalités pour que la candidature soit recevable. Les candidatures sont sélectionnées selon leur qualité.

Les projets doivent faire l'objet d'une candidature s'inscrivant obligatoirement dans les priorités européennes définies par le texte de l'appel à propositions lancé chaque année par la Commission européenne. Il renvoie au guide du programme Erasmus+ dans lequel sont présentés les objectifs généraux du programme (p.9 de la version française du guide du programme) ainsi que les objectifs spécifiques de l'action mobilité (p.30-31 de la version française du guide du programme).

Candidature 04 mars 2015

Les projets de mobilité doivent faire l'objet d'une candidature déposée à une date unique fixe.

ATTENTION : L'établissement candidat doit posséder un code PIC (« Participant Identification Code »). Le PIC est un numéro unique d'identification européen qui doit être utilisé pour répondre à  l'ensemble des appels à candidatures des actions centralisées et décentralisées.  Il faudra impérativement l'indiquer en complétant le formulaire de candidature en ligne.

  • Si l'établissement n'a pas de code PIC, il devra en créer un depuis le portail des participants URF. Pour cela, il devra se référer à la notice « URF - Portail des organismes participants - notice d'utilisation ».
  • Si l'établissement possède déjà un code PIC, il ne doit en aucun cas en créer un nouveau. Pour tout organisme ayant obtenu un code PIC en 2014, validé par l'Agence, vous devez utiliser ce même code pour toute la durée du programme Erasmus+ 2014/2020.
  • Le formulaire de candidature Eform doit être téléchargé, complété et soumis électroniquement. La soumission électronique du formulaire Eform est suffisante : aucun envoi papier n'est requis. Il est fortement conseillé de conserver une copie de l'Eform soumis sur votre ordinateur.

Nota bene : soyez vigilants lorsque vous ajoutez des annexes à votre candidature ; Celles-ci doivent être essentielles et/ou stratégiques pour la bonne compréhension de votre candidature (programme de travail, de formation). Vous ne pouvez insérer plus de 05 Mo et 10 pièces jointes.

  • Dans le cas de consortiums, des mandats (voir modèle ci-joint) doivent être fournis pour chaque organisme partenaire d'envoi ; ils sont de préférence annexés au formulaire de candidature ou, au plus tard, devront être fournis au moment de la signature du contrat.
  • La candidature doit être signée par le représentant légal de l'établissement. Veillez donc bien à annexer à votre dossier de candidature la déclaration sur l'honneur signée par le représentant légal. L'Agence vous recommande fortement de faire contresigner votre IEN pour validation sur la partie pédagogique.
  • Pensez également à transmettre une copie de votre candidature au Dareic de votre académie.

 

 

Financement

La subvention Erasmus + constitue une contribution qui ne prétend pas couvrir la totalité des frais des projets, ceux-ci devant s'assurer d'autres sources de financement. Il n'y a pas de taux de cofinancement minimum mais le bénéficiaire doit valoriser les fonds propres apportés et les cofinancements (cf guide du programme Erasmus+ – p 265 version française).

La subvention européenne couvre partiellement :

  • les frais d'organisation de la mobilité, sous forme de coûts unitaires (barèmes dégressifs);
  • les frais de séjour des participants, sous forme de coûts unitaires (taux journaliers par pays - barèmes dégressifs);
  • les frais de voyage des participants, sous forme de coûts unitaires (bandes kilométriques);
  • les éventuels besoins spécifiques, liés à la participation de publics en situation de handicap, pris en charge au réel. La demande de financement au réel doit être indiquée dans le budget et justifiée dans le formulaire de candidature (cf taux journaliers 2015, Guide du Programme Erasmus+ - p 65-67 version française);
  • les frais liés à l'inscription à un cours, sous forme de coûts unitaires et sous réserve qu'ils soient dûment justifiés.

Afin que le budget sollicité soit calculé automatiquement, l'organisme candidat doit indiquer dès la candidature le nombre et le type d'activités de mobilité planifiées, le nombre de participants prévus, les pays de destination, la durée des mobilités ainsi que le cas échéant, les frais de cours estimés.

 

Eligibilité Avril 2015

Le financement du projet est conditionné au respect de tous les critères d'éligibilité formelle de la candidature tels que décrits dans la grille d'éligibilité accessible ci-contre et dans le formulaire de candidature.

Le non-respect d'un seul critère entraine le rejet de la candidature.

Les établissements français à l'étranger sont éligibles uniquement s'ils sont situés dans un pays européen participant au programme Erasmus+ et s'ils sont homologués par le ministère de l'éducation nationale qui en publie la liste complète par arrêté annuel.

Evaluation Avril 2015

Les projets éligibles déposés au titre de la mobilité de l'enseignement scolaire sont tous évalués.

Les projets sollicitant un montant de financement inférieur à 60000€ sont évalués par un expert unique. Les projets sollicitant un montant de financement supérieur sont soumis à deux lectures, avec harmonisation.

Les principaux critères d'évaluation sont les suivants :

  • la pertinence du projet au regard de ses objectifs et des publics-cibles impactés ;
  • la qualité de la conception technique du projet et la viabilité du plan de mise en œuvre ;
  • les mesures de monitoring de l'impact et de dissémination.

Sur la base des résultats d'évaluation, un Comité National d'Evaluation se réunit afin de proposer à la Direction de l'Agence une liste de projets sélectionnés et refusés et le montant de subvention par projet.

Les candidatures dont la note est inférieure au seuil minimum de qualité fixé par la Commission européenne sont automatiquement rejetées.

 

Résultats des sélections 08/06/2015

Les résultats sont publiés en ligne sur le site de l'agence et sur la plateforme Penelope Plus.

Les candidats seront tenus informés des résultats de la sélection et auront un accès à l'évaluation de leur dossier. 

Contractualisation Juin 2015

Une fois le projet accepté, une convention de subvention mise à disposition du bénéficiaire sur son espace organisme Penelope Plus, est signée par le bénéficiaire et l'agence. Elle devra être envoyée en 3 exemplaires originaux signés, à l'agence Erasmus+. Toutes les conventions de subvention débutent au 1er Juin 2015 et se terminent selon les dispositions de l'article I.2 de la convention de subvention.

Cette convention précise les règles et les modalités de financement du projet.

Dans un délai de 30 jours après la signature par l'agence, un financement, à hauteur de 80% de la subvention est versé au contractant (sauf cas particuliers).

Le rapport final remis en fin de projet entrainera lui le versement du solde et/ou une demande de recouvrement suite à l'analyse de votre rapport.

Nota Bene : les organisations d'envoi et d'accueil, ainsi que les participants, doivent, préalablement au démarrage des activités de mobilités, s'être entendus sur les activités à conduire par les participants, et l'avoir formalisé dans le cadre d'un « contrat financier pour la mobilité » (voir guide du programme Erasmus+ - p 293-294 version française). Ce contrat définit notamment les acquis attendus, précise les dispositions prévues en matière de reconnaissance de ces acquis et liste les droits et obligations de chaque partie.

Suivi du projet

Le formulaire de candidature est un document de référence intégré à la convention qui a validé le périmètre des activités du projet, il doit vous servir au moment d'établir vos propres outils de suivi.

  • La sélection des participants aux mobilités est réalisée par la structure d'envoi, selon une procédure transparente, équitable et documentée (voir guide du programme Erasmus+ - p 293-294, version française).
  • Dès finalisation de la sélection, il est recommandé de procéder à l'enregistrement de ces participants dans  Mobility Tool+ : nom, prénom, email, pays de destination, dates de mobilité et durée prévue.
  • Seules les activités réalisées pendant la durée de la convention de subvention peuvent être éligibles. Les règles administratives et financières sont décrites dans la convention et ses annexes.
  • Toute modification qui change le contenu de la convention de subvention doit faire l'objet d'une demande motivée auprès de l'agence par écrit via les espaces organismes Penelope+. Cette demande doit intervenir au plus tard un mois avant la fin de la durée contractuelle du projet. Après avoir étudié votre demande, l'agence pourra donner son accord et émettre un avenant à votre convention de subvention, le cas échéant.
  • Une visite de suivi par l'agence est également possible, notamment en cas de difficultés ou au contraire pour communiquer sur d'excellents résultats ou pratiques.

Délivrance des Europass Mobilité:

Dans le cadre de vos projets Erasmus+, les demandes d'Europass Mobilité fonctionnent selon un système d'export/import depuis Mobility Tool+ vers votre espace organisme Pénélope+. Un guide est à votre disposition pour vous faciliter la démarche.

Valorisation / Mesure de l'impact

L'impact :

Il peut se définir comme étant l'ensemble des changements constatés auprès des groupes cibles, des institutions et des systèmes, directement imputables aux activités et résultats du projet.

Il se distingue bien des résultats qui sont les réalisations de l'activité ou du projet européen financé.

Les impacts se mesurent à différents niveaux :

  • au niveau individuel : amélioration des compétences, motivation accrue pour la poursuite d'études, meilleure employabilité sur un secteur, renouvellement des pratiques, etc.
  • au niveau institutionnel : offre de formation en adéquation avec les compétences recherchées sur le marché de l'emploi, développement de l'innovation pédagogique, internationalisation des établissements, développement des partenariats avec le monde de l'entreprise, etc.
  • au niveau systémique : harmonisation des pratiques, adoption d'outils au niveau académique, etc.

Un véritable dispositif d'évaluation et de mesure des impacts doit être mis en œuvre dès le début du projet, grâce à des indicateurs quantitatifs ou qualitatifs et des outils adaptés aux projets. Exemples : nombre d'inscriptions à une formation, satisfaction des groupes cibles à l'égard d'un service développé…

Dissémination et Valorisation :

Il est essentiel de communiquer sur son projet tout au long de sa mise en œuvre et d'informer ceux qui ne sont pas directement impliqués : diffusion des résultats, promotion de l'action dans le cadre du projet, valorisation des bonnes pratiques (outils de gestion, méthodologie…). Un plan de dissémination doit être élaboré dès la candidature : que communique-t-on, quand, à qui, comment ?

 Pour les participants au programme, outre la reconnaissance de la période de mobilité européenne dans le parcours de formation, l'expérience acquise peut être valorisée grâce aux outils Europass. L'Europass Mobilité, notamment, décrit la période de formation effectuée à l'étranger et met en évidence les compétences acquises, il est ainsi utile face à de futurs employeurs. Dans le cadre des projets Erasmus+, les demandes d'Europass Mobilité peuvent se faire depuis l'espace projet de Penelope

Rapports

Les bénéficiaires doivent remettre des rapports d'activité sur les aspects qualitatifs et financiers du projet à échéances fixes :

Rapport intermédiaire (uniquement pour les projets de 24 mois) : il dresse un premier bilan sur l'état d'avancement du projet.

Rapport final :Il doit être soumis dans un délai de 60 jours après la date de fin du projet.

  • Il fait le bilan sur l'ensemble de la période contractuelle : bilan financier et description des activités menées sur la période contractuelle du projet pour assurer l'organisation des mobilités. Le bénéficiaire pourra joindre tout outil ou annexe qu'il jugera utile pour la bonne compréhension de son rapport final (outils utilisés, kit pédagogique, rétroplanning, etc.).
  • Le rapport final est créé via l'outil de mobilité (Mobility Tool+), et pré-rempli avec les informations saisies au cours de vie du projet. Les mises à jour sont réalisées régulièrement par le bénéficiaire.Le rapport final ainsi que les questionnaires UE des participants sont évalués par l'Agence sur la base de critères de qualité et peuvent avoir un impact sur le montant final de la subvention (réduction budgétaire sur les frais d'organisation et/ou sur les frais exceptionnels, si octroyés).

Contrôles en fin de projet

Le contrôle du rapport final est réalisé par l'agence et son département de Contrôle et d'Evaluation des Projets (DCEP). Ce type de contrôle concerne 100% des projets et détermine le montant final de la subvention à laquelle les bénéficiaires peuvent prétendre.  Il comprend deux étapes :

  1. La vérification financière pour s'assurer de la réalité, de l'éligibilité et de la régularité des dépenses  déclarées au rapport final.
  2. L'évaluation qualitative des activités déclarées en lien avec les résultats du projet.

Elle est réalisée par le DCEP et/ou un (deux) évaluateur(s) externe(s) sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation. Elle pourra avoir un impact direct sur le montant de la subvention finalement accordée .

 Le contrôle sur pièces du rapport final est effectué au stade du contrôle du rapport final, ou ultérieurement, sur la base d'éléments justificatifs  additionnels.

 Le contrôle sur site comprend :

  • la visite en cours de projet effectuée, avant la fin de la période contractuelle, dans les locaux du bénéficiaire pour s'assurer de la mise en œuvre correcte du projet, de l'état d'avancement des activités et de sa qualité (vérification du suivi du calendrier prévisionnel et des documents justificatifs disponibles). Aucune correction financière n'est appliquée à l'issue de ce type de contrôle.
  • l'audit ex-post, effectué à réception du rapport final ou ultérieurement, qui reprend les éléments de vérification du contrôle sur pièces complété par une visite dans les locaux de l'organisme coordinateur pour vérifier les engagements dans leur comptabilité ainsi que les éléments seulement vérifiables sur site.
  • les audits système pour s'assurer de la conformité des principes généraux de mise en œuvre des activités du projet, de la qualité du contrôle interne opéré,  et des engagements pris par le porteur de projet et validés lors de la contractualisation.

Les contrôles sur pièces du rapport final et les contrôles sur site concernent seulement une partie des bénéficiaires d'une action par appel à propositions conformément au taux et à la procédure fixés par la Commission européenne (liste des projets concernés réalisée sur la base d'un échantillonnage aléatoire ou en cas de suspicion de fraude). Il faut donc veiller à bien anticiper ces éventuels contrôles en rassemblant toutes les pièces justificatives nécessaires pendant toute la phase de mise en œuvre du projet. Les documents doivent être conservés pour une période de cinq ans  à compter de la date de paiement du solde – trois ans si la subvention est inférieure à 60 000€.

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