Mobilité de l'enseignement supérieur 2014

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L'action en résumé

Qui peut en bénéficier ?

Tous les établissements d'enseignement supérieur, publics ou privés, titulaires de la nouvelle Charte Erasmus pour l'enseignement supérieur (ECHE) qui souhaitent organiser des échanges d'étudiants, enseignants ou personnels en formation. 

La nouvelle Charte Erasmus pour l'enseignement supérieur (ECHE) n'est pas requise pour les établissements des pays partenaires.

Le portage peut se faire au niveau d'un organisme ou par le biais d'un consortium, auquel cas c'est le coordonnateur qui porte le projet.

Les structures d'accueil (entreprises) éligibles pour les périodes de stage et les mobilités de formation sont tout organisme exerçant une activité économique relevant du secteur privé ou public, quels que soient sa taille, son statut juridique ou ses secteurs d'activité économique, y compris l'économie sociale.

Les organismes suivants ne sont pas éligibles en tant qu'organismes d'accueil :

Un même établissement ou un même consortium ne peut soumettre qu'une seule candidature par dépôt. Un même établissement peut cependant prendre part à ou coordonner plusieurs Consortia simultanément.

Nota bene : Toute organisation souhaitant s'engager dans le programme doit être enregistrée dans l'un des pays participant au programme.

 

Quelles activités ?

Quels types d'activités ? Un projet de mobilité de l'enseignement supérieur peut comprendre une ou plusieurs des activités suivantes :

  • De la mobilité pour les étudiants de l'enseignement supérieur :
    • Période d'études : à partir de la 2ème année d'études supérieures pour une durée allant de 3 mois à 12 mois à destination des pays participants ;
    • Période de stage : dès la 1ère année d'études supérieures pour une durée de 2 à 12 mois à destination des pays participants ou des pays partenaires ;
  • De la mobilité pour les personnels d'une durée de 2 jours à 2 mois, hors voyage, à destination des pays participants, ou 5 jours à 2 mois, hors voyage, à destination des pays partenaires :
    • Pour une activité d'enseignement (8h d'enseignement minimum) au sein d'un établissement partenaire à l'étranger ;
    • Pour une activité de formation : période de stage ou d'observation au sein d'une entreprise ou d'un établissement de l'enseignement supérieur (cours structurés, formation linguistique ciblée, (conférences exclues).

Pour plus d'informations sur les publics éligibles, reportez-vous à la ressource "formation professionnelle vs enseignement supérieur" : où émarger ?" au niveau de la rubrique Préparation de la candidature.

Quelle date de dépôt ?

24 Mars 2014 à midi , heure de Bruxelles

Durée de vie des projets

Le projet a une durée de vie de 16 ou 24 mois. Le candidat doit choisir la durée au moment de sa candidature, en fonction des objectifs et des activités du projet.

Préparation de la candidature

Préalable : Tout établissement d'enseignement supérieur éligible selon les critères nationaux, souhaitant participer au programme et obtenir des financements auprès de son agence nationale, doit être titulaire de la Charte Erasmus pour l'Enseignement Supérieur.

Les mobilités d'études et d'enseignement ont lieu dans le cadre d'un accord interinstitutionnel dans lequel les deux établissements s'engagent à respecter les engagements qualité de la charte Erasmus (ECHE) en matière d'organisation et de gestion des mobilités.

Le nouveau modèle d'accord du programme « Erasmus plus » doit impérativement être utilisé par les établissements d'enseignement supérieur pour développer ou renouveler des accords en vue d'organiser des mobilités intra-européennes à partir de l'année académique 2014-2015. Les accords peuvent être transmis et validés électroniquement via une signature scannée.

De nombreux acteurs, convaincus de l'intérêt des projets européens pour l'éducation et la formation, aident les futurs candidats à s'y engager. Ces acteurs constituent un groupe de référents pour les différents publics de l'éducation et de la formation (voir ci-contre la carte des développeurs).

Appel à propositions 12 Décembre 2013

Les projets doivent s'inscrire dans les axes fixés par le cadre stratégique pour la coopération européenne dans le domaine de l'éducation et de la formation («Éducation et formation 2020») et dans l'une des priorités européennes pour la modernisation et l'internationalisation de l'enseignement supérieur :

  1. Augmenter les niveaux de qualification pour former les diplômés et les chercheurs
  2. Améliorer la qualité et la pertinence de l'enseignement supérieur
  3. Relever la qualité grâce à la mobilité et à la coopération transnationale
  4. Faire le lien entre l'enseignement supérieur, la recherche et les entreprises pour favoriser l'excellence et le développement régional
  5. Améliorer la gouvernance et le financement

La seule façon d'obtenir un financement est de répondre à l'appel à propositions 2014. Il est impératif d'en respecter toutes les modalités pour que la candidature soit recevable. Les candidatures sont sélectionnées selon leur qualité.

Les projets doivent faire l'objet d'une candidature  s'inscrivant obligatoirement dans les priorités européennes définies par le texte de l'appel à propositions lancé chaque année par la Commission européenne.

Candidature 24 Mars 2014

Deux types de portage de projet sont possibles :

  • Candidature individuelle de l'établissement : l'établissement d'enseignement supérieur, qui doit être titulaire de la charte « Erasmus plus », soumet une candidature simplifiée dans laquelle il déclare ses besoins en flux de mobilité ;
  • Consortium d'établissements.

Une structure coordinatrice, qu'elle soit ou non titulaire de la charte, soumet une candidature regroupant les besoins de plusieurs établissements d'enseignement supérieur. De nombreuses organisations peuvent assurer ce rôle de coordinateur : associations, chambres de commerce, collectivités locale, fédérations professionnelles, PRES, ...

Lors de la première demande, la structure coordinatrice effectue une demande de certificat afin que l'agence évalue la capacité financière et opérationnelle d'un consortium à organiser en commun des mobilités étudiantes ou de personnels.

Les projets de mobilité doivent faire l'objet d'une candidature déposée à une date unique fixe.

ATTENTION : l'étape préalable à tout dépôt d'un projet de candidature est l'enregistrement sur la plateforme d'identification de la Commission Européenne. Vous devez disposer d'un numéro PIC, qui vous permettra de vous authentifier, de télécharger et soumettre le formulaire eForm.  

Le formulaire de candidature Eform doit être téléchargé, complété et soumis électroniquement.

Nota bene : soyez vigilants lorsque vous ajoutez des annexes à votre candidature ; pas de plus de 5 PJ pour un poids total maximum de 5 Mo

Dans le cas de consortiums, des mandats (cf. modèle ci-joint) doivent être fournis pour chaque organisme partenaire ; ils sont de préférence annexés au formulaire de candidature ou, au plus tard, devront être fournis au moment de la signature du contrat.

La soumission électronique du formulaire Eform est suffisante : aucun envoi papier n'est requis. Pensez à conserver une copie de l'eform soumis sur votre ordinateur.

 

 

Financement

La subvention Erasmus + constitue une contribution qui ne prétend pas couvrir la totalité des frais des projets, ceux-ci devant s'assurer d'autres sources de financement. Il n'y a pas de taux de cofinancement minimum mais le porteur de projet doit valoriser les fonds propres apportés et les cofinancements.

La subvention européenne couvre partiellement :

  • la gestion du projet, sous forme de coûts unitaires par participant (barèmes dégressifs) ;
  • la mobilité des participants, sous forme taux d'un mensuel (étudiant) ou journalier (personnels) en fonction de la destination et du type d'activité ;
  • les frais de voyage des personnels, sous forme de coûts unitaires en fonction de la distance kilométrique ;
  • les éventuels besoins spécifiques, au réel.

Nouveautés : ajustement des bourses au niveau de vie du pays d'accueil pour les étudiants et les personnels et introduction d'une échelle kilométrique pour les frais de voyage des personnels de l'Enseignement supérieur.

Des dispositions financières particulières sont prévues pour les mobilités vers ou en provenance des pays hors UE et pour les res régions dites "ultra-périphériques" (dont PTOM - voir l'Appel à Propositions).

Veuillez noter qu'une version révisée du Guide du Programme Erasmus +, avance la date de début des activités au 1er juin 2014 que ce soit pour les projets de 16 ou de 24 mois . 

La période d'activité pour les projets de 16 mois est donc du 1/06/2014 au 30/09/2015 et celle des projets de 24 mois du 1/06/2014 au 31/05/2016.

Eligibilité Mars 2014

Le financement du projet est conditionné au respect de tous les critères d'éligibilité formelle de la candidature tels que décrits dans la grille d'éligibilité accessible ci-contre (à suivre), et dans le formulaire de candidature.

Le non-respect d'un seul critère entraine le rejet de la candidature.

Evaluation Avril 2014

Seules les demandes de certificat pour l'organisation des mobilités et les demandes de mobilités extra-européennes font l'objet d'une évaluation qualitative.

Les projets sollicitant un montant de financement inférieur à 60000€ sont évalués par un expert unique. Les projets sollicitant un montant de financement supérieur sont soumis à deux lectures, avec harmonisation.

Les principaux critères d'évaluation sont les suivants :

  • la pertinence du projet au regard de ses objectifs et des publics-cibles impactés ;
  • la qualité de la conception technique du projet et la viabilité du plan de mise en œuvre ;
  • les mesures de monitoring de l'impact et de dissémination.

Les demandes simplifiées des établissements pour les mobilités intra-européennes ne font pas l'objet d'une évaluation qualitative. Toutefois, les performances passées des établissements sont prises en compte pour l'attribution des financements. Pour affecter les fonds, l'agence analyse par exemple le taux de réalisation entre le rapport intermédiaire et le rapport final et détermine des coefficients de réduction ou de bonification.

Sur la base des résultats d'évaluation, un Comité National d'Evaluation se réunit afin de proposer à la Direction de l'Agence une liste de projets sélectionnés et refusés et le montant de subvention par projet.

Les candidatures dont la note est inférieure au seuil minimum de qualité fixé par la Commission européenne sont automatiquement rejetées.

Résultats des sélections 30/06/2014

Les résultats sont publiés en ligne sur le site de l'agence et sur la plateforme Penelope Plus.

Les candidats seront tenus informés des résultats de la sélection et auront un accès à l'évaluation de leur dossier. 

Contractualisation Juin - Juillet 2014

Une fois le projet accepté, un contrat financier est mis à disposition du bénéficiaire sur son espace projet Penelope Plus, et signé entre le bénéficiaire et l'agence.

Il précise les règles de subvention et modalités de financement du projet.

Dans un délai de 30 jours après signature du contrat par l'agence,  un premier financement, à hauteur de 80% de la subvention est versé au contractant (sauf cas particuliers).

Un second versement et/ou un solde est versé après remise d'un rapport d'activités, intermédiaire et/ou final. Les versements peuvent être échelonnés en fonction de l'analyse de capacité financière qui aura été faite pour certaines structures.

Nous vous invitons à consulter et utiliser les supports de l'agence nationale présentés lors des réunions de lancement de projet, qui ont lieu chaque année.

Suivi du projet

Seules les activités réalisées pendant la durée du contrat de mobilité sont considérées comme éligibles. Les règles administratives et financières sont décrites dans le contrat et ses annexes.

Des modifications peuvent intervenir au cours du projet et changer le contenu du contrat. Ces modifications doivent faire l'objet d'une demande motivée auprès de l'agence par demande écrite au plus tard un mois avant la fin de la durée contractuelle du projet. Après avoir étudié votre demande, l'agence pourra donner son accord et émettre un avenant à votre contrat, le cas échéant.

La candidature peut prévoir plusieurs destinations et des départs collectifs ou individuels.

Une visite de suivi par l'agence est également possible, notamment en cas de difficultés ou au contraire pour communiquer sur d'excellents résultats ou pratiques. 

Valorisation / Mesure de l'impact

L'impact du projet devrait faire l'objet d'une évaluation renforcée dans le nouveau programme Erasmus +.

Un véritable dispositif d'évaluation en continu et de mesure des impacts doit être mis en œuvre tout au long de votre projet. Il s'agit de démontrer les répercussions des activités conduites sur les participants, au sein de votre organisation, mais également en-dehors, à l'échelle locale, régionale, nationale ou européenne ; et ce, pendant et après le projet.

Il peut s'agir d'impact en termes de :

  • motivation, compétences et développement de la citoyenneté pour les apprenants ;
  • connaissances d'autres systèmes et pratiques pour les professionnels ;
  • développement de la dimension internationale, de l'innovation pédagogique pour les structures.

Il est en outre essentiel de communiquer sur son projet tout au long de sa mise en œuvre, et d'informer ceux qui ne sont pas directement impliqués : diffusion des résultats, promotion de l'action dans le cadre du projet, valorisation des bonnes pratiques (outils de gestion, méthodologie, …) afin que la mobilité soit inscrite à terme dans les activités normales de la structure.

Pour les participants au programme, outre la reconnaissance de la période de mobilité européenne dans le parcours de formation, ils peuvent également valoriser l'expérience acquise au retour, en montrant leur Europass Mobilité à de futurs employeurs. Ce document décrit la période de formation effectuée à l'étranger. Ils peuvent aussi rédiger un CV Europass et retranscrire leurs progrès en langue grâce au Passeport de Langues Europass.

Rapports

Les bénéficiaires doivent remettre des rapports d'activité sur les aspects qualitatifs et financiers du projet à échéances fixes :

  • un rapport intermédiaire faisant état des mobilités effectuées, en cours et à réaliser pendant le cycle de vie du projet (nombre d'individus, durées et données financières);
  • un rapport final, dans les 30 jours suivant la date de fin de projet (nombre d'individus, durées, données financières et partie narrative). Le bénéficiaire pourra joindre tout outil ou annexe qu'il jugera utile pour la bonne compréhension de son rapport final (outils utilisés, kit pédagogique, rétroplanning, etc.).

Ces déclarations se feront par e-forms, qui reprendront les données préalablement enregistrées dans le logiciel de gestion européen Mobility Tool+, dont l'utilisation est obligatoire pour tous les bénéficiaires.

Les rapports de participants sont également gérés via l'outil Mobility Tool.

Délivrance des Europass Mobilité

Dans le cadre de vos projets Erasmus+, les demandes d'Europass Mobilité sont désormais accessibles et fonctionnent selon un système d'export/import depuis Mobility Tool+ vers votre espace organisme Pénélope+.

Un guide est à votre disposition ci-contre pour vous accompagner dans vos démarches.

Pour plus d'informations sur Europass, rendez-vous sur le site : http://www.europass.fr/

Contrôles en fin de projet

Le contrôle du rapport final est réalisé par l'agence et son département de Contrôle et d'Evaluation des Projets (DCEP). Ce type de contrôle concerne 100% des projets et détermine le montant final de la subvention à laquelle les bénéficiaires peuvent prétendre.  Il comprend deux étapes :

  1. La vérification financière pour s'assurer de la réalité, de l'éligibilité et de la régularité des dépenses  déclarées au rapport final.
  2. L'évaluation qualitative des activités déclarées en lien avec les résultats du projet.

Elle est réalisée par le DCEP et/ou un (deux) évaluateur(s) externe(s) sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation. Elle pourra avoir un impact direct sur le montant de la subvention finalement accordée .

 Le contrôle sur pièces du rapport final est effectué au stade du contrôle du rapport final, ou ultérieurement, sur la base d'éléments justificatifs  additionnels.

 Le contrôle sur site comprend :

  • La visite en cours de projet effectuée, avant la fin de la période contractuelle, dans les locaux du bénéficiaire pour s'assurer de la mise en œuvre correcte du projet, de l'état d'avancement des activités et de sa qualité (vérification du suivi du calendrier prévisionnel et des documents justificatifs disponibles). Aucune correction financière n'est appliquée à l'issue de ce type de contrôle.
  • L'audit ex-post, effectué à réception du rapport final ou ultérieurement, qui reprend les éléments de vérification du contrôle sur pièces complété par une visite dans les locaux de l'organisme coordinateur pour vérifier les engagements dans leur comptabilité ainsi que les éléments seulement vérifiables sur site.
  • Les audits système pour s'assurer de la conformité des principes généraux de mise en œuvre des activités du projet, de la qualité du contrôle interne opéré,  et des engagements pris par le porteur de projet et validés lors de la contractualisation.

Les contrôles sur pièces du rapport final et les contrôles sur site concernent seulement une partie des bénéficiaires d'une action par appel à propositions conformément au taux et à la procédure fixés par la Commission européenne (liste des projets concernés réalisée sur la base d'un échantillonnage aléatoire ou en cas de suspicion de fraude). Il faut donc veiller à bien anticiper ces éventuels contrôles en rassemblant toutes les pièces justificatives nécessaires pendant toute la phase de mise en œuvre du projet. Les documents doivent être conservés pour une période de cinq ans  à compter de la date de paiement du solde – trois ans si la subvention est inférieure à 60 000€.

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