Mobilité internationale de crédits 2015

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L'action en résumé

Qui peut en bénéficier ?

Tous les établissements d'enseignement supérieur français, publics ou privés, titulaires de la Charte Erasmus pour l'enseignement supérieur (ECHE) souhaitant organiser des mobilités d'étudiants, d'enseignants ou de personnels vers et depuis un établissement situé dans un des pays partenaires du programme. Les consortiums de mobilité dans l'enseignement supérieur peuvent également candidater.

 

Quelles activités ?

Un projet de mobilité internationale de crédits de l'enseignement supérieur peut comprendre une ou plusieurs des activités suivantes :

De la mobilité entrante et sortante pour les étudiants de l'enseignement supérieur :

  • Période d'études : à partir de la 2ème année d'études supérieures pour une durée allant de 3 mois à 12 mois à destination ou en provenance des pays partenaires ;
  • Période de stage : NON ELIGIBLE en 2015.
  • Mobilités combinées : NON ELIGIBLE en 2015.

De la mobilité entrante et sortante pour les personnels de l'enseignement supérieur :

  • Mission d'enseignement : d'une durée de 5 jours à 2 mois, hors voyage, et minimum 8 heures d'enseignement par semaine à destination ou en provenance des pays participants ;
  • Période de formation : d'une durée de 5 jours à 2 mois, hors voyage, pour une période de stage ou d'observation au sein d'un établissement de l'enseignement supérieur. Les activités éligibles peuvent être des cours structurés, des formations linguistiques ciblées (les conférences sont exclues).

L'Agence attire votre attention sur le fait que la mobilité internationale de crédits contribue à l'attractivité de l'enseignement supérieur européen. L'action finance donc majoritairement des mobilités entrantes depuis les pays partenaires.

Quelle date de dépôt ?

Deuxième session : 24 septembre 2015 à midi , heure de Bruxelles

Durée de vie des projets

Le projet a une durée de vie de 16 ou 24 mois. Le candidat doit choisir la durée au moment de sa candidature, en fonction des objectifs et des activités du projet. Il aura la possibilité de prolonger la durée de la convention par avenant, si nécessaire.

L'Agence vous encourage fortement à déposer un projet de 24 mois dans la mesure où la préparation (visas etc…) et la mise en place des mobilités peuvent prendre une année.

Attention : dans le cadre de l'appel à propositions additionnel ouvert en juin 2015 pour trois instruments financiers, les projets seront de 16 mois seulement.

Préparation de la candidature

Pour passer de l'idée au projet de mobilité, une réflexion est nécessaire en amont dans son organisation afin de structurer sa démarche dans une logique de projet. Il s'agit de définir les points suivants : 

  • La recherche de partenaires internationaux ;
  • L'identification des besoins de formation du public cible ;
  • Un ensemble cohérent d'activités organisées de façon à atteindre des objectifs et des résultats déterminés ;
  • Un plan de travail prévisionnel ;
  • Les effets recherchés sur les individus, la structure, le territoire, à travers les activités de mobilité prévues.

De nombreux acteurs, convaincus de l'intérêt des projets européens pour l'éducation et la formation, aident les futurs candidats à s'y engager. Ces acteurs constituent un groupe de référents pour les différents publics de l'éducation et de la formation (voir ci-contre la carte des développeurs).

Le modèle d'accord interinstitutionnel entre les établissements des pays du programme et des pays partenaires au programme préconise un suivi spécifique des mobilités des participants en provenance des pays partenaires (visas, assurance, logement, etc.). Il doit impérativement être utilisé par les établissements d'enseignement supérieur pour développer des accords en vue d'organiser des mobilités internationales de crédits à partir de l'année académique 2015-2016. Les accords peuvent être transmis et validés électroniquement via une signature scannée.  

L'action Mobilité internationale de crédits a pour objectif de financer des mobilités vers ou à partir d'un certain nombre de pays hors Europe : ce sont les pays partenaires au programme ERASMUS+. Vous retrouvez sur la carte ci-contre la liste des pays partenaires éligibles dans le cadre de l'Appel à propositions 2015.

Attention : dans le cadre de l'appel à propositions additionnel 2015 (clôture le 24 septembre à 12h00, heure de Bruxelles), les candidatures sont limitées aux régions pour lesquelles des fonds sont toujours disponibles après la première série de demandes, pour la France, à savoir :

  • les Balkans Occidentaux à travers l'instrument financier « Instrument de pré-adhésion » (budget disponible : 1 768 814 € soit environ 283 mobilités)
  • l'Europe Orientale à travers l'instrument financier « Instrument européen du voisinage » (budget disponible : 1 599 287 € soit environ 255 mobilités)
  • l'Asie Centrale à travers l'instrument financier « Instrument de coopération au développement » (budget disponible : 120 807 € soit environ 19 mobilités)

Tout établissement d'enseignement supérieur peut candidater, y compris ceux qui auront déjà obtenu des fonds lors du premier appel d'offres, ou ceux qui n'auraient pas été sélectionnés, pour les régions concernées, lors du premier appel d'offres.

Pour rechercher des partenaires, vous pouvez contacter les bureaux relatifs à la dimension internationale dans les pays partenaires ("National Erasmus+ Offices") dont voici la liste: https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/contacts/national-erasmus-plus-offices_en.

Appel à propositions 04 mars 2015

Les projets doivent s'inscrire dans les axes d'action et les objectifs fixés par le cadre stratégique pour la coopération européenne dans le domaine de l'éducation et de la formation («Éducation et formation 2020»), qui visent à renforcer les compétences et l'employabilité, ainsi qu'à moderniser l'éducation, la formation et le travail des jeunes et de faire ainsi de nos systèmes d'éducation et de formation une référence de qualité mondiale.

Le programme Erasmus+ est l'instrument financier de cette politique.

La seule façon d'obtenir un financement est de répondre à l'Appel à propositions en cours. Il est impératif d'en respecter toutes les modalités pour que la candidature soit recevable. Les candidatures sont sélectionnées selon leur qualité.

Les projets doivent faire l'objet d'une candidature s'inscrivant obligatoirement dans les priorités européennes définies par le texte de l'appel à propositions lancé chaque année par la Commission européenne. Il renvoie au guide du programme Erasmus+ dans lequel sont présentés les objectifs généraux du programme (p.9 de la version française du Guide du Programme) ainsi que les objectifs spécifiques de l'action mobilité (p.32 de la version française du Guide du Programme).

Candidature Deuxième session : 24 septembre 2015

ATTENTION : L'établissement candidat doit posséder un numéro PIC (« Participant Identification Code »). Le PIC est un numéro unique d'identification européen qui doit être utilisé pour répondre à  l'ensemble des appels à candidatures des actions centralisées et décentralisées.  Il faudra impérativement l'indiquer en complétant le formulaire de candidature en ligne.

  • Si l'établissement n'a pas de code PIC, il devra en créer un depuis le portail des participants URF. Pour cela, il devra se référer à la notice « URF - Portail des organismes participants - notice d'utilisation ».
  • Si l'établissement possède déjà un code PIC, il ne doit en aucun cas en créer un nouveau. Pour tout organisme ayant obtenu un code PIC en 2014, validé par l'Agence, vous devez utiliser ce même code pour toute la durée du programme Erasmus+ 2014/2020.

Deux types de portage de projet sont possibles :

  1. Candidature individuelle : l'établissement d'enseignement supérieur soumet une candidature dans laquelle il déclare ses besoins (nombre de participants et durées).
  2. Candidature pour un consortium d'établissements : une structure coordinatrice, qu'elle soit ou non titulaire de la charte pour l'Enseignement supérieur, soumet une candidature regroupant les besoins de plusieurs établissements d'enseignement supérieur.
  • De nombreuses organisations peuvent assurer ce rôle de coordinateur : associations, chambres de commerce, collectivités locales, fédérations professionnelles, etc. 
  • En même temps que la première candidature sur l'action concernée, la structure coordinatrice effectue une demande d'accréditation afin que l'agence Erasmus+ évalue la capacité financière et opérationnelle du consortium à organiser en commun des mobilités étudiantes ou de personnels. Cette accréditation est accordée pour une durée de 3 ans.
  • Des mandats (voir « modèle de mandat ») doivent être fournis pour chaque organisme partenaire et sont de préférence annexés au formulaire de candidature ou, au plus tard, devront être fournis au moment de la signature de la convention de subvention.

Le formulaire de candidature en ligne (e-form) doit être téléchargé, complété et soumis électroniquement. Aucun envoi papier n'est requis. Il est conseillé de conserver une copie de l'e-form soumis sur un support informatique.

Attention: ne pas annexer plus de 10 documents au formulaire de candidature pour un poids total maximum de 5 Mo.

Attention: Dans le cadre de l'appel à propositions additionnel 2015 pour la mobilité internationale de crédits, seuls des établissements à titre individuel ou des consortia déjà accrédités pourront soumettre un formulaire de candidature.

Financement

La subvention Erasmus + constitue une contribution qui ne prétend pas couvrir la totalité des frais des projets. Les établissements bénéficiaires sont encouragés à rechercher d'autres sources de financement (co-financement).

La subvention européenne couvre partiellement :

  • la gestion du projet (frais liés à « l'organisation de la mobilité ») ;
  • la mobilité des participants, sous forme d'un taux mensuel (étudiant) ou journalier (personnels) en fonction du pays de destination ;
  • les frais de voyage en fonction de la distance kilométrique ;

Pour les personnes en situation de handicap, la subvention européenne peut également prendre en charge des dépenses réelles liées à cet handicap. Un complément de subvention sera ajouté à la convention de subvention. Pour ces situations, veuillez contacter votre gestionnaire qui vous expliquera la procédure. Les demandes doivent être adressées à l'Agence un mois, dernier délai, avant e départ en mobilité.

Dans le cadre de l'appel à propositions du 04 mars 2015, la période d'activités sera :

- pour les projets de 16 mois : du 01/06/2015 au 30/09/2016  

- pour les projets de 24 mois : du 01/06/2015 au 31/05/2017

- pour les projets de 26 mois : du 01/06/2015 au 31/07/2017 (NOUVEAUTE)

Dans le cadre de l'appel additionnel, la période d'activités sera :

- pour les projets de 16 mois : du 01/02/2016 au 31/05/2017

- pour les projets de 18 mois : du 01/02/2016 au 31/07/2017 (NOUVEAUTE)

 

Eligibilité

Le financement du projet est conditionné au respect de tous les critères formels d'éligibilité de la candidature tels que décrits dans la grille d'éligibilité accessible ci-contre, et dans le formulaire de candidature.

Le non-respect d'un seul critère entraine le rejet de la candidature.

Ressources de référence

Evaluation

Toutes les candidatures sont soumises à une double évaluation qualitative externe.

 Les principaux critères d'évaluation sont les suivants pour chaque pays partenaire :

  • la pertinence de la stratégie ;
  • la qualité des accords de coopération ;
  • la qualité de la conception et de la mise en œuvre du projet de mobilités ;
  • l'impact et la dissémination.

Sur la base des résultats d'évaluation, un Comité National d'Evaluation se réunit afin de proposer à la Direction de l'Agence une liste de projets sélectionnés, en liste de réserve et refusés et le montant de subvention pour chaque pays pour lesquels vous avez demandé des mobilités.

Les demandes de mobilités par pays dont la note est inférieure au seuil minimum de qualité fixé par la Commission européenne (70/100) ne sont pas financées.

Résultats des sélections

Les résultats sont publiés en ligne sur la plateforme Penelope Plus.

Les candidats sont tenus informés des résultats de la sélection et ont un accès à l'évaluation de leur dossier. 

Contractualisation

Une fois le projet accepté, une convention de subvention est mise à disposition sur l'espace dédié au projet sur la plate-forme Penelope Plus, et signée entre le bénéficiaire et l'agence. Elle précise, à travers les conditions générales et l'annexe III, les règles de subvention et de modalités de financement du projet. 

 

 

Suivi du projet

  • Seules les activités réalisées pendant la durée de la convention sont considérées comme éligibles. Les règles administratives et financières sont décrites dans la convention de subvention et ses annexes.
  • Des modifications peuvent intervenir au cours du projet et changer le contenu de la convention (voir le guide des établissements pour l'organisation des mobilités KA107 qui rappellent les demandes possibles). Ces modifications doivent faire l'objet d'une demande motivée auprès de l'agence par demande écrite au plus tard un mois avant la fin de la durée contractuelle du projet. Dans un premier temps, l'Agence vous transmettra un formulaire de demande d'avenant à compléter. Après avoir étudié votre demande, l'Agence apportera une réponse formelle et émettra un avenant à votre contrat, le cas échéant.
  • La candidature peut prévoir plusieurs destinations et des départs collectifs ou individuels.
  • Une visite de suivi par l'agence est également possible, notamment en cas de difficultés ou au contraire pour communiquer sur d'excellents résultats ou pratiques. 

Valorisation / Mesure de l'impact

L'impact :

Il peut se définir comme étant l'ensemble des changements constatés auprès des groupes cibles, des institutions et des systèmes, directement imputables aux activités et résultats du projet.

Il se distingue bien des résultats qui sont les réalisations de l'activité ou du projet européen financé.

Les impacts se mesurent à différents niveaux :

  • au niveau individuel : amélioration des compétences, motivation accrue pour la poursuite d'études, meilleure employabilité sur un secteur, renouvellement des pratiques, etc.
  • au niveau institutionnel : offre de formation en adéquation avec les compétences recherchées sur le marché de l'emploi, développement de l'innovation pédagogique, internationalisation des établissements, développement des partenariats avec le monde de l'entreprise, etc.
  • au niveau systémique : harmonisation des pratiques, adoption d'outils au niveau académique, etc.

Un véritable dispositif d'évaluation et de mesure des impacts doit être mis en œuvre dès le début du projet, grâce à des indicateurs quantitatifs ou qualitatifs et des outils adaptés aux projets. Exemples : nombre d'inscriptions à une formation, satisfaction des groupes cibles à l'égard d'un service développé…

Dissémination et Valorisation :

Il est essentiel de communiquer sur son projet tout au long de sa mise en œuvre et d'informer ceux qui ne sont pas directement impliqués : diffusion des résultats, promotion de l'action dans le cadre du projet, valorisation des bonnes pratiques (outils de gestion, méthodologie…). Un plan de dissémination doit être élaboré dès la candidature : que communique-t-on, quand, à qui, comment ?

 Pour les participants au programme, outre la reconnaissance de la période de mobilité européenne dans le parcours de formation, l'expérience acquise peut être valorisée grâce aux outils Europass. L'Europass Mobilité, notamment, décrit la période de formation effectuée à l'étranger et met en évidence les compétences acquises, il est ainsi utile face à de futurs employeurs. Dans le cadre des projets Erasmus+, les demandes d'Europass Mobilité peuvent se faire depuis l'espace projet de Penelope

Rapports

Dans le cadre de l'appel à propositions du 04 mars 2015: le rapport intermédiaire devra être soumis au 31 mai 2016 dans l'espace-organisme Penelope+ - onglet "Rapport intermédiaire". Vous aurez jusqu'au 07 juin 2016 pour charger la version signée par le Représentant légal.

Dans le cadre de l'appel additionnel, le rapport intermédiaire devra être soumis au 30 septembre 2016 dans l'espace-organisme Penelope+ - onglet "Rapport intermédiaire". Il sera très prochainement ouvert.

Le rapport final est créé par l'outil Mobility Tool+ et sera pré-rempli avec les informations saisies au cours du cycle de vie du projet. Vous pourrez très prochainement déclencher l'édition sur l'outil Mobility Tool+.

Les rapports de participants sont également gérés via l'outil Mobility Tool+ à partir des fiches de mobilités des participants. Les participants recoivent par mail le rapport à compléter et à soumettre en ligne. Le rapport de participant une fois soumis en ligne est publié automatiquement dans la fiche de mobilité du participant concerné.

 

Contrôles en fin de projet

Les contenus de cette section seront définis ultérieurement, et selon les indications de la base légale.

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