Une fois le projet accepté, une convention de subvention est mise à disposition du bénéficiaire sur son espace organisme Penelope Plus, et signé par le bénéficiaire et l'agence. Toutes les conventions de subvention débutent entre le 1er Juin et le 31 décembre 2014 et se terminent selon les dispositions de l'article I.2 de la convention de subvention (Partie I - Conditions Particulières). 

Cette convention précise les règles de subvention et modalités de financement du projet.

Dans un délai de 30 jours après signature du contrat par l'agence,  un premier financement, à hauteur de 80% (pour les projets d'une durée de 12 mois) ou 60% (pour les projets d'une durée de 24 mois) de la subvention est versé au contractant (sauf cas particuliers).

Un second versement pour les projets de 24 mois pourra être versé après remise d'un rapport intermédiaire (cf. article I.4 de la Partie I - Conditions Générales ; voir partie "rapports").

Les versements peuvent être échelonnés en fonction de l'analyse de capacité financière qui aura été faite pour certaines structures (cf guide du programme Erasmus+ - p220 et 223 de la version française).

Nota Bene : les organismes d'envoi et d'accueil, ainsi que les participants, doivent, préalablement au démarrage des activités de mobilités, s'être entendus sur les activités à conduire par les participants, et les avoir formalisées dans le cadre d'un « contrat financier pour la mobilité » (voir modèles de l'annexe IV ci-contre - cf guide du programme Erasmus+ - p247-248 de la version française). Ce contrat définit notamment les modalités de gestion de la subvention par mobilité, identifie les acquis attendus, précise les dispositions prévues en matière de reconnaissance de ces acquis et liste les droits et obligations de chaque partie. Veuillez noter qu'il existe un modèle spécifique pour les mobilités d'apprenants utilisant ECVET ainsi qu'un modèle personnel.

Pour renseigner les codes ISCED (domaines d'études et de formation) demandés sur le contrat financier pour la mobilité /annexe IV de chaque participant, merci de vous référer à l'annexe I du document ci-contre (p18), publié par l'Institut de Statistique de l'Unesco.

Dans un souci constant d'amélioration de son accompagnement, l'Agence attire votre attention sur la parution d'une circulaire visant à préciser quelques règles en vigueur dans le cadre de l'action Clé 1 -Projets de mobilités de l'Enseignement et la Formation Professionnels pour les projets 2014.
Vous trouverez ci-contre la note ainsi qu'un power point relatif aux transferts autorisés.

Nous vous invitons à consulter et utiliser les supports de l'agence nationale présentés lors des réunions de lancement de projet, qui ont lieu chaque année.

La sélection des participants aux mobilités est réalisée par la structure d'envoi, selon une procédure transparente, équitable et documentée (cf guide du programme Erasmus+ - p247-248 de la version française).

Dès finalisation de la sélection, il est recommandé de procéder à l'enregistrement de ces participants dans Mobility Tool+ : nom, prénom, email, pays de destination, dates de mobilité et durée prévue.

Seules les activités réalisées pendant la durée de la convention de subvention de mobilité peuvent être éligibles. Les règles administratives et financières sont décrites dans la convention de subvention et ses annexes.

Des modifications peuvent intervenir au cours du projet et peuvent changer le contenu de la convention de subvention. Plusieurs types de modification existent :

• Avec avenant : dans le cas de demande de réduction budgétaire (non atteinte des objectifs: diminution du nombre de bourses à réaliser et/ou de semaines...). La modification doit être effectuée au plus tard le 30 avril 2015
• Avec avenant : modification de la durée du projet, modification de la structure bénéficiaire, modification du partenariat... La modification doit être effectuée au plus tard 1 mois avant la date de fin du projet.

Attention, concernant les avenants de durée, seuls des avenants d'augmentation de durée sont possibles (de 12 à 24 mois).

• Sans avenant : veuillez vous référer à l'article I.3.2 de la convention de subvention

Toute modification doit faire l'objet d'une demande motivée auprès de l'agence par écrit via les espaces organismes Penelope+. Après avoir étudié votre demande, l'agence pourra donner son accord et émettre un avenant à votre convention de subvention, le cas échéant.

Une visite de suivi par l'agence est également possible, notamment en cas de difficultés ou au contraire pour communiquer sur d'excellents résultats ou pratiques.

Des outils européens au service de la mobilité

Parmi les 5 documents du passeport européen de compétences Europass, L'Europass Mobilité décrit la période de formation effectuée à l'étranger et met en évidence les compétences acquises. Il sera ainsi un outil utile face à de futurs employeurs. Un guide est à votre disposition sur votre espace organisme Pénélope+, onglet "Europass Mobilité" pour vous faciliter la démarche.

L'impact du projet devrait faire l'objet d'une évaluation renforcée dans le nouveau programme Erasmus +.

Un véritable dispositif d'évaluation en continu et de mesure des impacts doit être mis en œuvre tout au long de votre projet. Il s'agit de démontrer les répercussions des activités conduites sur les participants, au sein de votre organisation, mais également en-dehors, à l'échelle locale, régionale, nationale ou européenne ; et ce, pendant et après le projet.

Il peut s'agir d'impact en termes de :

• motivation, compétences et développement de la citoyenneté pour les apprenants ;
• connaissances d'autres systèmes et pratiques pour les professionnels ;
• développement de la dimension internationale, de l'innovation pédagogique pour les structures.

Il est en outre essentiel de communiquer sur son projet tout au long de sa mise en œuvre, et d'informer ceux qui ne sont pas directement impliqués : diffusion des résultats, promotion de l'action dans le cadre du projet, valorisation des bonnes pratiques (outils de gestion, méthodologie, …) afin que la mobilité soit inscrite à terme dans les activités normales de la structure.

Pour les participants au programme, outre la reconnaissance de la période de mobilité européenne dans le parcours de formation, ils peuvent également valoriser l'expérience acquise au retour, en présentant leur Europass Mobilité à de futurs employeurs. Ce document décrit la période de formation effectuée à l'étranger. Ils peuvent aussi rédiger un CV Europass et retranscrire leurs progrès en langue grâce au Passeport de Langues Europass (cf mode de délivrance des Europass Mobilité dans la partie "suivi du projet").

Les bénéficiaires doivent remettre des rapports d'activité sur les aspects qualitatifs et financiers du projet à échéances fixes :

• Rapport intermédiaire (uniquement pour les projets de 24 mois) :

Un premier rapport intermédiaire obligatoire est demandé au 31 mars 2015 ; il dresse un premier bilan sur l'état d'avancement du projet. Si 70% de la première avance sont consommés après remise de ce rapport, une seconde avance de 20% est versée.

Il est à rendre sous un format word accompagné d'un export de Mobility-Tool+. Ces deux documents devront être envoyés par email uniquement, via Pénélope+, pas d'envoi postal (voir modalités envoyées par email).

Pour les établissements n'ayant pas consommés 70% de l'avance, un second rapport intermédiaire sera demandé au 31 mai 2015. Il sera à renseigner sur l'espace organisme, sur Pénélope+, onglet « rapport intermédiaire » (voir modalités envoyées par email).

• Rapport final :

Le rapport final doit être soumis dans un délai de 60 jours à compter de la date de fin du projet (cf article I.2 de la convention de subvention - Partie I - Conditions Particulières) . Il entraînera le versement du solde ou une demande de recouvrement. Il fait le bilan sur l'ensemble de la période contractuelle : bilan financier et description des activités menées sur la période contractuelle du projet  pour assurer l'organisation des mobilités. Le bénéficiaire pourra joindre tout outil ou annexe qu'il jugera utile pour la bonne compréhension de son rapport final (outils utilisés, kit pédagogique, rétroplanning, etc.).

Nota bene : soyez vigilants lorsque vous ajoutez des annexes à votre rapport final ; pas plus de 5 pièces jointes pour une capacité maximum de 5 Mo.

Le rapport final est créé via l'outil de mobilité (Mobility Tool+), et pré-rempli avec les informations saisies au cours de vie du projet. Les mises à jours sont réalisées régulièrement par le bénéficiaire.

Nouveauté : Il n'est pas nécessaire de renseigner les codes PIC des organismes d'accueil dans Mobility Tool+.

Le rapport final ainsi que les questionnaires UE des participants sont évalués par l'Agence sur la base de critères de qualité et peuvent avoir un impact sur le montant final de la subvention (réduction budgétaire sur les frais d'organisation et/ou sur les frais exceptionnels, si octroyés).

Le contrôle du rapport final est réalisé par l'agence et son département de Contrôle et d'Evaluation des Projets (DCEP). Ce type de contrôle concerne 100% des projets et détermine le montant final de la subvention à laquelle les bénéficiaires peuvent prétendre.  Il comprend deux étapes :

1. La vérification financière pour s'assurer de la réalité, de l'éligibilité et de la régularité des dépenses  déclarées au rapport final.
2. L'évaluation qualitative des activités déclarées en lien avec les résultats du projet.

Elle est réalisée par le DCEP et/ou un (deux) évaluateur(s) externe(s) sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation. Elle pourra avoir un impact direct sur le montant de la subvention finalement accordée .

 Le contrôle sur pièces du rapport final est effectué au stade du contrôle du rapport final, ou ultérieurement, sur la base d'éléments justificatifs  additionnels.

 Le contrôle sur site comprend :

• La visite en cours de projet effectuée, avant la fin de la période contractuelle, dans les locaux du bénéficiaire pour s'assurer de la mise en œuvre correcte du projet, de l'état d'avancement des activités et de sa qualité (vérification du suivi du calendrier prévisionnel et des documents justificatifs disponibles). Aucune correction financière n'est appliquée à l'issue de ce type de contrôle.
• L'audit ex-post, effectué à réception du rapport final ou ultérieurement, qui reprend les éléments de vérification du contrôle sur pièces complété par une visite dans les locaux de l'organisme coordinateur pour vérifier les engagements dans leur comptabilité ainsi que les éléments seulement vérifiables sur site.
• Les audits système pour s'assurer de la conformité des principes généraux de mise en œuvre des activités du projet, de la qualité du contrôle interne opéré,  et des engagements pris par le porteur de projet et validés lors de la contractualisation.

Les contrôles sur pièces du rapport final et les contrôles sur site concernent seulement une partie des bénéficiaires d'une action par appel à propositions conformément au taux et à la procédure fixés par la Commission européenne (liste des projets concernés réalisée sur la base d'un échantillonnage aléatoire ou en cas de suspicion de fraude). Il faut donc veiller à bien anticiper ces éventuels contrôles en rassemblant toutes les pièces justificatives nécessaires pendant toute la phase de mise en œuvre du projet. Les documents doivent être conservés pour une période de cinq ans  à compter de la date de paiement du solde – trois ans si la subvention est inférieure à 60 000€.