Une fois le projet accepté, une convention de subvention mise à disposition du bénéficiaire sur son espace organisme Penelope Plus, est signée par le bénéficiaire et l'agence. Elle devra être envoyée en 3 exemplaires originaux signés, à l'agence Erasmus+. Toutes les conventions de subvention débutent au 1er Juin 2015 et se terminent selon les dispositions de l'article I.2 de la convention de subvention (Partie I - Conditions Particulières).

Cette convention précise les règles et les modalités de financement du projet.

Dans un délai de 30 jours après la signature par l'agence, un premier financement, à hauteur de 80% de la subvention est versé au contractant (sauf cas particuliers).

Le rapport final remis en fin de projet entraînera lui le versement du solde et/ou une demande de recouvrement suite à l'analyse de votre rapport.

Nota Bene : les organismes d'envoi et d'accueil, ainsi que les participants, doivent, préalablement au démarrage des activités de mobilités, s'être entendus sur les activités à conduire par les participants, et les avoir formalisées dans le cadre d'un « contrat financier pour la mobilité » (voir guide du programme Erasmus+ - p.289-290 version française). Ce contrat définit notamment les modalités de gestion de la subvention par mobilité, identifie les acquis attendus, précise les dispositions prévues en matière de reconnaissance de ces acquis et liste les droits et obligations de chaque partie.

Pour renseigner les codes ISCED (domaines d'études et de formation) demandés sur le contrat financier pour la mobilité /annexe IV de chaque participant, merci de vous référer à l'annexe I du document ci-contre (p18), publié par l'Institut de Statistique de l'Unesco.

Nous vous invitons à consulter et utiliser les supports de l'agence nationale présentés lors des réunions de lancement de projet, qui ont lieu chaque année.

Le formulaire de candidature est un document de référence intégré à la convention qui a validé le périmètre des activités du projet, il doit vous servir au moment d'établir vos propres outils de suivi.

• La sélection des participants aux mobilités est réalisée par la structure d'envoi, selon une procédure transparente, équitable et documentée (voir guide du programme Erasmus+ - p.289-290 version française).
• Dès finalisation de la sélection, il est recommandé de procéder à l'enregistrement de ces participants dans Mobility Tool+ : nom, prénom, email, pays de destination, dates de mobilité et durée prévue.
• Seules les activités réalisées pendant la durée de la convention de subvention peuvent être éligibles. Les règles administratives et financières sont décrites dans la convention de subvention et ses annexes.
• Toute modification qui change le contenu de la convention de subvention doit faire l'objet d'une demande motivée auprès de l'agence par écrit via les espaces organismes Penelope+. Après avoir étudié votre demande, l'agence pourra donner son accord et émettre un avenant à votre convention de subvention, le cas échéant.

  Plusieurs types de modification existent :

  - Avec avenant : dans le cas de demande de réduction budgétaire (non atteinte des objectifs: diminution du nombre de bourses à réaliser et/ou de semaines...) - au plus tard le 30 avril 2016.

  - Avec avenant : modification de la durée du projet, modification de la structure bénéficiaire, modification du partenariat... au plus tard 1 mois avant la date de fin du projet.

  - Sans avenant : se référer à l'article I.3.2 de la convention de subvention.

  Attention, concernant les avenants de durée, seuls des avenants d'augmentation de durée sont possibles (de 12 à 24 mois).

  La technique des coûts unitaires (forfaits) peut parfois poser problème en comptabilité publique. Un guide a été élaboré à destination des gestionnaires et agents comptables des établissements publics (cf. ci-contre).

  Consortium et gros porteurs de projet : pour vous aider, un simulateur budgétaire est disponible (à venir), pour gérer au mieux votre subvention.

• Une visite de suivi par l'agence est également possible, notamment en cas de difficultés ou au contraire pour communiquer sur d'excellents résultats ou pratiques.

Des outils européens au service de la mobilité

Parmi les 5 documents du passeport européen de compétences Europass, L'Europass Mobilité décrit la période de formation effectuée à l'étranger et met en évidence les compétences acquises. Il sera ainsi un outil utile face à de futurs employeurs. Un guide est à votre disposition sur votre espace organisme Pénélope+, onglet "Europass Mobilité" pour vous faciliter la démarche.

Plateforme OLS :

L'accès à OLS est réservé aux porteurs de projet ayant obtenu des licences dans le cadre de leur convention de subvention 2015 (plus d'informations sur l'espace organisme).

L'impact :

Il peut se définir comme étant l'ensemble des changements constatés auprès des groupes cibles, des institutions et des systèmes, directement imputables aux activités et résultats du projet.

Il se distingue bien des résultats qui sont les réalisations de l'activité ou du projet européen financé.

Les impacts se mesurent à différents niveaux :

• au niveau individuel : amélioration des compétences, motivation accrue pour la poursuite d'études, meilleure employabilité sur un secteur, renouvellement des pratiques, etc.
• au niveau institutionnel : offre de formation en adéquation avec les compétences recherchées sur le marché de l'emploi, développement de l'innovation pédagogique, internationalisation des établissements, développement des partenariats avec le monde de l'entreprise, etc.
• au niveau systémique : harmonisation des pratiques, adoption d'outils au niveau académique, etc.

Un véritable dispositif d'évaluation et de mesure des impacts doit être mis en œuvre dès le début du projet, grâce à des indicateurs quantitatifs ou qualitatifs et des outils adaptés aux projets. Exemples : nombre d'inscriptions à une formation, satisfaction des groupes cibles à l'égard d'un service développé…

Dissémination et Valorisation :

Il est essentiel de communiquer sur son projet tout au long de sa mise en œuvre et d'informer ceux qui ne sont pas directement impliqués : diffusion des résultats, promotion de l'action dans le cadre du projet, valorisation des bonnes pratiques (outils de gestion, méthodologie…). Un plan de dissémination doit être élaboré dès la candidature : que communique-t-on, quand, à qui, comment ?

 Pour les participants au programme, outre la reconnaissance de la période de mobilité européenne dans le parcours de formation, l'expérience acquise peut être valorisée grâce aux outils Europass. L'Europass Mobilité, notamment, décrit la période de formation effectuée à l'étranger et met en évidence les compétences acquises, il est ainsi utile face à de futurs employeurs. Dans le cadre des projets Erasmus+, les demandes d'Europass Mobilité peuvent se faire depuis l'espace projet de Penelope

Les bénéficiaires doivent remettre des rapports d'activité sur les aspects qualitatifs et financiers du projet à échéances fixes :

Rapport intermédiaire (uniquement pour les projets de 24 mois): il dresse un premier bilan sur l'état d'avancement du projet.

Rapport final: il doit être soumis dans un délai de 60 jours à compter de la date de fin du projet.

• Il fait le bilan sur l'ensemble de la période contractuelle : bilan financier et description des activités menées sur la période contractuelle du projet pour assurer l'organisation des mobilités. Le bénéficiaire pourra joindre tout outil ou annexe qu'il jugera utile pour la bonne compréhension de son rapport final (outils utilisés, kit pédagogique, rétroplanning, etc.).

Nota bene : soyez vigilants lorsque vous ajoutez des annexes à votre rapport final ; pas plus de 10 pièces jointes pour une capacité maximum de 10 Mo.

• Le rapport final est créé via l'outil de mobilité (Mobility Tool+), et pré-rempli avec les informations saisies au cours de vie du projet. Les mises à jour sont réalisées régulièrement par le bénéficiaire.Le rapport final ainsi que les questionnaires UE des participants sont évalués par l'Agence sur la base de critères de qualité et peuvent avoir un impact sur le montant final de la subvention (réduction budgétaire sur les frais d'organisation et/ou sur les frais exceptionnels, si octroyés).

Le contrôle du rapport final est réalisé par l'agence et son département de Contrôle et d'Evaluation des Projets (DCEP). Ce type de contrôle concerne 100% des projets et détermine le montant final de la subvention à laquelle les bénéficiaires peuvent prétendre.  Il comprend deux étapes :

1. La vérification financière pour s'assurer de la réalité, de l'éligibilité et de la régularité des dépenses  déclarées au rapport final.
2. L'évaluation qualitative des activités déclarées en lien avec les résultats du projet.

Elle est réalisée par le DCEP et/ou un (deux) évaluateur(s) externe(s) sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation. Elle pourra avoir un impact direct sur le montant de la subvention finalement accordée .

 Le contrôle sur pièces du rapport final est effectué au stade du contrôle du rapport final, ou ultérieurement, sur la base d'éléments justificatifs  additionnels.

 Le contrôle sur site comprend :

• La visite en cours de projet effectuée, avant la fin de la période contractuelle, dans les locaux du bénéficiaire pour s'assurer de la mise en œuvre correcte du projet, de l'état d'avancement des activités et de sa qualité (vérification du suivi du calendrier prévisionnel et des documents justificatifs disponibles). Aucune correction financière n'est appliquée à l'issue de ce type de contrôle.
• L'audit ex-post, effectué à réception du rapport final ou ultérieurement, qui reprend les éléments de vérification du contrôle sur pièces complété par une visite dans les locaux de l'organisme coordinateur pour vérifier les engagements dans leur comptabilité ainsi que les éléments seulement vérifiables sur site.
• Les audits système pour s'assurer de la conformité des principes généraux de mise en œuvre des activités du projet, de la qualité du contrôle interne opéré,  et des engagements pris par le porteur de projet et validés lors de la contractualisation.

Les contrôles sur pièces du rapport final et les contrôles sur site concernent seulement une partie des bénéficiaires d'une action par appel à propositions conformément au taux et à la procédure fixés par la Commission européenne (liste des projets concernés réalisée sur la base d'un échantillonnage aléatoire ou en cas de suspicion de fraude). Il faut donc veiller à bien anticiper ces éventuels contrôles en rassemblant toutes les pièces justificatives nécessaires pendant toute la phase de mise en œuvre du projet. Les documents doivent être conservés pour une période de cinq ans  à compter de la date de paiement du solde – trois ans si la subvention est inférieure à 60 000€.