Mobilité de l'enseignement supérieur 2014

Fiche bénéficiaire : ressources et conseils pour mener un projet de qualité

L'action en résumé

Qui peut en bénéficier ?

Tous les établissements d'enseignement supérieur, publics ou privés, titulaires de la nouvelle Charte Erasmus pour l'enseignement supérieur (ECHE) qui souhaitent organiser des échanges d'étudiants, enseignants ou personnels en formation. 

La nouvelle Charte Erasmus pour l'enseignement supérieur (ECHE) n'est pas requise pour les établissements des pays partenaires.

Le portage peut se faire au niveau d'un organisme ou par le biais d'un consortium, auquel cas c'est le coordonnateur qui porte le projet.

Les structures d'accueil (entreprises) éligibles pour les périodes de stage et les mobilités de formation sont tout organisme exerçant une activité économique relevant du secteur privé ou public, quels que soient sa taille, son statut juridique ou ses secteurs d'activité économique, y compris l'économie sociale.

Les organismes suivants ne sont pas éligibles en tant qu'organismes d'accueil :

Un même établissement ou un même consortium ne peut soumettre qu'une seule candidature par dépôt. Un même établissement peut cependant prendre part à ou coordonner plusieurs Consortia simultanément.

Nota bene : Toute organisation souhaitant s'engager dans le programme doit être enregistrée dans l'un des pays participant au programme.

 

Quelles activités ?

Quels types d'activités ? Un projet de mobilité de l'enseignement supérieur peut comprendre une ou plusieurs des activités suivantes :

  • De la mobilité pour les étudiants de l'enseignement supérieur :
    • Période d'études : à partir de la 2ème année d'études supérieures pour une durée allant de 3 mois à 12 mois à destination des pays participants ;
    • Période de stage : dès la 1ère année d'études supérieures pour une durée de 2 à 12 mois à destination des pays participants ou des pays partenaires ;
  • De la mobilité pour les personnels d'une durée de 2 jours à 2 mois, hors voyage, à destination des pays participants, ou 5 jours à 2 mois, hors voyage, à destination des pays partenaires :
    • Pour une activité d'enseignement (8h d'enseignement minimum) au sein d'un établissement partenaire à l'étranger ;
    • Pour une activité de formation : période de stage ou d'observation au sein d'une entreprise ou d'un établissement de l'enseignement supérieur (cours structurés, formation linguistique ciblée, (conférences exclues).

Pour plus d'informations sur les publics éligibles, reportez-vous à la ressource "formation professionnelle vs enseignement supérieur" : où émarger ?" au niveau de la rubrique Préparation de la candidature.

Durée des projets

Le projet a une durée de vie de 16 ou 24 mois. Le candidat doit choisir la durée au moment de sa candidature, en fonction des objectifs et des activités du projet.

Contractualisation Juin - Juillet 2014

Une fois le projet accepté, un contrat financier est mis à disposition du bénéficiaire sur son espace projet Penelope Plus, et signé entre le bénéficiaire et l'agence.

Il précise les règles de subvention et modalités de financement du projet.

Dans un délai de 30 jours après signature du contrat par l'agence,  un premier financement, à hauteur de 80% de la subvention est versé au contractant (sauf cas particuliers).

Un second versement et/ou un solde est versé après remise d'un rapport d'activités, intermédiaire et/ou final. Les versements peuvent être échelonnés en fonction de l'analyse de capacité financière qui aura été faite pour certaines structures.

Nous vous invitons à consulter et utiliser les supports de l'agence nationale présentés lors des réunions de lancement de projet, qui ont lieu chaque année.

Suivi du projet

Seules les activités réalisées pendant la durée du contrat de mobilité sont considérées comme éligibles. Les règles administratives et financières sont décrites dans le contrat et ses annexes.

Des modifications peuvent intervenir au cours du projet et changer le contenu du contrat. Ces modifications doivent faire l'objet d'une demande motivée auprès de l'agence par demande écrite au plus tard un mois avant la fin de la durée contractuelle du projet. Après avoir étudié votre demande, l'agence pourra donner son accord et émettre un avenant à votre contrat, le cas échéant.

La candidature peut prévoir plusieurs destinations et des départs collectifs ou individuels.

Une visite de suivi par l'agence est également possible, notamment en cas de difficultés ou au contraire pour communiquer sur d'excellents résultats ou pratiques. 

Valorisation / Mesure de l'impact

L'impact du projet devrait faire l'objet d'une évaluation renforcée dans le nouveau programme Erasmus +.

Un véritable dispositif d'évaluation en continu et de mesure des impacts doit être mis en œuvre tout au long de votre projet. Il s'agit de démontrer les répercussions des activités conduites sur les participants, au sein de votre organisation, mais également en-dehors, à l'échelle locale, régionale, nationale ou européenne ; et ce, pendant et après le projet.

Il peut s'agir d'impact en termes de :

  • motivation, compétences et développement de la citoyenneté pour les apprenants ;
  • connaissances d'autres systèmes et pratiques pour les professionnels ;
  • développement de la dimension internationale, de l'innovation pédagogique pour les structures.

Il est en outre essentiel de communiquer sur son projet tout au long de sa mise en œuvre, et d'informer ceux qui ne sont pas directement impliqués : diffusion des résultats, promotion de l'action dans le cadre du projet, valorisation des bonnes pratiques (outils de gestion, méthodologie, …) afin que la mobilité soit inscrite à terme dans les activités normales de la structure.

Pour les participants au programme, outre la reconnaissance de la période de mobilité européenne dans le parcours de formation, ils peuvent également valoriser l'expérience acquise au retour, en montrant leur Europass Mobilité à de futurs employeurs. Ce document décrit la période de formation effectuée à l'étranger. Ils peuvent aussi rédiger un CV Europass et retranscrire leurs progrès en langue grâce au Passeport de Langues Europass.

Rapports

Les bénéficiaires doivent remettre des rapports d'activité sur les aspects qualitatifs et financiers du projet à échéances fixes :

  • un rapport intermédiaire faisant état des mobilités effectuées, en cours et à réaliser pendant le cycle de vie du projet (nombre d'individus, durées et données financières);
  • un rapport final, dans les 30 jours suivant la date de fin de projet (nombre d'individus, durées, données financières et partie narrative). Le bénéficiaire pourra joindre tout outil ou annexe qu'il jugera utile pour la bonne compréhension de son rapport final (outils utilisés, kit pédagogique, rétroplanning, etc.).

Ces déclarations se feront par e-forms, qui reprendront les données préalablement enregistrées dans le logiciel de gestion européen Mobility Tool+, dont l'utilisation est obligatoire pour tous les bénéficiaires.

Les rapports de participants sont également gérés via l'outil Mobility Tool.

Délivrance des Europass Mobilité

Dans le cadre de vos projets Erasmus+, les demandes d'Europass Mobilité sont désormais accessibles et fonctionnent selon un système d'export/import depuis Mobility Tool+ vers votre espace organisme Pénélope+.

Un guide est à votre disposition ci-contre pour vous accompagner dans vos démarches.

Pour plus d'informations sur Europass, rendez-vous sur le site : http://www.europass.fr/

Contrôles en fin de projet

Le contrôle du rapport final est réalisé par l'agence et son département de Contrôle et d'Evaluation des Projets (DCEP). Ce type de contrôle concerne 100% des projets et détermine le montant final de la subvention à laquelle les bénéficiaires peuvent prétendre.  Il comprend deux étapes :

  1. La vérification financière pour s'assurer de la réalité, de l'éligibilité et de la régularité des dépenses  déclarées au rapport final.
  2. L'évaluation qualitative des activités déclarées en lien avec les résultats du projet.

Elle est réalisée par le DCEP et/ou un (deux) évaluateur(s) externe(s) sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation. Elle pourra avoir un impact direct sur le montant de la subvention finalement accordée .

 Le contrôle sur pièces du rapport final est effectué au stade du contrôle du rapport final, ou ultérieurement, sur la base d'éléments justificatifs  additionnels.

 Le contrôle sur site comprend :

  • La visite en cours de projet effectuée, avant la fin de la période contractuelle, dans les locaux du bénéficiaire pour s'assurer de la mise en œuvre correcte du projet, de l'état d'avancement des activités et de sa qualité (vérification du suivi du calendrier prévisionnel et des documents justificatifs disponibles). Aucune correction financière n'est appliquée à l'issue de ce type de contrôle.
  • L'audit ex-post, effectué à réception du rapport final ou ultérieurement, qui reprend les éléments de vérification du contrôle sur pièces complété par une visite dans les locaux de l'organisme coordinateur pour vérifier les engagements dans leur comptabilité ainsi que les éléments seulement vérifiables sur site.
  • Les audits système pour s'assurer de la conformité des principes généraux de mise en œuvre des activités du projet, de la qualité du contrôle interne opéré,  et des engagements pris par le porteur de projet et validés lors de la contractualisation.

Les contrôles sur pièces du rapport final et les contrôles sur site concernent seulement une partie des bénéficiaires d'une action par appel à propositions conformément au taux et à la procédure fixés par la Commission européenne (liste des projets concernés réalisée sur la base d'un échantillonnage aléatoire ou en cas de suspicion de fraude). Il faut donc veiller à bien anticiper ces éventuels contrôles en rassemblant toutes les pièces justificatives nécessaires pendant toute la phase de mise en œuvre du projet. Les documents doivent être conservés pour une période de cinq ans  à compter de la date de paiement du solde – trois ans si la subvention est inférieure à 60 000€.

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