Partenariats de l'enseignement supérieur 2015

Fiche bénéficiaire : ressources et conseils pour mener un projet de qualité

L'action en résumé

Qui peut en bénéficier ?

Toute organisation publique ou privée d'un pays participant au programme, active dans le champ de l'éducation et de la formation tout au long de la vie.

Pour obtenir des exemples: consultez les pages 21 et 117 du Guide du Programme (les références présentes et suivantes au guide du programme Erasmus + renvoient à sa version française).

Attention : tout établissement d'enseignement supérieur basé dans un pays du programme participant à un partenariat stratégique doit obligatoirement être titulaire de la Charte Erasmus pour l'enseignement supérieur 2014-2020 (voir p.117 Guide du Programme).

La participation de partenaires localisés dans un pays non membre du programme est possible sous réserve d'être dûment justifiée.  La plus-value européenne de leur participation devra être démontrée et approuvée lors de l'évaluation du projet. Ils ne peuvent intervenir qu'en tant que partenaires, et non en tant que coordonnateurs. Pour plus d'informations concernant les activités auxquelles sont éligibles ces pays : consultez la foire aux questions.

 

Quelles activités ?

Les projets de partenariat stratégique sont des projets innovants de coopération et d'échanges de bonnes pratiques. Ils peuvent inclure des périodes de mobilités à condition que ces dernières soient justifiées et indispensables au projet.

Les partenariats stratégiques pour l'enseignement supérieur soutiennent la coopération entre organisations actives dans le domaine de l'enseignement supérieur (au moins 3 organisations de 3 pays participants différents) de programmes d'étude, de programmes intensifs, de nouvelles approches pédagogiques, et de l'échange de bonnes pratiques.

  • Pour connaitre les activités éligibles au titre de cette action : consultez les pages 116 et 119 du Guide du Programme et son annexe I (pages 306 à 313).
  • Les activités financées dans le cadre d'un partenariat stratégique sont regroupées en 7 catégories dont le détail est donné au chapitre «Quelles sont les règles de financement ?» du Guide du Programme (pages 122 à 133).

Les publics bénéficiaires peuvent faire partie d'un seul secteur, mais il est aussi possible de s'adresser à un public au croisement de plusieurs secteurs, donc à une pluralité de cibles : des étudiants universitaires ET des apprenants de la formation professionnelle et/ou des élèves du secondaire, etc.  Dans ce cas, il s'agira d'un projet transectoriel.

Ce n'est pas la nature des acteurs qui composent le partenariat qui définit son caractère trans-sectoriel mais bien celle du public auquel il s'adresse : l'union d'un établissement scolaire, d'une entreprise et d'une association d'éducation populaire ne débouche pas forcément sur un partenariat trans-sectoriel si le public visé reste uniquement scolaire. Mais le regroupement de plusieurs établissements scolaires et universités issus de 3 pays différents qui travaillent sur la jonction entre enseignement secondaire et universitaire constitue bien un partenariat trans- sectoriel.

Durée des projets

La durée contractuelle est à choisir entre 24 et 36 mois en fonction de votre calendrier de travail. La demande de financement est annuelle. 

Contractualisation Septembre 2015

Une fois le projet accepté, une convention de subvention est mise à disposition du coordinateur sur son espace Penelope Plus, et signée par le bénéficiaire ainsi que par le directeur de l'agence.

Ce document, composé des conditions particulières, des conditions générales et de plusieurs annexes précise les règles de subvention et modalités de financement du projet.

  • C'est le coordonnateur du projet qui perçoit l'intégralité de la subvention attribuée au projet. Il peut s'il le souhaite établir des sous-contrats avec ses partenaires, qui définissent les obligations de chacun en termes financiers et au regard des activités à conduire.
  • La durée contractuelle du projet est de 24 mois ou 36 mois.
  • Dans un délai de 30 jours après la signature par l'agence,  un premier financement de la subvention est versé au contractant (sauf cas particuliers).
  • Dans le cas de projets d'une durée de 2 ans, la première avance s'élève à 60% du montant de la subvention. Une seconde avance de 20% intervient après examen du rapport intermédiaire exigé au 31/08/2016. Le versement du solde de 20% est conditionné à l'analyse du rapport final.
  • Dans le cas de projets d'une durée de 3 ans, la première avance s'élève à 40% du montant de la subvention. Une seconde avance de 40% intervient après examen du rapport intermédiaire exigé au 15/03/2017 (le 1er rapport intermédiaire au 15/09/2016 ne déclenche pas de paiement). Le versement du solde de 20% est conditionné à l'analyse du rapport final.

 

  • Dans tous les cas, les rapports intermédiaires doivent montrer que le bénéficiaire a effectivement engagé 70 % des crédits versés à la première avance.

Suivi du projet

La candidature est un document de référence intégré à la convention de subvention, elle constitue le cadre commun du partenariat. Avec la convention qui a validé et éventuellement révisé le périmètre des activités du projet, elle doit vous servir au moment d'établir vos propres outils de suivi.

Nous proposons en ressources des exemples d'outils pour suivre le projet dans son ensemble, l'avancée des partenaires, ou des volets spécifiques du projet (productions intellectuelles, mobilités), dont vous pouvez vous inspirer.

Des modifications relatives aux activités et résultats peuvent intervenir en cours du projet et changer le contenu de la convention de subvention. Ces modifications ne peuvent cependant pas remettre en question les critères qui ont servi à sélectionner le projet. Elles doivent faire l'objet d'une demande écrite motivée auprès de l'agence avant la réalisation des activités qui font l'objet de la modification, au plus tard un mois avant la fin de la durée contractuelle du projet. Après avoir étudié votre demande, l'agence pourra donner son accord et émettre un avenant à votre contrat, si nécessaire.

Valorisation / Mesure de l'impact

L'impact :

Il peut se définir comme étant l'ensemble des changements constatés auprès des groupes cibles, des institutions et des systèmes, directement imputables aux activités et résultats du projet.

Il se distingue bien des résultats qui sont les réalisations de l'activité ou du projet européen financé.

Les impacts se mesurent à différents niveaux :

  • au niveau individuel : amélioration des compétences, motivation accrue pour la poursuite d'études, meilleure employabilité sur un secteur, renouvellement des pratiques, etc.
  • au niveau institutionnel : offre de formation en adéquation avec les compétences recherchées sur le marché de l'emploi, développement de l'innovation pédagogique, internationalisation des établissements, développement des partenariats avec le monde de l'entreprise, etc.
  • au niveau systémique : harmonisation des pratiques, adoption d'outils au niveau académique, etc.

Un véritable dispositif d'évaluation et de mesure des impacts doit être mis en œuvre dès le début du projet, grâce à des indicateurs quantitatifs ou qualitatifs et des outils adaptés aux projets. Exemples : nombre d'inscriptions à une formation, satisfaction des groupes cibles à l'égard d'un service développé…

Dissémination et Valorisation :

Il est essentiel de communiquer sur son projet tout au long de sa mise en œuvre et d'informer ceux qui ne sont pas directement impliqués : diffusion des résultats, promotion de l'action dans le cadre du projet, valorisation des bonnes pratiques (outils de gestion, méthodologie…). Un plan de dissémination doit être élaboré dès la candidature : que communique-t-on, quand, à qui, comment ?

Pour les participants au programme, outre la reconnaissance de la période de mobilité européenne dans le parcours de formation, l'expérience acquise peut être valorisée grâce aux outils Europass. L'Europass Mobilité, notamment, décrit la période de formation effectuée à l'étranger et met en évidence les compétences acquises, il est ainsi utile face à de futurs employeurs. Dans le cadre des projets Erasmus+, les demandes d'Europass Mobilité peuvent se faire depuis l'espace projet de Penelope

Rapports

Les bénéficiaires doivent remettre des rapports d'activité sur les aspects qualitatifs et financiers du projet à échéances fixes :

  • Le rapport intermédiaire intervient à mi-parcours du projet et dresse un premier bilan de l'état d'avancement du projet.
  • Le rapport final doit être soumis dans un délai de 60 jours après la date de fin du projet. Il fait le bilan sur l'ensemble de la période contractuelle : bilan financier et description des activités menées. Le bénéficiaire pourra joindre tout outil ou annexe qu'il jugera utile pour la bonne compréhension de son rapport final (outils utilisés, kit pédagogique, rétroplanning, etc.).

Les deux rapports sont créés via l'outil de mobilité (Mobility Tool+), et pré-remplis avec les informations saisies au cours de vie du projet. Les mises à jour sont réalisées régulièrement par le bénéficiaire.

Le rapport final est évalué par l'Agence sur la base de critères de qualité et peut avoir un impact sur le montant final de la subvention.

Tout rapport doit être téléchargé, complété, soumis électroniquement et envoyé par courrier postal.

Contrôles en fin de projet

Le contrôle du rapport final est réalisé par l'agence et son département de Contrôle et d'Evaluation des Projets (DCEP). Ce type de contrôle concerne 100% des projets et détermine le montant final de la subvention à laquelle les bénéficiaires peuvent prétendre.  Il comprend deux étapes :

  1. La vérification financière pour s'assurer de la réalité, de l'éligibilité et de la régularité des dépenses  déclarées au rapport final.
  2. L'évaluation qualitative des activités déclarées en lien avec les résultats du projet.

Elle est réalisée par le DCEP et/ou un (deux) évaluateur(s) externe(s) sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation. Elle pourra avoir un impact direct sur le montant de la subvention finalement accordée .

 Le contrôle sur pièces du rapport final est effectué au stade du contrôle du rapport final, ou ultérieurement, sur la base d'éléments justificatifs  additionnels.

 Le contrôle sur site comprend :

  • La visite en cours de projet effectuée, avant la fin de la période contractuelle, dans les locaux du bénéficiaire pour s'assurer de la mise en œuvre correcte du projet, de l'état d'avancement des activités et de sa qualité (vérification du suivi du calendrier prévisionnel et des documents justificatifs disponibles). Aucune correction financière n'est appliquée à l'issue de ce type de contrôle.
  • L'audit ex-post, effectué à réception du rapport final ou ultérieurement, qui reprend les éléments de vérification du contrôle sur pièces complété par une visite dans les locaux de l'organisme coordinateur pour vérifier les engagements dans leur comptabilité ainsi que les éléments seulement vérifiables sur site.
  • Les audits système pour s'assurer de la conformité des principes généraux de mise en œuvre des activités du projet, de la qualité du contrôle interne opéré,  et des engagements pris par le porteur de projet et validés lors de la contractualisation.

Les contrôles sur pièces du rapport final et les contrôles sur site concernent seulement une partie des bénéficiaires d'une action par appel à propositions conformément au taux et à la procédure fixés par la Commission européenne (liste des projets concernés réalisée sur la base d'un échantillonnage aléatoire ou en cas de suspicion de fraude). Il faut donc veiller à bien anticiper ces éventuels contrôles en rassemblant toutes les pièces justificatives nécessaires pendant toute la phase de mise en œuvre du projet. Les documents doivent être conservés pour une période de cinq ans  à compter de la date de paiement du solde – trois ans si la subvention est inférieure à 60 000€.

Le programme Erasmus+

Les sites Erasmus+

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Programme Erasmus+

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OLS : Soutien linguistique en ligne

 

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