Une fois le projet accepté, une convention de subvention est mise à disposition sur l'espace dédié au projet sur la plate-forme Penelope Plus, et signée entre le bénéficiaire et l'agence. Elle précise, à travers les conditions générales et l'annexe III, les règles de subvention et de modalités de financement du projet. 

• Seules les activités réalisées pendant la durée de la convention sont considérées comme éligibles. Les règles administratives et financières sont décrites dans la convention de subvention et ses annexes.
• Des modifications peuvent intervenir au cours du projet et changer le contenu de la convention (voir le guide des établissements pour l'organisation des mobilités KA107 qui rappellent les demandes possibles). Ces modifications doivent faire l'objet d'une demande motivée auprès de l'agence par demande écrite au plus tard un mois avant la fin de la durée contractuelle du projet. Dans un premier temps, l'Agence vous transmettra un formulaire de demande d'avenant à compléter. Après avoir étudié votre demande, l'Agence apportera une réponse formelle et émettra un avenant à votre contrat, le cas échéant.
• La candidature peut prévoir plusieurs destinations et des départs collectifs ou individuels.
• Une visite de suivi par l'agence est également possible, notamment en cas de difficultés ou au contraire pour communiquer sur d'excellents résultats ou pratiques. 

L'impact :

Il peut se définir comme étant l'ensemble des changements constatés auprès des groupes cibles, des institutions et des systèmes, directement imputables aux activités et résultats du projet.

Il se distingue bien des résultats qui sont les réalisations de l'activité ou du projet européen financé.

Les impacts se mesurent à différents niveaux :

• au niveau individuel : amélioration des compétences, motivation accrue pour la poursuite d'études, meilleure employabilité sur un secteur, renouvellement des pratiques, etc.
• au niveau institutionnel : offre de formation en adéquation avec les compétences recherchées sur le marché de l'emploi, développement de l'innovation pédagogique, internationalisation des établissements, développement des partenariats avec le monde de l'entreprise, etc.
• au niveau systémique : harmonisation des pratiques, adoption d'outils au niveau académique, etc.

Un véritable dispositif d'évaluation et de mesure des impacts doit être mis en œuvre dès le début du projet, grâce à des indicateurs quantitatifs ou qualitatifs et des outils adaptés aux projets. Exemples : nombre d'inscriptions à une formation, satisfaction des groupes cibles à l'égard d'un service développé…

Dissémination et Valorisation :

Il est essentiel de communiquer sur son projet tout au long de sa mise en œuvre et d'informer ceux qui ne sont pas directement impliqués : diffusion des résultats, promotion de l'action dans le cadre du projet, valorisation des bonnes pratiques (outils de gestion, méthodologie…). Un plan de dissémination doit être élaboré dès la candidature : que communique-t-on, quand, à qui, comment ?

 Pour les participants au programme, outre la reconnaissance de la période de mobilité européenne dans le parcours de formation, l'expérience acquise peut être valorisée grâce aux outils Europass. L'Europass Mobilité, notamment, décrit la période de formation effectuée à l'étranger et met en évidence les compétences acquises, il est ainsi utile face à de futurs employeurs. Dans le cadre des projets Erasmus+, les demandes d'Europass Mobilité peuvent se faire depuis l'espace projet de Penelope

1/ Le rapport intermédiaire :

Dans le cadre de l'appel à propositions du 04 mars 2015: le rapport intermédiaire devra être soumis au 31 mai 2016 dans l'espace-organisme Penelope+ - onglet "Rapport intermédiaire". Vous aurez jusqu'au 07 juin 2016 pour charger la version signée par le Représentant légal.

Dans le cadre de l'appel additionnel, le rapport intermédiaire devra être soumis au 30 septembre 2016 dans l'espace-organisme Penelope+ - onglet "Rapport intermédiaire". 

Il donne lieu à une évaluation avec un commentaire de la part de l'Agence nationale.

2/ Le rapport final : 

Il est créé par l'outil Mobility Tool+ et sera pré-rempli avec les informations saisies au cours du cycle de vie du projet (nom des établissements des Pays Partenaires, statistiques issues des rapports de participant, chiffres issus des fiches de mobilité). Le bénéficiaire dispose de 60 jours après la date de fin contractuelle du projet de mobilités pour compléter et soumettre le rapport final.

Les rapports de participants sont également gérés via l'outil Mobility Tool+ à partir des fiches de mobilités des participants. Les participants recoivent automatiquement par mail le rapport à compléter et à soumettre en ligne. Le rapport de participant une fois soumis en ligne est publié automatiquement dans la fiche de mobilité du participant concerné.

Tout porteur de projet bénéficiant d'une subvention européenne Erasmus + fera l'objet de contrôle(s) réalisé(s) par l'agence nationale :

- L'analyse du rapport final est le seul contrôle systématique qui concerne donc l'ensemble des porteurs de projet. Elle consiste en la vérification financière des dépenses déclarées, et l'évaluation qualitative des activités et des résultats du projet (sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation). Elle permet de déterminer le montant final de la subvention à laquelle les porteurs de projet peuvent prétendre.

- Les quatre autres contrôles (contrôles sur pièces du rapport final, audit ex-post, audit système et visite de contrôle en cours de projet) s'appliqueront uniquement à certains porteurs de projet en fonction de l'action clé et du secteur concerné, et conformément aux taux et procédures fixés par la Commission européenne (cf. Types de contrôle Erasmus +).