Mobilité de l'enseignement et de la formation professionnels 2016

Fiche bénéficiaire : ressources et conseils pour mener un projet de qualité

L'action en résumé

Un projet de mobilité de la formation professionnelle peut comprendre une ou plusieurs des activités suivantes:

De la mobilité pour les apprenants : stage de 2 semaines à 12 mois

De la mobilité pour les personnels : de 2 jours à 2 mois (hors voyage) :

  • Pour une mission d'enseignement/de formation à l'étranger y compris pour les personnels d'entreprises ;
  • Pour une activité de formation à l'étranger : stage ou observation en entreprise ou dans un établissement de formation professionnelle.

De la mobilité entrante : des personnels d'entreprise peuvent être invités pour délivrer une formation au sein de l'organisme de formation professionnelle candidat et/ou des organismes partenaires français d'un consortium, le cas échéant.

Toute organisation publique ou privée d'un pays participant au programme, active dans le champ de la formation professionnelle initiale et continue peut en bénéficier.

Les dépôts de candidature peuvent être effectués à titre individuel (au nom d'un seul organisme) ou par un consortium (projet groupé - minimum 3 organismes d'Enseignement et de Formation Professionnels français) selon les conditions définies dans le Guide du Programme.

Les organismes titulaires de la Charte de la mobilité pour l'enseignement et la formation professionnels sous Erasmus+ déposent un formulaire de candidature simplifié.

Durée des projets

La durée contractuelle est de 12 à 24 mois en fonction de votre calendrier de travail.

Contractualisation juin 2016

Le candidat choisit la date de démarrage du projet et la durée, qui peut être de 1 an à 2 ans au stade de la candidature, en fonction de l'objectif du projet et du type d'activités prévues. 

Toutes les conventions de subvention débutent entre le 1er Juin 2016 et le 31 décembre 2016 et se terminent selon les dispositions de l'article I.2 de la convention de subvention (Conditions Particulières).  

Ce contrat et ses annexes régissent les modalités d'utilisation de la subvention, du calcul de la subvention finale ainsi que les contrôles pouvant subvenir : une lecture attentive du contrat est indispensable.

Après signature du contrat par l'agence,  un premier financement, à hauteur de 80% de la subvention est versé au contractant (sauf cas particuliers).

A SAVOIR : pour toute mobilité, un contrat de mobilité (annexe VI ou "kit de mobilité" - voir ci-contre)doit être conclu entre le participant, l'organisme d'envoi et l'organisme d'accueil, selon le modèle ci-contre avant le début de la mobilité.

Suivi du projet

Un seul outil : Mobility Tool + pour la saisie des mobilités et leur suivi. Son utilisation est obligatoire.

  • Le suivi budgétaire et financier

Objectif : Réaliser toutes vos mobilités et consommer la subvention octroyée !

Des modifications peuvent intervenir au cours du projet et peuvent changer le contenu de la convention de subvention. Toute modification doit faire l'objet d'une demande motivée auprès de l'agence par écrit via les espaces organismes Penelope+.

Plusieurs types de modification existent :

- Avec avenant : dans le cas de demande de réduction budgétaire (non atteinte des objectifs: diminution du nombre de bourses à réaliser et/ou de semaines...) - au plus tard le 30 avril 2017.

- Avec avenant : modification de la durée du projet, modification de la structure bénéficiaire, modification du partenariat... au plus tard 1 mois avant la date de fin du projet.

- Sans avenant : se référer à l'article I.3.3 de la convention de subvention.

Attention, concernant les avenants de durée, seuls des avenants d'augmentation de durée sont possibles (de 12 à 24 mois).

La technique des coûts unitaires (forfaits) peut parfois poser problème en comptabilité publique. Un guide a été élaboré à destination des gestionnaires et agents comptables des établissements publics (cf. ci-contre).

Consortium et gros porteurs de projet : pour vous aider, un simulateur budgétaire est disponible (à venir), pour gérer au mieux votre subvention.

  • La réalisation du projet

Le formulaire de candidature est votre feuille de route. La mise en œuvre et la réalisation de votre projet doivent être en lien avec les objectifs fixés dans votre formulaire de candidature

  •  La préparation linguistique : plateforme OLS

L'accès à OLS est réservé aux porteurs de projet ayant obtenu des licences dans le cadre de leur convention de subvention.

  •  Le suivi des mobilités sur Mobility Tool+

L'utilisation du logiciel Mobility-Tool+ constitue une obligation contractuelle pour déclarer vos activités et soumettre les rapports qui vous sont demandés.

Mobility Tool+ sert au suivi et au reporting des mobilités. Vous devez y inscrire au fil de l'eau les mobilités réalisées, notamment pour les projets d'envergure.

  • Des outils européens au service de la mobilité

Parmi les 5 documents du passeport européen de compétences Europass, L'Europass Mobilité décrit la période de formation effectuée à l'étranger et met en évidence les compétences acquises. Il sera ainsi un outil utile face à de futurs employeurs. Un guide est à votre disposition sur votre espace organisme Pénélope+, onglet "Europass Mobilité" pour vous faciliter la démarche.

Valorisation / Mesure de l'impact

Les lignes directrices spécifiques à ce sujet figurent à l'annexe II du guide du programme Erasmus+

Evaluation de l'impact
Il peut se définir comme étant l'ensemble des changements constatés auprès des groupes cibles, des institutions et des systèmes, directement imputables aux activités et résultats du projet. Les impacts se mesurent à différents niveaux :

  • Sur les individus,
  • Sur les organismes participant,
  • Au niveau local, régional, national et/ou européen : rapprochement avec le monde de l'entreprise, développement de réseaux de stages en Europe, rapprochement avec les collectivités territoriales, etc.  

Un véritable dispositif d'évaluation et de mesure des impacts doit être élaboré dès le début du projet, à travers la définition d'indicateurs quantitatifs ou qualitatifs et la mise en place d'outils de mesure adaptés.

Diffusion et exploitation des résultats
La diffusion et l'exploitation donnent aux organisations participantes la possibilité de communiquer et de partager les conclusions et résultats obtenus dans le cadre de leur projet, et donc d'accroître l'impact desdits projets, en améliorant leur pérennité et en justifiant la valeur ajoutée européenne d'Erasmus+.

Un plan de diffusion structuré et détaillé des résultats et du projet doit être élaboré dès la préparation de la candidature. Le plan de diffusion décrit les canaux de communication, le public cible, les outils de suivi, les supports de communication et l'objet de la diffusion. La diffusion se fait dès le lancement du projet et continue à l'issue du financement. Veillez à bien indiquer la diffusion que vous allez ou avez réalisée au sein de votre organisme et à l'extérieur de votre organisme.

Rapports

Rapport intermédiaire (pour les projets d'une durée supérieure à 18 mois) : les porteurs de projet doivent remettre (cf. convention de subvention article I.IV) un rapport intermédiaire qui dresse un premier bilan de l'état d'avancement du projet.


Rapport final : les bénéficiaires doivent remettre en fin de période contractuelle (cf. convention de subvention article I.IV) un rapport final sur les aspects qualitatifs et financiers de leur projet. Ce rapport final tient lieu de demande de solde de la subvention.

Contrôles en fin de projet

Tout porteur de projet bénéficiant d'une subvention européenne Erasmus + fera l'objet de contrôle(s) réalisé(s) par l'agence :

- L'analyse du rapport final est le seul contrôle systématique qui concerne donc l'ensemble des porteurs de projet. Elle consiste en la vérification financière des dépenses déclarées, et l'évaluation qualitative des activités et des résultats du projet (sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation). Elle permet de déterminer le montant final de la subvention à laquelle les porteurs de projet peuvent prétendre.

- Les quatre autres contrôles (contrôles sur pièces du rapport final, audit ex-post, audit système et visite de contrôle en cours de projet) s'appliqueront uniquement à certains porteurs de projet en fonction de l'action clé et du secteur concerné, et conformément aux taux et procédures fixés par la Commission Européenne (cf. types de contrôle Erasmus +).

Le programme Erasmus+

Les sites Erasmus+

Commission européenne

Programme Erasmus+

Résultats du programme Erasmus+

OLS : Soutien linguistique en ligne

 

Agence Erasmus+ France / Education Formation

Site de l'agence Erasmus+

Génération Erasmus+

L'actualité du programme

Plusieurs possibilités pour suivre l'actualité du programme :

Réseaux sociaux de la Commission européenne :

Suivre Génération Erasmus (Grand public et bénéficiaires finaux) sur Facebook et Twitter