Une fois le projet accepté, un contrat (appelé "convention de subvention") est mis à disposition du bénéficiaire sur son espace organisme Penelope+. Il devra être signé par le représentant légal et par le directeur de l'agence.

Toutes les conventions de subvention débutent au 1er septembre 2016 et se terminent selon les dispositions de l'article I.2 de la convention de subvention (Partie I - Conditions Particulières).

Dans un délai de 30 jours après la signature de la convention de subvention par l'agence, un premier financement de la subvention est versé au bénéficiaire.

Le contrat et ses annexes régissent les modalités d'utilisation de la subvention, le calcul de la subvention finale ainsi que les contrôles pouvant subvenir : une lecture attentive du contrat est indispensable.

Pour suivre la consommation budgétaire de votre subvention et pour permettre à l'agence de mieux vous accompagner, complétez l'outil Mobility Tool + au fur et à mesure de l'avancement de votre projet. Son utilisation est obligatoire.

La candidature est un document de référence intégré à la convention de subvention, elle constitue le cadre commun du partenariat. Avec la convention qui a validé et éventuellement révisé le périmètre des activités du projet, elle doit vous servir de base pour établir vos propres outils de suivi.

Pendant les réunions de lancement des projets qui se déroulent en octobre-novembre 2016, l'agence propose des exemples d'outils pour suivre le projet dans son ensemble, l'avancée des partenaires, ou des volets spécifiques du projet (productions intellectuelles, mobilités). Le module de formation à la gestion de projet, ci-contre, propose également conseils et outils de suivi.

Des modifications substancielles relatives aux activités et résultats peuvent intervenir en cours du projet. Ces modifications ne doivent cependant pas remettre en question les critères qui ont servi à sélectionner le projet et font l'objet d'un avenant à la convention de subvention.

Dans ce cas, une demande écrite doit être transmise à l'agence avant la réalisation des activités et au plus tard un mois avant la fin de la durée contractuelle du projet. Après avoir étudié votre demande, l'agence pourra donner son accord et émettre un avenant à votre contrat.

Les lignes directrices spécifiques à ce sujet figurent à l'annexe II du guide du programme Erasmus+

Evaluation de l'impact
Il peut se définir comme étant l'ensemble des changements constatés auprès des groupes cibles, des institutions et des systèmes, directement imputables aux activités et résultats du projet. Les impacts se mesurent à différents niveaux :

• Sur les individus,
• Sur les organismes participants,
• Au niveau local, régional, national et/ou européen : rapprochement avec le monde de l'entreprise, développement de réseaux de stages en Europe, rapprochement avec les collectivités territoriales, etc.  

Un véritable dispositif d'évaluation et de mesure des impacts doit être élaboré dès le début du projet, à travers la définition d'indicateurs quantitatifs ou qualitatifs et la mise en place d'outils de mesure adaptés.

Diffusion et exploitation des résultats
La diffusion et l'exploitation donnent aux organisations participantes la possibilité de communiquer et de partager les conclusions et résultats obtenus dans le cadre de leur projet, et donc d'accroître l'impact desdits projets, en améliorant leur pérennité et en justifiant la valeur ajoutée européenne d'Erasmus+.

Un plan de diffusion structuré et détaillé des résultats et du projet doit être élaboré dès la préparation de la candidature. Le plan de diffusion décrit les canaux de communication, le public cible, les outils de suivi, les supports de communication et l'objet de la diffusion. La diffusion se fait dès le lancement du projet et continue à l'issue du financement. Veillez à bien indiquer la diffusion que vous allez ou avez réalisée au sein de votre organisme et à l'extérieur de votre organisme.

Les bénéficiaires doivent remettre des rapports d'activité sur les aspects qualitatifs et financiers du projet à échéances fixes :

• Le rapport intermédiaire intervient à mi-parcours du projet et dresse un premier bilan de l'état d'avancement du projet.
• Le rapport final : les bénéficiaires doivent remettre en fin de période contractuelle un rapport final sur les aspects qualitatifs et financiers de leur projet. Ce rapport final tient lieu de demande de solde de la subvention.

L'utilisation du logiciel Mobility-Tool+ constitue une obligation contractuelle pour déclarer vos activités et soumettre les rapports qui vous sont demandés.

Tout porteur de projet bénéficiant d'une subvention européenne Erasmus + fera l'objet de contrôle(s) réalisé(s) par l'agence :

- L'analyse du rapport final est le seul contrôle systématique qui concerne donc l'ensemble des porteurs de projet. Elle consiste en la vérification financière des dépenses déclarées, et l'évaluation qualitative des activités et des résultats du projet (sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation). Elle permet de déterminer le montant final de la subvention à laquelle les porteurs de projet peuvent prétendre.

- Les quatre autres contrôles (contrôles sur pièces du rapport final, audit ex-post, audit système et visite de contrôle en cours de projet) s'appliqueront uniquement à certains porteurs de projet en fonction de l'action clé et du secteur concerné, et conformément aux taux et procédures fixés par la Commission européenne (cf. Types de contrôle Erasmus +).