Mobilité de l'enseignement scolaire 2014

Fiche bénéficiaire : ressources et conseils pour mener un projet de qualité

L'action en résumé

Qui peut en bénéficier ?

Tout établissement scolaire public ou privé sous contrat de l'enseignement général, technique ou professionnel, de la maternelle au lycée

Un même établissement ne peut soumettre qu'une seule candidature par secteur par dépôt.

Quel est le rôle des organismes participant au projet ?

Organisme d'envoi : il est en charge de la sélection des enseignants et autres personnels actifs dans le domaine de l'enseignement scolaire et de l'organisation de leur mobilité à l'étranger;

Organisme d'accueil : il est en charge de l'accueil et du séjour pédagogique des enseignants et autres membres du personnel de l'enseignement scolaire. A ce titre, il est chargé d'organiser un programme d'activité dédié ou de les inclure dans une activité d'enseignement piloté par lui. Le rôle spécifique de l'organisme d'accueil dépend du type d'activité et de sa relation avec l'organisme d'envoi.

Les différents types d' organismes d'accueil éligibles sont précisés à la page 62 du guide du programme Erasmus + 2014.

Nota Bene: il n'existe plus de catalogue européen de cours en 2014. Pour aider à la recherche d'organisme d'accueil, une plateforme existe ETWINNING. C'est une plateforme européenne dédiée à promouvoir la coopération entre les établissements scolaires d'Europe à travers l'utilisation des nouvelles technologies, qui met à votre disposition un grand nombre d'informations, d'outils et de conseils pour faciliter la mise en place et le démarrage de vos projets.

Les établissements cherchant à accueillir un assistant européen peuvent consulter la plateforme européenne Erasmusintern.org sur les assistants.

Quelles activités ?

Quels types d'activités ? Un projet de mobilité d'une durée de 2 jours à 2 mois (hors voyage), il peut comprendre une ou plusieurs des activités mentionnées dans le guide du programme Erasmus+ 2014, page 62, encadré « Mobilité du personnel ». Il s'adresse aux personnels de l'enseignement scolaire :

Sont éligibles à la mobilité des professionnels de l'enseignement scolaire les établissements de formation initiale, de la maternelle à la fin du second cycle général, technologique ou professionnel, sous tutelle du ministère de l'éducation nationale, du ministère des affaires étrangères ou des ministères chargés de l'agriculture, de la défense, de la santé, des sports et de la culture, qu'ils soient publics ou privés sous contrat.

Les établissements français à l'étranger sont éligibles uniquement s'ils sont situés dans un pays européen participant au programme Erasmus+ et s'ils sont homologués par le ministère de l'éducation nationale qui en publie la liste complète par arrêté annuel.

Les candidatures à un projet de mobilité Erasmus+ enseignement scolaire doivent être présentées par un seul établissement, à titre individuel.

Durée des projets

La durée contractuelle est à choisir entre 12 et 24 mois en fonction de votre calendrier de travail. La demande de financement est annuelle.

Contractualisation Juin 2014

Une fois le projet accepté, une convention de subvention mise à disposition du bénéficiaire sur l'espace organisme Penelope+, est signée par le bénéficiaire (organisme candidat) et l'agence. Toutes les conventions de subvention débutent entre le 1er Juin et le 31 décembre 2014 et se terminent selon les dispositions de l'article 1.2 de la convention de subvention (Partie I Conditions particulières).

Cette convention précise les règles et les modalités de financement du projet.

Dans un délai de 30 jours après la signature par l'agence,  un premier financement, à hauteur de 80% (pour les projets d'une durée de 12 mois) ou 60% (pour les projets d'une durée de 24 mois) de la subvention est versé au contractant (sauf cas particuliers).

Un second versement pour les projets de 24 mois pourra être versé après remise d'un rapport intermédiaire (cf partie rapport).

Nous vous invitons à consulter les supports de l'agence nationale présentés lors des réunions de lancement de projet. Vous y trouverez toutes les informations pour le bon déroulement de votre projet.

Les organismes d'envoi et d'accueil, ainsi que les participants, doivent, préalablement au démarrage des activités de mobilités, s'être entendus sur les activités à conduire par les participants, et les avoir formalisées dans le cadre d'un « contrat financier pour la mobilité » (voir modèle d'annexe IV ci-contre). Il a pour principal but de clarifier les attentes de l'établissement scolaire d'origine, de l'organisation d'accueil et du participant et de s'assurer de la pertinence du séjour à l'étranger.

 

Suivi du projet

La sélection des participants aux mobilités est réalisée par la structure d'envoi, selon une procédure transparente, équitable et documentée. Lorsque le participant est sélectionné, il doit, avec l'aide de l'établissement scolaire d'origine (et de l'organisation partenaire si la mobilité concerne une mission d'enseignement ou une observation en situation de travail), convenir formellement du type de formation à suivre et de son contenu, clarifier la manière dont il se préparera à cette formation et dont il diffusera les connaissances/compétences acquises au sein de l'établissement scolaire et en dehors, ainsi que les avantages de sa participation au niveau institutionnel et à titre personnel.

Ils doivent également convenir de la manière dont la formation sera évaluée et reconnue par l'établissement scolaire d'origine. Ce contrat financier pour la mobilité (voir modèle annexe IV) doit être établi avant le début de l'activité de mobilité. Seules les activités réalisées pendant la durée du contrat financier pour la mobilité sont considérées comme éligibles. Les règles administratives et financières sont décrites dans le contrat et ses annexes.

Dès finalisation de la sélection, il est recommandé de procéder à l'enregistrement de ces participants via l'outil de mobilité Mobility Tool+ : nom, prénom, email, pays de destination, dates de mobilité et durée prévue.

Des modifications peuvent intervenir au cours du projet et peuvent changer le contenu de la convention de subvention. Plusieurs types de modification existent :

    • Avec avenant : dans le cas de demande de réduction budgétaire (non atteinte des objectifs: diminution du nombre de bourses à réaliser et/ou de semaines ...). La modification doit être effectuée au plus tard le 30 avril 2015.
    • Avec avenant : modification de la durée du projet, modification de la structure bénéficiaire, modification du partenariat... La modification doit être effectuée au plus tard 1 mois avant la date de fin du projet.

Attention, concernant les avenants de durée, seuls des avenants d'augmentation de durée sont possibles (de 12 à 24 mois).

    • Sans avenant : veuillez vous référer à l'article I.3.2 de la convention de subvention

Toutes modifications doivent faire l'objet d'une demande motivée auprès de l'agence par écrit via l'espace organisme Penelope+. Après avoir étudié votre demande, l'agence pourra donner son accord par écrit et émettre un avenant à votre convention de subvention, le cas échéant.

Une visite de suivi par l'agence est également possible, notamment en cas de difficultés ou au contraire pour communiquer sur d'excellents résultats ou pratiques. 

Délivrance des Europass Mobilité

Dans le cadre de vos projets Erasmus+, les demandes d'Europass Mobilité sont désormais accessibles et fonctionnent selon un système d'export/import depuis Mobility Tool+ vers votre espace organisme Pénélope+.

Un guide est à votre disposition ci-contre pour vous accompagner dans vos démarches.

Pour plus d'informations sur Europass, rendez-vous sur le site : http://www.europass.fr/

Valorisation / Mesure de l'impact

L'impact du projet devrait faire l'objet d'une évaluation renforcée dans le nouveau programme Erasmus +.

Un véritable dispositif d'évaluation en continu et de mesure des impacts doit être mis en œuvre tout au long de votre projet. Il s'agit de démontrer les répercussions des activités conduites sur les participants, au sein de votre organisation, mais également en-dehors, à l'échelle locale, régionale, nationale ou européenne ; et ce, pendant et après le projet.

Il peut s'agir d'impact en termes de :

  • motivation, compétences et développement de la citoyenneté pour les apprenants ;
  • connaissances d'autres systèmes et pratiques pour les professionnels ;
  • développement de la dimension internationale, de l'innovation pédagogique pour les structures.

Il est en outre essentiel de communiquer sur son projet tout au long de sa mise en œuvre, et d'informer ceux qui ne sont pas directement impliqués : diffusion des résultats, promotion de l'action dans le cadre du projet, valorisation des bonnes pratiques (outils de gestion, méthodologie, …) afin que la mobilité soit inscrite à terme dans les activités normales de la structure.

 

 

Rapports

Les bénéficiaires doivent remettre des rapports d'activité sur les aspects qualitatifs et financiers du projet à échéances fixes :

  • Rapport intermédiaire (uniquement pour les projets de 24 mois) :

 Un premier rapport intermédiaire obligatoire est demandé au 31 mars 2015 ; il dresse un premier bilan sur l'état d'avancement du projet. Si 70% de la première avance est consommée après remise de ce rapport, une seconde avance de 20% est versée.

Il est à rendre sous un format word (voir modèle ci-contre à compléter, signer et scanner) accompagné d'un export de Mobility-Tool+. Ces deux documents devront être envoyés par email uniquement, via Pénélope+, pas d'envoi postal (voir modalités envoyées par email).

Pour les établissements n'ayant pas consommé 70% de l'avance, un second rapport intermédiaire sera demandé au 31 mai 2015.

  • Rapport final :

Le rapport final remis en fin de projet entrainera le versement du solde ou une demande de recouvrement suite à l'analyse de ce rapport. Il doit être soumis dans un délai de 60 jours après la date de fin du projet. Il fait le bilan sur l'ensemble de la période contractuelle : bilan financier et description des activités menées sur la période contractuelle du projet  pour assurer l'organisation des mobilités. Le bénéficiaire pourra joindre tout outil ou annexe qu'il jugera utile pour la bonne compréhension de son rapport final (outils utilisés, kit pédagogique, rétroplanning, etc.). Nota bene : Pas de plus de 5 PJ pour un poids total maximum de 5 Mo.

Le rapport final est créé via l'outil de mobilité (Mobility Tool+) et pré-rempli avec les informations saisies au cours de vie du projet. Les mises à jours doivent être réalisées régulièrement par le bénéficiaire.

Nouveauté : Il n'est pas nécessaire de renseigner les codes PIC des organismes d'accueil dans Mobility Tool+.

Le rapport final ainsi que les questionnaires UE des participants sont évalués par l'Agence sur la base de critères de qualité et peuvent avoir un impact sur le montant final de la subvention (réduction budgétaire sur les frais d'organisation et/ou sur les frais exceptionnels, si octroyés).

 

Contrôles en fin de projet

Le contrôle du rapport final est réalisé par l'agence et son département de Contrôle et d'Evaluation des Projets (DCEP). Ce type de contrôle concerne 100% des projets et détermine le montant final de la subvention à laquelle les bénéficiaires peuvent prétendre.  Il comprend deux étapes :

  1. La vérification financière pour s'assurer de la réalité, de l'éligibilité et de la régularité des dépenses  déclarées au rapport final.
  2. L'évaluation qualitative des activités déclarées en lien avec les résultats du projet.

Elle est réalisée par le DCEP et/ou un (deux) évaluateur(s) externe(s) sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation. Elle pourra avoir un impact direct sur le montant de la subvention finalement accordée .

 Le contrôle sur pièces du rapport final est effectué au stade du contrôle du rapport final, ou ultérieurement, sur la base d'éléments justificatifs  additionnels.

 Le contrôle sur site comprend :

  • La visite en cours de projet effectuée, avant la fin de la période contractuelle, dans les locaux du bénéficiaire pour s'assurer de la mise en œuvre correcte du projet, de l'état d'avancement des activités et de sa qualité (vérification du suivi du calendrier prévisionnel et des documents justificatifs disponibles). Aucune correction financière n'est appliquée à l'issue de ce type de contrôle.
  • L'audit ex-post, effectué à réception du rapport final ou ultérieurement, qui reprend les éléments de vérification du contrôle sur pièces complété par une visite dans les locaux de l'organisme coordinateur pour vérifier les engagements dans leur comptabilité ainsi que les éléments seulement vérifiables sur site.
  • Les audits système pour s'assurer de la conformité des principes généraux de mise en œuvre des activités du projet, de la qualité du contrôle interne opéré,  et des engagements pris par le porteur de projet et validés lors de la contractualisation.

Les contrôles sur pièces du rapport final et les contrôles sur site concernent seulement une partie des bénéficiaires d'une action par appel à propositions conformément au taux et à la procédure fixés par la Commission européenne (liste des projets concernés réalisée sur la base d'un échantillonnage aléatoire ou en cas de suspicion de fraude). Il faut donc veiller à bien anticiper ces éventuels contrôles en rassemblant toutes les pièces justificatives nécessaires pendant toute la phase de mise en œuvre du projet. Les documents doivent être conservés pour une période de cinq ans  à compter de la date de paiement du solde – trois ans si la subvention est inférieure à 60 000€.

Le programme Erasmus+

Les sites Erasmus+

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OLS : Soutien linguistique en ligne

 

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