Le candidat choisit la date de démarrage du projet et la durée, qui peut être de 1 an à 2 ans au stade de la candidature, en fonction de l'objectif du projet et du type d'activités prévues. 

Toutes les conventions de subvention débutent entre le 1er Juin 2017 et le 31 décembre 2017 et se terminent selon les dispositions de l'article I.2 de la convention de subvention (Conditions Particulières).  

Ce contrat et ses annexes régissent les modalités d'utilisation de la subvention, du calcul de la subvention finale ainsi que les contrôles pouvant être réalisés : une lecture attentive du contrat est indispensable.

Après signature du contrat par l'agence,  un premier financement, à hauteur de 80% de la subvention est versé au contractant (sauf cas particuliers).

A SAVOIR : pour toute mobilité, un "kit de mobilité" (contrat de mobilité) doit être conclu entre le participant, l'organisme d'envoi et l'organisme d'accueil, selon le modèle ci-contre avant le début de la mobilité.

Un seul outil : Mobility Tool + pour la saisie des mobilités et leur suivi. Son utilisation est obligatoire.

• Le suivi budgétaire et financier

Objectif : Réaliser toutes vos mobilités et consommer la subvention octroyée !

Des modifications peuvent intervenir au cours du projet et peuvent changer le contenu de la convention de subvention. Toute modification doit faire l'objet d'une demande motivée auprès de l'agence par écrit via les espaces organismes Penelope+.

Plusieurs types de modification existent :

- Avec avenant : dans le cas de demande de réduction budgétaire (non atteinte des objectifs: diminution du nombre de bourses à réaliser et/ou de semaines...) - au plus tard le 30 avril 2018.

- Avec avenant : modification de la durée du projet, modification de la structure bénéficiaire, modification du partenariat... au plus tard 1 mois avant la date de fin du projet.

- Sans avenant : se référer à l'article I.3.3 de la convention de subvention.

Attention, concernant les avenants de durée, seuls des avenants d'augmentation de durée sont possibles (de 12 à 24 mois).

La technique des coûts unitaires (forfaits) peut parfois poser problème en comptabilité publique. Un guide a été élaboré à destination des gestionnaires et agents comptables des établissements publics (cf. ci-contre).

• La réalisation du projet

Le formulaire de candidature est votre feuille de route. La mise en œuvre et la réalisation de votre projet doivent être en lien avec les objectifs fixés dans votre formulaire de candidature

•  La préparation linguistique : plateforme OLS

L'accès à OLS est réservé aux porteurs de projet ayant obtenu des licences dans le cadre de leur convention de subvention.

•  Le suivi des mobilités sur Mobility Tool+

L'utilisation du logiciel Mobility-Tool+ constitue une obligation contractuelle pour déclarer vos activités et soumettre les rapports qui vous sont demandés.

Mobility Tool+ sert au suivi et au reporting des mobilités. Vous devez y inscrire au fil de l'eau les mobilités réalisées, notamment pour les projets d'envergure.

• Des outils européens au service de la mobilité

Parmi les 5 documents du passeport européen de compétences Europass, L'Europass Mobilité décrit la période de formation effectuée à l'étranger et met en évidence les compétences acquises. Il sera ainsi un outil utile face à de futurs employeurs. Un guide est à votre disposition sur votre espace organisme Pénélope+, onglet "Europass Mobilité" pour vous faciliter la démarche.

Les lignes directrices spécifiques à ce sujet figurent à l'annexe II du guide du programme Erasmus+

Evaluation de l'impact
Il peut se définir comme étant l'ensemble des changements constatés auprès des groupes cibles, des institutions et des systèmes, directement imputables aux activités et résultats du projet. Les impacts se mesurent à différents niveaux :

• Sur les individus,
• Sur les organismes participants,
• Au niveau local, régional, national et/ou européen : rapprochement avec le monde de l'entreprise, développement de réseaux de stages en Europe, rapprochement avec les collectivités territoriales, etc.  

Un véritable dispositif d'évaluation et de mesure des impacts doit être élaboré dès le début du projet, à travers la définition d'indicateurs quantitatifs ou qualitatifs et la mise en place d'outils de mesure adaptés.

Diffusion et exploitation des résultats
La diffusion et l'exploitation donnent aux organisations participantes la possibilité de communiquer et de partager les conclusions et résultats obtenus dans le cadre de leur projet, et donc d'accroître l'impact desdits projets, en améliorant leur pérennité et en justifiant la valeur ajoutée européenne d'Erasmus+.

Un plan de diffusion structuré et détaillé des résultats et du projet doit être élaboré dès la préparation de la candidature. Le plan de diffusion décrit les canaux de communication, le public cible, les outils de suivi, les supports de communication et l'objet de la diffusion. La diffusion se fait dès le lancement du projet et continue à l'issue du financement. Veillez à bien indiquer la diffusion que vous allez ou avez réalisée au sein de votre organisme et à l'extérieur de votre organisme.

Rapport intermédiaire (pour les projets d'une durée supérieure à 18 mois) : les porteurs de projet doivent remettre (cf. convention de subvention article I.IV) un rapport intermédiaire qui dresse un premier bilan de l'état d'avancement du projet.

Rapport final : les bénéficiaires doivent remettre en fin de période contractuelle (cf. convention de subvention article I.IV) un rapport final sur les aspects qualitatifs et financiers de leur projet. Ce rapport final tient lieu de demande de solde de la subvention.

Tout porteur de projet bénéficiant d'une subvention européenne Erasmus + fera l'objet de contrôle(s) réalisé(s) par l'agence :

- L'analyse du rapport final est le seul contrôle systématique qui concerne donc l'ensemble des porteurs de projet. Elle consiste en la vérification financière des dépenses déclarées, et l'évaluation qualitative des activités et des résultats du projet (sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation). Elle permet de déterminer le montant final de la subvention à laquelle les porteurs de projet peuvent prétendre.

- Les quatre autres contrôles (contrôles sur pièces du rapport final, audit ex-post, audit système et visite de contrôle en cours de projet) s'appliqueront uniquement à certains porteurs de projet en fonction de l'action clé et du secteur concerné, et conformément aux taux et procédures fixés par la Commission Européenne (cf. types de contrôle Erasmus +).