Une fois le projet accepté, une convention de subvention est signée par le bénéficiaire et l'agence nationale Erasmus+.

Cette convention précise les règles et les modalités de financement du projet :

• Dans un délai de 30 jours après signature de la convention par l'agence nationale Erasmus+, un préfinancement de 80% de la subvention est réalisé
• Le rapport final de fin de projet entrainera le versement du solde ou une décision de recouvrement.

Seules les activités réalisées pendant la durée du contrat de mobilité sont considérées comme éligibles. Les règles administratives et financières sont décrites dans la convention de subvention et ses annexes.

Des modifications peuvent intervenir au cours du projet et changer le contenu de la convention. Elles doivent faire l'objet d'une demande écrite auprès de l'agence au plus tard un mois avant la fin de la durée contractuelle du projet. L'agence émettra un avis et un avenant le cas échéant.

Important : le bénéficiaire, par obligation contractuelle, doit utiliser l'outil de gestion européen Mobility Tool+ pour déclarer toutes les mobilités effectuées au cours de la convention de référence.

Une visite de suivi par l'agence nationale est possible, notamment en cas de difficultés ou au contraire pour communiquer sur d'excellents résultats ou de bonnes pratiques.

Les lignes directrices spécifiques à ce sujet figurent à l'annexe II du guide du programme Erasmus+.

Evaluation de l'impact
Il peut se définir comme étant l'ensemble des changements constatés auprès des groupes cibles, des institutions et des systèmes, directement imputables aux activités et résultats du projet. Les impacts se mesurent à différents niveaux :
• Sur les individus
• Sur les organismes participant
• Au niveau local, régional, national et/ou européen : rapprochement avec le monde de l'entreprise, développement de réseaux de stages en Europe, rapprochement avec les collectivités territoriales, etc.
Un véritable dispositif d'évaluation et de mesure des impacts doit être élaboré dès le début du projet, à travers la définition d'indicateurs quantitatifs ou qualitatifs et la mise en place d'outils de mesure adaptés.

Diffusion et exploitation des résultats
La diffusion et l'exploitation donnent aux organisations participantes la possibilité de communiquer et de partager les conclusions et résultats obtenus dans le cadre de leur projet, et donc d'accroître l'impact desdits projets, en améliorant leur pérennité et en justifiant la valeur ajoutée européenne d'Erasmus+.
Un plan de diffusion structuré et détaillé des résultats et du projet doit être élaboré dès la préparation de la candidature. Le plan de diffusion décrit les canaux de communication, le public cible, les outils de suivi, les supports de communication et l'objet de la diffusion. La diffusion se fait dès le lancement du projet et continue à l'issue du financement. Veillez à bien indiquer la diffusion que vous allez ou avez réalisée au sein de votre organisme et à l'extérieur de votre organisme.

Rapport intermédiaire : les porteurs de projet doivent remettre à date fixe un rapport intermédiaire qui dresse un premier bilan de l'état d'avancement du projet.

Rapport final : les bénéficiaires doivent remettre en fin de période contractuelle un rapport final sur les aspects qualitatifs et financiers de leur projet. Ce rapport final tient lieu de demande de solde de la subvention.

Tout porteur de projet bénéficiant d'une subvention européenne Erasmus + fera l'objet de contrôle(s) réalisé(s) par l'agence :

- L'analyse du rapport final est le seul contrôle systématique qui concerne donc l'ensemble des porteurs de projet. Elle consiste en la vérification financière des dépenses déclarées, et l'évaluation qualitative des activités et des résultats du projet (sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation). Elle permet de déterminer le montant final de la subvention à laquelle les porteurs de projet peuvent prétendre.

- Les quatre autres contrôles (contrôles sur pièces du rapport final, audit ex-post, audit système et visite de contrôle en cours de projet) s'appliqueront uniquement à certains porteurs de projet en fonction de l'action clé et du secteur concerné, et conformément aux taux et procédures fixés par la Commission européenne (cf. Types de contrôle Erasmus +).