Partenariats de l'enseignement supérieur 2017

Fiche bénéficiaire : ressources et conseils pour mener un projet de qualité

L'action en résumé

Un partenariat de type « innovation » est un projet de coopération entre au moins 3 établissements européens.

Un projet centré sur l'innovation doit élaborer des productions novatrices et/ou s'engager dans des activités intensives de diffusion et d'exploitation de nouvelles méthodes, pratiques ou approches existantes. Ce type de partenariat peut demander un financement spécifique pour des productions intellectuelles et des évènements de dissémination.

 

Priorités thématiques nationales 2017 : la promotion de l'inclusion des personnes en situation de handicap, la prévention de l'illettrisme, la lutte contre le décrochage, et la maîtrise des compétences clés et des compétences transversales

 

L'inscription sur le secteur de l'enseignement supérieur se justifie au regard des priorités du programme et des publics majoritairement  ciblés.

 

Il est aussi possible de s'adresser à différents secteurs, donc à une pluralité de priorités et de publics cibles : des étudiants universitaires ET des apprenants de la formation professionnelle et/ou des élèves du secondaire, etc.  Dans ce cas, il s'agira d'un projet transsectoriel.

 

La participation de partenaires localisés dans un pays non membre du programme est possible sous réserve d'être dûment justifiée et d'apporter une valeur ajoutée essentielle au projet. Pour plus d'informations concernant les activités auxquelles sont éligibles ces pays : consultez la foire aux questions.

Durée des projets

La durée de votre projet peut s'inscrire entre 24 et 36 mois en fonction de votre calendrier de travail.

Une fois le projet accepté, un contrat (appelé "convention de subvention") est mis à disposition du bénéficiaire sur son espace organisme Penelope+. Il devra être signé par le représentant légal et par le directeur de l'agence.

 

Dans un délai de 30 jours après la signature par l'agence, un premier financement de la subvention est versé au bénéficiaire.

Ce contrat et ses annexes régissent les modalités d'utilisation de la subvention, de calcul de la subvention finale ainsi que les contrôles pouvant subvenir : une lecture attentive du contrat est indispensable.

A SAVOIR: C'est le coordonnateur du projet qui perçoit l'intégralité de la subvention attribuée au projet. Il peut s'il le souhaite établir des sous-contrats avec ses partenaires, qui définissent les obligations de chacun en termes financiers et au regard des activités à conduire.

Pour suivre la consommation budgétaire de votre subvention et pour permettre à l'agence de mieux vous accompagner, complétez l'outil Mobility Tool + au fur et à mesure de l'avancement de votre projet. Son utilisation est obligatoire.

La candidature est un document de référence intégré à la convention de subvention, elle constitue le cadre commun du partenariat. Avec la convention qui a validé et éventuellement révisé le périmètre des activités du projet, elle doit vous servir de base pour établir vos propres outils de suivi.

Pendant les réunions de lancement des projets qui se dérouleront en octobre-novembre 2017, l'agence propose des exemples d'outils pour suivre le projet dans son ensemble, l'avancée des partenaires, ou des volets spécifiques du projet (productions intellectuelles, mobilités). Le module de formation à la gestion de projet, ci-contre, propose également conseils et outils de suivi.

Des modifications substantielles relatives aux activités et résultats peuvent intervenir en cours du projet. Ces modifications ne doivent cependant pas remettre en question les critères qui ont servi à sélectionner le projet et font l'objet d'un avenant à la convention de subvention.

Dans ce cas, une demande écrite doit être transmise à l'agence avant la réalisation des activités et au plus tard un mois avant la fin de la durée contractuelle du projet. Après avoir étudié votre demande, l'agence pourra donner son accord et émettre un avenant à votre contrat.

La situation actuelle liée au Covid-19 peut affecter le bon déroulement de votre convention de subvention Erasmus+.

Votre organisme a la possibilité de demander l'application d'un cas de force majeure pour toutes les activités qui ont été impactées.

 Procédure de déclaration de cas de force majeure

La clause de « Cas de Force Majeure » (CFM) est applicable, conformément aux conditions générales des conventions de subvention. Le CFM n'a pas pour objet d'abonder financièrement le montant alloué à la convention de subvention de l'organisme bénéficiaire.

Vous trouverez dans la rubrique « documents de référence », le récapitulatif des possibilités de déclaration de cas de force majeure pour les trois postes budgétaires suivants :

  1. Réunions transnationales de projet
  2. Activités d'apprentissage, d'enseignement et de formation
  3. Evènements de dissémination

L'Agence a mis en place une cellule ad hoc pour le traitement des CFM ainsi qu'une procédure spécifique de déclaration des CFM, suivant ces modalités :

  • La demande de CFM doit concerner 1 projet et doit regrouper l'ensemble des activités concernées ;
  • Le dépôt de ce CFM doit être transmis à l'Agence, 1 mois avant la fin de la période contractuelle pour instruction ;
  • La déclaration de CFM fera l'objet d'une décision de l'Agence dans les 30 jours suivant le dépôt.

A noter : toutes les activités impactées par le COVID-19 doivent être saisies dans Mobility Tool+. Un outil de déclaration est à compléter pour permettre la vérification puis l'instruction des éléments soumis, afin de valider l'éligibilité des financements et coûts supplémentaires engagés.

L'instruction de saisie et l'outil de déclaration du CFM sont disponibles dans la rubrique « pour vous aider ».

Il est demandé aux bénéficiaires de prendre connaissance de l'ensemble de la documentation mise à sa disposition avant de contacter l'adresse suivante pour d'éventuelles questions complémentaires : partenariats@agence-erasmus.fr.

A noter : Dès à présent, les bénéficiaires doivent conserver toutes les pièces susceptibles de justifier les dépenses engagées.

La demande finalisée de CFM devra parvenir par courriel à l'adresse suivante : CFM-covid19@agence-erasmus.fr avec les pièces justificatives demandées.

 

Les lignes directrices spécifiques à ce sujet figurent à l'annexe II du guide du programme Erasmus+

Evaluation de l'impact
Il peut se définir comme étant l'ensemble des changements constatés auprès des groupes cibles, des institutions et des systèmes, directement imputables aux activités et résultats du projet. Les impacts se mesurent à différents niveaux :

  • Sur les individus,
  • Sur les organismes participants,
  • Au niveau local, régional, national et/ou européen : rapprochement avec le monde de l'entreprise, développement de réseaux de stages en Europe, rapprochement avec les collectivités territoriales, etc.  

Un véritable dispositif d'évaluation et de mesure des impacts doit être élaboré dès le début du projet, à travers la définition d'indicateurs quantitatifs ou qualitatifs et la mise en place d'outils de mesure adaptés.

Diffusion et exploitation des résultats
La diffusion et l'exploitation donnent aux organisations participantes la possibilité de communiquer et de partager les conclusions et résultats obtenus dans le cadre de leur projet, et donc d'accroître l'impact desdits projets, en améliorant leur pérennité et en justifiant la valeur ajoutée européenne d'Erasmus+.

Un plan de diffusion structuré et détaillé des résultats et du projet doit être élaboré dès la préparation de la candidature. Le plan de diffusion décrit les canaux de communication, le public cible, les outils de suivi, les supports de communication et l'objet de la diffusion. La diffusion se fait dès le lancement du projet et continue à l'issue du financement. Veillez à bien indiquer la diffusion que vous allez ou avez réalisée au sein de votre organisme et à l'extérieur de votre organisme.

Les bénéficiaires doivent remettre des rapports d'activité sur les aspects qualitatifs et financiers du projet à échéances fixes :

  • Le rapport intermédiaire intervient à mi-parcours du projet et dresse un premier bilan de l'état d'avancement du projet.
  • Le rapport final : les bénéficiaires doivent remettre en fin de période contractuelle un rapport final sur les aspects qualitatifs et financiers de leur projet. Ce rapport final tient lieu de demande de solde de la subvention.

L'utilisation du logiciel Mobility Tool+ constitue une obligation contractuelle pour déclarer vos activités et soumettre le rapport final.

Tout porteur de projet bénéficiant d'une subvention européenne Erasmus + fera l'objet de contrôle(s) réalisé(s) par l'agence :

- L'analyse du rapport final est le seul contrôle systématique qui concerne donc l'ensemble des porteurs de projet. Elle consiste en la vérification financière des dépenses déclarées, et l'évaluation qualitative des activités et des résultats du projet (sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation). Elle permet de déterminer le montant final de la subvention à laquelle les porteurs de projet peuvent prétendre.

- Les quatre autres contrôles (contrôles sur pièces du rapport final, audit ex-post, audit système et visite de contrôle en cours de projet) s'appliqueront uniquement à certains porteurs de projet en fonction de l'action clé et du secteur concerné, et conformément aux taux et procédures fixés par la Commission européenne (cf. Types de contrôle Erasmus +).

Le programme Erasmus+

Les sites Erasmus+

Commission européenne

Programme Erasmus+

Résultats du programme Erasmus+

OLS : Soutien linguistique en ligne

 

Agence Erasmus+ France / Education Formation

Site de l'agence Erasmus+

StatErasmus+

L'actualité du programme

Plusieurs possibilités pour suivre l'actualité du programme :

Réseaux sociaux de la Commission européenne :

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