Mobilité de l'éducation des adultes 2018

Fiche bénéficiaire : ressources et conseils pour mener un projet de qualité

L'action en résumé

L'inscription sur le secteur de l'éducation des adultes se justifie au regard du public cible (apprenants de l'éducation des adultes) et des participants visés par le projet, en l'occurrence des formateurs.

Sont donc concernés les formateurs et le personnel, les responsables de structure, éducateurs, animateurs, conseillers, enseignants qu'ils soient bénévoles ou salariés de l'organisme (privé ou public) travaillant avec des personnes de plus de 16 ans, sorties du système scolaire et non-inscrits dans un parcours de formation professionnelle.

Un projet de mobilité de l'éducation des adultes peut comprendre une ou plusieurs des activités suivantes:

Durée de 2 jours à 2 mois (hors voyage)

  • Participer à des cours structurés ou évènements de formation
  • Partir en stage d'observation en situation de travail au sein de structures actives dans l'éducation des Adultes
  • Dispenser des cours/formations au sein d'une structure partenaire à l'étranger

Les participants éligibles sont tous les personnels rattachés soit à un établissement candidat soit à un organisme partenaire, membre d'un consortium.

Durée des projets

La durée contractuelle est de 12 à 24 mois en fonction de votre calendrier de travail.

Le candidat choisit la date de démarrage du projet et la durée, qui peut être de 1 an à 2 ans au stade de la candidature, en fonction de l'objectif du projet et du type d'activités prévues. 

Toutes les conventions de subvention débutent entre le 1er Juin  2018 et le 31 décembre  2018 et se terminent selon les dispositions de l'article I.2 de la convention de subvention (Conditions Particulières).  

Ce contrat et ses annexes régissent les modalités d'utilisation de la subvention, du calcul de la subvention finale ainsi que les contrôles pouvant être réalisés : une lecture attentive du contrat est indispensable.

Après signature du contrat par l'agence, un premier financement, à hauteur de 80% de la subvention est versé au contractant (sauf cas particuliers).

A SAVOIR : pour toute mobilité, un "Kit de mobilité" (contrat de mobilité) doit être passé entre le participant, l'organisme d'envoi et l'organisme d'accueil, selon le modèle ci-contre avant le début de la mobilité.

Un seul outil : Mobility Tool + pour la saisie des mobilités et leur suivi. Son utilisation est obligatoire. Ce logiciel servira notamment pour l'Agence comme outil de gestion.

  • Le suivi budgétaire et financier

Objectif : réaliser toutes vos mobilités et consommer la subvention octroyée ! 

Des modifications peuvent intervenir au cours du projet et peuvent changer le contenu de la convention de subvention. Toute modification doit faire l'objet d'une demande motivée auprès de l'agence par écrit via les espaces organismes Penelope+.

Plusieurs types de modification existent :

- Avec avenant : dans le cas de demande de réduction budgétaire (non atteinte des objectifs: diminution du nombre de bourses à réaliser et/ou de semaines...). Au plus tard le 30 avril 2019

- Avec avenant : modification de la durée du projet, modification de la structure bénéficiaire, modification du partenariat... au plus tard 1 mois avant la date de fin de projet.

- Sans avenant : se référer à l'article I.3.3 de la convention de subvention.

La technique des unités de coûts unitaires (forfaits) peut parfois poser problème en comptabilité publique. Un guide a été élaboré à destination des gestionnaires et agents comptables des établissements publics (cf : ci-contre).

  • La réalisation du projet

Le formulaire de candidature est votre feuille de route. La mise en œuvre et la réalisation de votre projet doivent être en lien avec les objectifs fixés dans votre formulaire de candidature.

  • Questionnaire de suivi

Dans le cadre de sa politique d'amélioration du taux d'utilisation des subventions relatives au programme Erasmus+, l'agence nationale a souhaité mettre en place des questionnaires de suivi pendant le cycle de vie d'un projet de mobilité. Ainsi, pour la convention 2018, chaque bénéficiaire (établissement financé) se verra destinataire d'un questionnaire de suivi (envoi au représentant légal ou personne de contact). Selon la durée du projet (24 mois maximum), l'agence procédera à un ou deux envois de questionnaire durant la période de réalisation du projet. Ce sera l'occasion pour l'agence nationale de suivre la progression de la mise en œuvre du projet et d'identifier les établissements qui nécessitent un accompagnement individuel spécifique (un entretien téléphonique ou une visite sur site).

  •  Le suivi des mobilités sur Mobility Tool+

L'utilisation du logiciel Mobility-Tool+ constitue une obligation contractuelle pour déclarer vos activités et soumettre les rapports qui vous sont demandés.

Mobility Tool+ est un outil de gestion pour le suivi de vos mobilités et de votre budget. Son utilisation est obligatoire. Vous devez inscrire au fil de l'eau les mobilités réalisées, notamment pour les projets d'envergure. Des guides sont disponibles dans votre espace organisme.

La reconnaissance des Mobilités : Europass Mobilité

Les demandes d'Europass Mobilité fonctionnent par export/import depuis Mobility Tool+ vers votre espace organisme Penelope+.

 

Pour toute question relative au Brexit consultez la page dédiée sur le site Erasmus+.

La situation actuelle liée au Covid-19 peut affecter le bon déroulement de votre convention de subvention Erasmus+.

Les mesures qui suivent ont pour objectifs :

  1. de limiter autant que possible l'impact financier pour les participants en ouvrant la prise en charge des dépenses supplémentaires liées aux situations individuelles et ;
  2. de garantir aux organismes bénéficiaires le maintien du soutien organisationnel dans la situation présente.

Procédure de déclaration de Cas de Force Majeure

La clause de « Cas de Force Majeure » est applicable, conformément aux conditions générales des conventions de subvention.

Compte tenu du caractère exceptionnel de la situation et en lien avec les Agences nationales, la Commission européenne a souhaité adapter les règles et les procédures du Cas de Force Majeure (CFM) pour l'éligibilité des coûts engagés par les participants.

Le CFM n'a pas pour objet d'abonder financièrement le montant alloué à la convention de subvention de l'établissement ou de l'organisme bénéficiaire.

L'Agence a mis en place une cellule ad hoc pour le traitement des CFM ainsi qu'une procédure spécifique de déclaration des CFM, suivant ces modalités :

  • Votre demande de CFM doit être préparée par lot regroupant un ensemble des mobilités concernées ;
  • Le dépôt de ce CFM devra être transmis à l'Agence, 1 mois avant la fin de la période contractuelle pour instruction ;
  • La déclaration de CFM fera l'objet d'une décision de l'Agence dans les 30 jours suivant le dépôt.

A noter : Toutes les mobilités impactées par le COVID-19 doivent être saisies dans Mobility Tool+. Un outil de déclaration est à compléter pour permettre la vérification puis l'instruction des éléments soumis, afin de valider l'éligibilité des financements et coûts supplémentaires engagés.

Il est demandé aux bénéficiaires de prendre connaissance de l'ensemble de la documentation mise à sa disposition avant de contacter l'adresse suivante pour d'éventuelles questions complémentaires : mobilite@agence-erasmus.fr

La demande finalisée de CFM devra parvenir par courriel à l'adresse suivante : CFM-covid19@agence-erasmus.fr avec les pièces justificatives demandées.

Les lignes directrices spécifiques à ce sujet figurent à l'annexe II du guide du programme Erasmus+

Evaluation de l'impact

Il peut se définir comme étant l'ensemble des changements constatés auprès des groupes cibles, des institutions et des systèmes, directement imputables aux activités et résultats du projet. Les impacts se mesurent à différents niveaux :
• Sur les individus,
• Sur les organismes participants,
• Au niveau local, régional, national et/ou européen : rapprochement avec le monde de l'entreprise, développement de réseaux de stages en Europe, rapprochement avec les collectivités territoriales, etc.

Un véritable dispositif d'évaluation et de mesure des impacts doit être élaboré dès le début du projet, à travers la définition d'indicateurs quantitatifs ou qualitatifs et la mise en place d'outils de mesure adaptés.

 

Diffusion et exploitation des résultats

La diffusion et l'exploitation donnent aux organisations participantes la possibilité de communiquer et de partager les conclusions et résultats obtenus dans le cadre de leur projet, et donc d'accroître l'impact desdits projets, en améliorant leur pérennité et en justifiant la valeur ajoutée européenne d'Erasmus+.

Un plan de diffusion structuré et détaillé des résultats et du projet doit être élaboré dès la préparation de la candidature. Le plan de diffusion décrit les canaux de communication, le public cible, les outils de suivi, les supports de communication et l'objet de la diffusion.

La diffusion se fait dès le lancement du projet et continue à l'issue du financement. Veillez à bien indiquer la diffusion que vous allez ou avez réalisée au sein de votre organisme et à l'extérieur de votre organisme.


Rapport final : les bénéficiaires doivent remettre en fin de période contractuelle (cf. convention de subvention article I.IV) un rapport final sur les aspects qualitatifs et financiers de leur projet. Ce rapport final tient lieu de demande de solde de la subvention.

Tout porteur de projet bénéficiant d'une subvention européenne Erasmus + fera l'objet de contrôle(s) réalisé(s) par l'agence :

- L'analyse du rapport final est le seul contrôle systématique qui concerne donc l'ensemble des porteurs de projet. Elle consiste en la vérification financière des dépenses déclarées, et l'évaluation qualitative des activités et des résultats du projet (sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation). Elle permet de déterminer le montant final de la subvention à laquelle les porteurs de projet peuvent prétendre.

- Les quatre autres contrôles (contrôles sur pièces du rapport final, audit ex-post, audit système et visite de contrôle en cours de projet) s'appliqueront uniquement à certains porteurs de projet en fonction de l'action clé et du secteur concerné, et conformément aux taux et procédures fixés par la Commission européenne (cf. Types de contrôle Erasmus +).

Le programme Erasmus+

Les sites Erasmus+

Commission européenne

Programme Erasmus+

Résultats du programme Erasmus+

OLS : Soutien linguistique en ligne

 

Agence Erasmus+ France / Education Formation

Site de l'agence Erasmus+

StatErasmus+

L'actualité du programme

Plusieurs possibilités pour suivre l'actualité du programme :

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