Une fois le projet accepté, un contrat financier est mis à disposition du bénéficiaire sur son espace projet Penelope Plus, et signé entre le bénéficiaire et l'agence.

Il précise les règles de subvention et modalités de financement du projet.

Dans un délai de 30 jours après signature du contrat par l'agence,  un premier financement, à hauteur de 80% de la subvention est versé au contractant. 

Un second versement et/ou un solde est versé après remise d'un rapport d'activités, intermédiaire et/ou final. Les versements peuvent être échelonnés en fonction de l'analyse de capacité financière qui aura été faite pour certaines structures.

Dans le cas de projets d'une durée supérieure à 2 ans, le premier préfinancement s'élève à seulement 40% du montant du contrat financier. Un second préfinancement à hauteur de 40% intervient après examen du rapport intermédiaire, et sous conditions. Le troisième versement est assujetti à l'analyse du rapport final.

Nous vous invitons à consulter et utiliser les supports de l'agence nationale présentés lors des réunions de lancement de projet, qui ont lieu chaque année.

Seules les activités réalisées pendant la durée du contrat du partenariat  sont considérées comme éligibles. Les règles administratives et financières sont décrites dans le contrat et ses annexes.

Des modifications peuvent intervenir au cours du projet et changer le contenu du contrat. Ces modifications doivent faire l'objet d'une demande motivée auprès de l'agence par demande écrite au plus tard un mois avant la fin de la durée contractuelle du projet. Après avoir étudié votre demande, l'agence pourra donner son accord et émettre un avenant à votre contrat, le cas échéant.

Une visite de suivi par l'agence est également possible, notamment en cas de difficultés ou au contraire pour communiquer sur d'excellents résultats ou pratiques. 

Délivrance des Europass Mobilité

Dans le cadre de vos projets Erasmus+, les demandes d'Europass Mobilité seront possibles courant automne 2014 et fonctionneront avec un import depuis Mobility Tool.

Un guide sera mis à votre disposition à ce moment-là pour vous faciliter la démarche.

L'impact du projet devrait faire l'objet d'une évaluation renforcée dans le nouveau programme Erasmus +.

Un véritable dispositif d'évaluation en continu et de mesure des impacts doit être mis en œuvre tout au long de votre projet. Il s'agit de démontrer les répercussions des activités conduites sur les participants, au sein de votre organisation, mais également en-dehors, à l'échelle locale, régionale, nationale ou européenne ; et ce, pendant et après le projet.

Il peut s'agir d'impact en termes de :

• motivation, compétences et développement de la citoyenneté pour les apprenants ;
• connaissances d'autres systèmes et pratiques pour les professionnels ;
• développement de la dimension internationale, de l'innovation pédagogique pour les structures.

Il est en outre essentiel de communiquer sur son projet tout au long de sa mise en œuvre, et d'informer ceux qui ne sont pas directement impliqués : diffusion des résultats, promotion de l'action dans le cadre du projet, valorisation des bonnes pratiques (outils de gestion, méthodologie, …) afin que la mobilité soit inscrite à terme dans les activités normales de la structure.

Pour les participants au programme, outre la reconnaissance de la période de mobilité européenne dans le parcours de formation, ils peuvent également valoriser l'expérience acquise au retour, en montrant leur Europass Mobilité à de futurs employeurs. Ce document décrit la période de formation effectuée à l'étranger. Ils peuvent aussi rédiger un CV Europass et retranscrire leurs progrès en langue grâce au Passeport de Langues Europass.

Dans le cadre des projets Erasmus+, les demandes d'Europass Mobilité seront possibles courant automne 2014 et fonctionneront avec un import depuis Mobility Tool.

Un guide sera mis à disposition à ce moment-là pour faciliter la démarche.

Les bénéficiaires doivent remettre des rapports d'activité sur les aspects qualitatifs et financiers du projet à échéances fixes :

• Le rapport intermédiaire intervient à mi-parcours du projet et dresse un premier bilan de l'état d'avancement du projet. Il doit être remis le 30 avril 2015. Les projets de 36 mois doivent rendre un second rapport intermédiaire le 28 février 2016. 
• Le rapport final doit être soumis dans un délai de 60 jours après la date de fin du projet. Il fait le bilan sur l'ensemble de la période contractuelle : bilan financier et description des activités menées. Le bénéficiaire pourra joindre tout outil ou annexe qu'il jugera utile pour la bonne compréhension de son rapport final (outils utilisés, kit pédagogique, rétroplanning, etc.).

Les deux rapports sont créés via l'outil de mobilité (Mobility Tool+), et pré-remplis avec les informations saisies au cours de vie du projet. Les mises à jour sont réalisées régulièrement par le bénéficiaire.

Le rapport final est évalué par l'Agence sur la base de critères de qualité et peut avoir un impact sur le montant final de la subvention.

Tout rapport doit être téléchargé, complété, soumis électroniquement et envoyé par courrier postal.

Le contrôle du rapport final est réalisé par l'agence et son département de Contrôle et d'Evaluation des Projets (DCEP). Ce type de contrôle concerne 100% des projets et détermine le montant final de la subvention à laquelle les bénéficiaires peuvent prétendre.  Il comprend deux étapes :

1. La vérification financière pour s'assurer de la réalité, de l'éligibilité et de la régularité des dépenses  déclarées au rapport final.
2. L'évaluation qualitative des activités déclarées en lien avec les résultats du projet.

Elle est réalisée par le DCEP et/ou un (deux) évaluateur(s) externe(s) sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation. Elle pourra avoir un impact direct sur le montant de la subvention finalement accordée .

 Le contrôle sur pièces du rapport final est effectué au stade du contrôle du rapport final, ou ultérieurement, sur la base d'éléments justificatifs  additionnels.

 Le contrôle sur site comprend :

• La visite en cours de projet effectuée, avant la fin de la période contractuelle, dans les locaux du bénéficiaire pour s'assurer de la mise en œuvre correcte du projet, de l'état d'avancement des activités et de sa qualité (vérification du suivi du calendrier prévisionnel et des documents justificatifs disponibles). Aucune correction financière n'est appliquée à l'issue de ce type de contrôle.
• L'audit ex-post, effectué à réception du rapport final ou ultérieurement, qui reprend les éléments de vérification du contrôle sur pièces complété par une visite dans les locaux de l'organisme coordinateur pour vérifier les engagements dans leur comptabilité ainsi que les éléments seulement vérifiables sur site.
• Les audits système pour s'assurer de la conformité des principes généraux de mise en œuvre des activités du projet, de la qualité du contrôle interne opéré,  et des engagements pris par le porteur de projet et validés lors de la contractualisation.

Les contrôles sur pièces du rapport final et les contrôles sur site concernent seulement une partie des bénéficiaires d'une action par appel à propositions conformément au taux et à la procédure fixés par la Commission européenne (liste des projets concernés réalisée sur la base d'un échantillonnage aléatoire ou en cas de suspicion de fraude). Il faut donc veiller à bien anticiper ces éventuels contrôles en rassemblant toutes les pièces justificatives nécessaires pendant toute la phase de mise en œuvre du projet. Les documents doivent être conservés pour une période de cinq ans  à compter de la date de paiement du solde – trois ans si la subvention est inférieure à 60 000€.