Echanges scolaires Erasmus+ 2019

Fiche bénéficiaire : ressources et conseils pour mener un projet de qualité

L'action en résumé

Les « Echanges scolaires Erasmus + » concernent les équipes éducatives et les élèves, de l'école maternelle au lycée niveau baccalauréat (sections générales, technologiques et professionnelles). Les établissements travaillent sur une thématique commune avec un ou plusieurs établissements en Europe et organisent des échanges entre les pays partenaires.

Quelques principes :

  • Minimum 2 établissements issus d'au moins deux pays européens et maximum 6 établissements participants ;
  • Un budget par établissement et par an de 16 500€ maximum (hors besoins spécifiques et coûts exceptionnels pour frais de voyage élevés) ;
  • Un projet de 1 à 2 ans (3 ans pour les projets de mobilités longues d'élèves) ;
  • Un formulaire de candidature simplifié ;
  • Versement de 80% de la subvention dès le début du projet ;
  • Les soutiens pour les besoins spécifiques, et les coûts exceptionnels frais de voyage élevés ne sont pas inclus dans ce plafond.

Un établissement scolaire français, de la maternelle à la fin du second cycle, peut se positionner:

  • comme partenaire d'un projet coordonné par un établissement scolaire européen membre du programme Erasmus+ ;
  • comme partenaire d'un projet coordonné par un établissement scolaire français ;
  • comme coordonnateur d'un projet déposé auprès de l'Agence Erasmus+ France.

Pour plus d'impact sur le bassin d'Education pensez aux projets inter-degrés, projets entre établissements de même degré aux spécificités communes, projets avec des établissements en REP/REP+ ou novices dans les projets européens, etc.

A noter : l'établissement français coordonnateur ou partenaire du projet ne gère que la partie du financement qui lui revient.

A noter : La sécurité des participants du programme Erasmus + doit rester une préoccupation permanente des établissements d'envoi. Consultez le site www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs pour vous assurer que les zones où se dérouleront les mobilités sont sûres. En cas de difficultés pour la mise en œuvre des mobilités prévues, n'hésitez pas à contacter votre contact à l'Agence Erasmus+ France Education- Formation.

Durée des projets

La durée de votre projet se déroule entre 12 et 24 mois (36 mois pour les projets de mobilités longues d'élèves) en fonction de votre calendrier de travail.

Une fois le projet accepté, un contrat (appelé "convention de subvention") est mis à disposition du bénéficiaire sur son espace organisme Penelope+. Il devra être signé par le représentant légal de l'établissement et par la Directrice de l'agence.

Dans un délai de 30 jours après la signature de la convention de subvention par l'agence, un premier financement de la subvention est versé au bénéficiaire.

Le contrat et ses annexes régissent les modalités d'utilisation de la subvention, le calcul de la subvention finale ainsi que les contrôles pouvant survenir : une lecture attentive du contrat et ses annexes est indispensable.

  • Le suivi budgétaire et financier

Un seul outil : Mobility Tool+ pour la saisie des activités de votre projet et leur suivi. L'utilisation du logiciel Mobility Tool+ constitue une obligation contractuelle pour déclarer vos activités et soumettre les rapports qui vous sont demandés. Ce logiciel servira notamment pour l'Agence comme outil de gestion. Des guides sont disponibles dans votre espace organisme et sur la fiche bénéficiaire ci-contre.

Des modifications substantielles relatives aux activités et résultats peuvent intervenir en cours de projet et changer le contenu de la convention de subvention. Toute modification doit faire l'objet d'une demande motivée auprès de l'agence par écrit via l'espace organisme Penelope+ au plus tard 1 mois avant la date de fin du projet. Il est recommandé d'adresser la demande à l'Agence 2 mois avant la fin du contrat, en vue de garantir sa recevabilité dans les temps.

Plusieurs types de modifications nécessitant un avenant à la convention existent (cf. kit de demande d'avenant rubrique contractualisation).

Des modifications sont également possibles sans avenant dans le cadre contractuel : se référer à l'article I.3.3 de la convention de subvention.

Le système des coûts unitaires (forfaits) peut parfois poser problème en comptabilité publique. Un guide a été élaboré à destination des gestionnaires et agents comptables des établissements publics (cf. ci-contre).

  • La réalisation du projet

Le formulaire de candidature est votre feuille de route. Il s'agit d'un document de référence intégré à la convention de subvention qui constitue le cadre commun du partenariat. La mise en œuvre et la réalisation de votre projet doivent être en lien avec les objectifs fixés dans votre formulaire de candidature. Le module de formation à la gestion de projet, ci-contre, propose également conseils et outils de suivi. 

Pour toute question relative au Brexit : consultez la page dédiée sur le site Erasmus+ et la FAQ ci-contre.

 

 

 

La situation actuelle liée au Covid-19 peut affecter le bon déroulement de votre convention de subvention Erasmus+.

Votre établissement a la possibilité de demander l'application d'un cas de force majeure pour toutes les activités qui ont été impactées.

Procédure de déclaration de cas de force majeure

La clause de « Cas de Force Majeure » est applicable, conformément aux conditions générales des conventions de subvention. Le CFM n'a pas pour objet d'abonder financièrement le montant alloué à la convention de subvention de l'établissement bénéficiaire.

Vous trouverez dans la rubrique « documents de référence », le récapitulatif des possibilités de déclaration de cas de force majeure pour le poste budgétaire suivant :

  • Activités d'apprentissage, d'enseignement et de formation

L'Agence a mis en place une cellule ad hoc pour le traitement des CFM ainsi qu'une procédure spécifique de déclaration des CFM, suivant ces modalités :

  • La demande de CFM doit concerner 1 projet et doit regrouper l'ensemble des activités concernées ;
  • Le dépôt de ce CFM doit être transmis à l'Agence, 1 mois avant la fin de la période contractuelle pour instruction ;
  • La déclaration de CFM fera l'objet d'une décision de l'Agence dans les 30 jours suivant le dépôt.

A noter : toutes les activités impactées par le COVID-19 doivent être saisies dans Mobility Tool+. Un outil de déclaration est à compléter pour permettre la vérification puis l'instruction des éléments soumis, afin de valider l'éligibilité des financements et coûts supplémentaires engagés.

L'instruction de saisie et l'outil de déclaration du CFM sont disponibles dans la rubrique « pour vous aider ».

Il est demandé aux établissements de prendre connaissance de l'ensemble de la documentation mise à sa disposition avant de contacter l'adresse suivante pour d'éventuelles questions complémentaires : partenariats@agence-erasmus.fr.

A noter : Dès à présent, les établissements doivent conserver toutes les pièces susceptibles de justifier les dépenses engagées.

La demande finalisée de CFM devra parvenir par courriel à l'adresse suivante : CFM-covid19@agence-erasmus.fr avec les pièces justificatives demandées.

Les lignes directrices spécifiques à ce sujet figurent à l'annexe II du guide du programme Erasmus+

Evaluation de l'impact 
L'impact peut se définir comme étant l'ensemble des changements constatés auprès des groupes cibles, des établissements et des systèmes, directement imputables aux activités et résultats du projet.

Les impacts se mesurent à différents niveaux :

  • Sur les individus,
  • Sur les établissements participants,
  • Au niveau local, régional, national et/ou européen : rapprochement avec le monde de l'entreprise, développement de réseaux de stages en Europe, rapprochement avec les collectivités territoriales, etc.  

Un véritable dispositif d'évaluation et de mesure des impacts doit être élaboré dès le début du projet, à travers la définition d'indicateurs quantitatifs ou qualitatifs et la mise en place d'outils de mesure adaptés.

Diffusion et exploitation des résultats
La diffusion et l'exploitation donnent aux organisations participantes la possibilité de communiquer et de partager les conclusions et résultats obtenus dans le cadre de leur projet, et donc d'accroître l'impact des dits projets, en améliorant leur pérennité et en justifiant la valeur ajoutée européenne d'Erasmus+.

Un plan de diffusion structuré et détaillé des résultats et du projet doit être élaboré dès la préparation de la candidature. Le plan de diffusion décrit les canaux de communication, le public cible, les outils de suivi, les supports de communication et l'objet de la diffusion. La diffusion se fait dès le lancement du projet et continue à l'issue du financement. Veillez à bien indiquer la diffusion que vous allez ou avez réalisée au sein et à l'extérieur de votre établissement.

 

 

Les bénéficiaires doivent remettre des rapports d'activité sur les aspects qualitatifs et financiers du projet à échéances fixes :

  • Le rapport intermédiaire intervient à mi-parcours du projet et dresse un premier bilan de l'état d'avancement du projet.
  • Le rapport final : les bénéficiaires doivent remettre en fin de période contractuelle un rapport final sur les aspects qualitatifs et financiers de leur projet. Ce rapport final tient lieu de demande de solde de la subvention.

L'utilisation du logiciel Mobility Tool+ constitue une obligation contractuelle pour déclarer vos activités et soumettre le rapport final.

Tout porteur de projet bénéficiant d'une subvention européenne Erasmus + fera l'objet de contrôle(s) réalisé(s) par l'agence :

- L'analyse du rapport final est le seul contrôle systématique qui concerne l'ensemble des porteurs de projet. Elle consiste en la vérification financière des dépenses déclarées et l'évaluation qualitative des activités et des résultats du projet (sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation). Elle permet de déterminer le montant final de la subvention à laquelle les porteurs de projet peuvent prétendre.

- Les quatre autres contrôles (contrôles sur pièces du rapport final, audit ex-post, audit système et visite de contrôle en cours de projet) s'appliqueront uniquement à certains porteurs de projet en fonction de l'action clé et du secteur concerné, et conformément aux taux et procédures fixés par la Commission européenne (cf. Types de contrôle Erasmus +).

Le programme Erasmus+

Les sites Erasmus+

Commission européenne

Programme Erasmus+

Résultats du programme Erasmus+

OLS : Soutien linguistique en ligne

 

Agence Erasmus+ France / Education Formation

Site de l'agence Erasmus+

StatErasmus+

L'actualité du programme

Plusieurs possibilités pour suivre l'actualité du programme :

Réseaux sociaux de la Commission européenne :

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