Pour passer de l'idée au projet de mobilité, une réflexion est nécessaire en amont dans son organisation pour bien positionner le projet et s'engager sur des objectifs communs :

• Le public cible et ses besoins de formation ;
• Les résultats recherchés pour les individus et les structures, l'impact attendu au niveau territorial (local, régional ou national) ;
• La construction du partenariat français et européen ;
• Les ressources et l'organisation.

De nombreux acteurs, convaincus de l'intérêt des projets européens pour l'éducation et la formation, aident les futurs candidats à s'y engager. Ces acteurs constituent un groupe de référents pour les différents publics de l'éducation et de la formation (voir ci-contre la carte des développeurs).

Les projets doivent s'inscrire dans les axes d'action définis au niveau européen en matière de formation professionnelle, tels que définis dans le Communiqué de Bordeaux. Il s'agit d'atteindre les objectifs fixés par le cadre stratégique pour la coopération européenne dans le domaine de l'éducation et de la formation («Éducation et formation 2020»), et de faire ainsi de nos systèmes d'éducation et de formation professionnels une référence de qualité mondiale :

• lutter contre le décrochage scolaire ;
• développer les compétences clés ;
• renforcer la coopération entre acteurs de l'éducation formelle et non formelle ;
• améliorer la qualité de l'enseignement grâce aux échanges entre pairs.

La seule façon d'obtenir un financement est de répondre à l'Appel à propositions en cours. Il est impératif d'en respecter toutes les modalités pour que la candidature soit recevable. Les candidatures sont sélectionnées selon leur qualité.

Les projets doivent faire l'objet d'une candidature  s'inscrivant obligatoirement dans les priorités européennes définies par le texte de l'appel à propositions lancé chaque année par la Commission européenne. Il renvoie au guide du programme Erasmus+ dans lequel sont présentés les objectifs généraux, spécifiques ainsi que les priorités du programme (p12 et 30-31 de la version française).

ATTENTION : l'étape préalable à tout dépôt d'un projet de candidature est l'enregistrement sur la plateforme d'identification de la Commission Européenne (URF/PDM). Vous devez disposer d'un code PIC, qui vous permettra de vous authentifier, de télécharger et soumettre le formulaire eForm. Un guide de saisie pour obtenir un code PIC est disponible en téléchargement ci-contre. Lors de vos prochaines candidatures, il faudra utiliser ce même code PIC.

Nota Bene : Il vous faut à minima faire apparaître un partenaire d'envoi (code PIC) et un partenaire d'accueil (code PIC) dans le formulaire de candidature. L'enregistrement de l'ensemble des partenaires d'accueil n'est pas impératif au stade de la candidature.

Attention, si tous les partenaires d'accueil du projet ne sont pas identifiés dans le formulaire de candidature, vous devez joindre en annexe, sous forme de feuille Excel une liste aussi exhaustive que possible des organismes d'envoi et d'accueil pressentis pour votre projet.

Les dossiers de candidature intègrent les éléments descriptifs afférents au contenu du projet (préparation, suivi, impact, plus-value européenne, dissémination) ainsi que les mobilités prévues.

Les projets de mobilité doivent faire l'objet d'une candidature déposée à une date unique fixe.

Le formulaire de candidature Eform doit être téléchargé, complété et soumis électroniquement.

Il est possible d'ajouter des annexes à la candidature. Elles doivent être essentielles et/ou stratégiques pour la bonne compréhension du projet.

Nota bene : soyez vigilants lorsque vous ajoutez des annexes à votre candidature ; pas plus de 5 Pièces Jointes pour un poids total maximum de 5 Mo.

La soumission électronique du formulaire Eform est suffisante : aucun envoi papier n'est requis. Il est fortement conseillé de conserver une copie de l'eform soumis sur votre ordinateur.

Veillez bien à annexer à votre dossier de candidature la déclaration sur l'honneur signée du représentant légal, ainsi que les documents financiers requis pour l'évaluation de votre capacité financière (pour les demandes de subvention d'un montant supérieur à 60 000 €). Dans le cas de consortiums, des mandats (cf. modèle ci-joint) doivent être fournis pour chaque organisme partenaire d'envoi ; ils sont de préférence annexés au formulaire de candidature ou, au plus tard, devront être fournis au moment de la signature du contrat.

Pensez également à transmettre, pour information, une copie de votre candidature électronique :

-au rectorat (service DAREIC) de votre académie, uniquement si votre établissement relève du Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche.

-à la DRAAF de votre région uniquement si votre établissement relève du Ministère de l'Agriculture et de la Pêche.

La subvention Erasmus + constitue une contribution qui ne prétend pas couvrir la totalité des frais des projets, ceux-ci devant s'assurer d'autres sources de financement. Il n'y a pas de taux de cofinancement minimum mais le porteur de projet doit valoriser les fonds propres apportés et les cofinancements.

La subvention européenne couvre partiellement :

• les frais d'organisation de la mobilité, sous forme de coûts unitaires (barème dégressif)
• les frais de séjour des participants, sous forme de coûts unitaires (taux journaliers par pays - barème dégressif)
• les frais de voyage des participants, sous forme de coûts unitaires (bandes kilométriques)
• les éventuels besoins spécifiques liés à la participation de publics en situation de handicap, pris en charge au réel. La demande de financement au réel doit être indiquée dans le budget et justifiée dans le formulaire de candidature (cf "Financement de la mobilité - Taux journaliers 2014" en p11).

Pour les apprenants exclusivement :

• les éventuels coûts exceptionnels liés à la participation de publics ayant le moins d'opportunités, pris en charge au réel suite à un examen attentif et uniquement pour des situations rares, caractérisées et dûment motivées (cf "Financement de la mobilité - Taux journaliers 2014" en p12)
• Contribution au soutien linguistique : Un soutien linguistique à hauteur de 150 € a été accordé aux apprenants réalisant une mobilité d'au moins un mois (30 jours de mobilité hors voyage) et concernés par l'une des 6 langues de la plateforme linguistique de la Commission européenne (OLS) pour pallier l'indisponibilité de cette plateforme au démarrage du programme. Cette contribution a pu être accordée aux organismes en ayant fait la demande au stade de la candidature.

Attention : les frais liés au soutien linguistique ne peuvent servir à financer les frais de séjour d'une période de préparation linguistique sur place avant le stage. Merci de vous référer à la définition des différents coûts sur le guide du programme Erasmus+ (p58 et 59 de la version française).

Afin que le budget sollicité soit calculé automatiquement, l'organisme candidat doit indiquer dès la candidature le nombre et le type d'activités de mobilité planifiées, le nombre de participants prévus, les pays de destination ainsi que la durée des mobilités.

Les critères d'éligibilité concernent principalement le type de projet et les activités (y compris la durée des mobilités, les organisations participantes, les pays de destination...), le groupe cible (statut et nombre de participants concernés, par exemple) et les conditions de soumission d'une demande de subvention pour un tel projet (date limite de soumission, formulaire de candidature dûment complété, etc).

Le financement du projet est conditionné au respect de tous les critères d'éligibilité formelle de la candidature tels que décrits dans la grille d'éligibilité accessible ci-contre et dans le formulaire de candidature.

Le non-respect d'un seul critère entraîne le rejet de la candidature.

Les publics éligibles à émarger sur le volet mobilité de l'enseignement et de la formation professionnels sont : les apprenants sous statut scolaire et les apprentis préparant un diplôme de niveau 5 (par exemple, le certificat d'aptitudes professionnelles) ou 4 (par exemple, le baccalauréat professionnel), les apprenants sous statut de stagiaires de la formation professionnelle suivant une formation continue non certifiante (ou suivant une formation certifiante mais de niveau 4 ou 5), les personnels et formateurs des organismes actifs dans le domaine de formation professionnelle, y compris les entreprises, les maîtres d'apprentissage ainsi que les tuteurs. Se référer au BOEN 2014.

Les projets éligibles déposés au titre de la mobilité de formation professionnelle et continue sont tous évalués.

Les projets sollicitant un montant de financement inférieur à 60 000€ sont évalués par un expert unique. Les projets sollicitant un montant de financement supérieur sont soumis à deux évaluations avec harmonisation commune.

Les principaux critères d'évaluation sont les suivants (cf grille d'évaluation ci-contre) :

• la pertinence du projet au regard de ses objectifs et des publics-cibles impactés ;
• la qualité de la conception technique du projet et la viabilité du plan de mise en œuvre ;
• les mesures de monitoring de l'impact et de dissémination.

Sur la base des résultats d'évaluation, un Comité National d'Evaluation se réunit afin de proposer à la Direction de l'Agence une liste de projets sélectionnés et refusés et le montant de subvention par projet.

Pour être éligibles à un financement, les candidatures doivent obtenir au moins 60 points. Elles doivent également obtenir au moins la moitié du nombre maximum de points pour chacune des catégories de critères d'attribution susmentionnées (c'est-à-dire 15 points minimum pour les catégories «pertinence du projet» et «impact et diffusion»; 20 points minimum pour la catégorie «qualité de la conception et de la mise en œuvre du projet».

Nota bene : les performances passées des établissements sont prises en compte pour l'attribution des financements accordés. L'agence considèrera les taux de réalisation et d'utilisation des subventions enregistrés sur les précédents contrats financiers de l'action Leonardo Mobilité du programme LLP. 

Les résultats sont publiés en ligne sur la plateforme Penelope Plus.

Les candidats sont tenus informés des résultats de la sélection via un accès sur leur espace organisme Penelope Plus. 

Nota Bene : pour la première fois en 2014, sur le volet mobilité de l'enseignement et de la formation professionnels, un taux de satisfaction à hauteur de 100% de la demande éligible sera appliqué pour tous les bénéficiaires, sous réserve de performances passées démontrant une utilisation satisfaisante des financements précédemment octroyés. Si les performances passées se révélaient insuffisantes, le financement 2014 sera défini sur la base des réalisations antérieures (plafonné à la demande 2014).