Préalable : Tout établissement d'enseignement supérieur éligible selon les critères nationaux, souhaitant participer au programme et obtenir des financements auprès de son agence nationale, doit être titulaire de la Charte Erasmus pour l'Enseignement Supérieur.

Les mobilités d'études et d'enseignement ont lieu dans le cadre d'un accord interinstitutionnel dans lequel les deux établissements s'engagent à respecter les engagements qualité de la charte Erasmus (ECHE) en matière d'organisation et de gestion des mobilités.

Le nouveau modèle d'accord du programme « Erasmus plus » doit impérativement être utilisé par les établissements d'enseignement supérieur pour développer ou renouveler des accords en vue d'organiser des mobilités intra-européennes à partir de l'année académique 2014-2015. Les accords peuvent être transmis et validés électroniquement via une signature scannée.

De nombreux acteurs, convaincus de l'intérêt des projets européens pour l'éducation et la formation, aident les futurs candidats à s'y engager. Ces acteurs constituent un groupe de référents pour les différents publics de l'éducation et de la formation (voir ci-contre la carte des développeurs).

Les projets doivent s'inscrire dans les axes fixés par le cadre stratégique pour la coopération européenne dans le domaine de l'éducation et de la formation («Éducation et formation 2020») et dans l'une des priorités européennes pour la modernisation et l'internationalisation de l'enseignement supérieur :

1. Augmenter les niveaux de qualification pour former les diplômés et les chercheurs
2. Améliorer la qualité et la pertinence de l'enseignement supérieur
3. Relever la qualité grâce à la mobilité et à la coopération transnationale
4. Faire le lien entre l'enseignement supérieur, la recherche et les entreprises pour favoriser l'excellence et le développement régional
5. Améliorer la gouvernance et le financement

La seule façon d'obtenir un financement est de répondre à l'appel à propositions 2014. Il est impératif d'en respecter toutes les modalités pour que la candidature soit recevable. Les candidatures sont sélectionnées selon leur qualité.

Les projets doivent faire l'objet d'une candidature  s'inscrivant obligatoirement dans les priorités européennes définies par le texte de l'appel à propositions lancé chaque année par la Commission européenne.

Deux types de portage de projet sont possibles :

• Candidature individuelle de l'établissement : l'établissement d'enseignement supérieur, qui doit être titulaire de la charte « Erasmus plus », soumet une candidature simplifiée dans laquelle il déclare ses besoins en flux de mobilité ;
• Consortium d'établissements.

Une structure coordinatrice, qu'elle soit ou non titulaire de la charte, soumet une candidature regroupant les besoins de plusieurs établissements d'enseignement supérieur. De nombreuses organisations peuvent assurer ce rôle de coordinateur : associations, chambres de commerce, collectivités locale, fédérations professionnelles, PRES, ...

Lors de la première demande, la structure coordinatrice effectue une demande de certificat afin que l'agence évalue la capacité financière et opérationnelle d'un consortium à organiser en commun des mobilités étudiantes ou de personnels.

Les projets de mobilité doivent faire l'objet d'une candidature déposée à une date unique fixe.

ATTENTION : l'étape préalable à tout dépôt d'un projet de candidature est l'enregistrement sur la plateforme d'identification de la Commission Européenne. Vous devez disposer d'un numéro PIC, qui vous permettra de vous authentifier, de télécharger et soumettre le formulaire eForm.  

Le formulaire de candidature Eform doit être téléchargé, complété et soumis électroniquement.

Nota bene : soyez vigilants lorsque vous ajoutez des annexes à votre candidature ; pas de plus de 5 PJ pour un poids total maximum de 5 Mo

Dans le cas de consortiums, des mandats (cf. modèle ci-joint) doivent être fournis pour chaque organisme partenaire ; ils sont de préférence annexés au formulaire de candidature ou, au plus tard, devront être fournis au moment de la signature du contrat.

La soumission électronique du formulaire Eform est suffisante : aucun envoi papier n'est requis. Pensez à conserver une copie de l'eform soumis sur votre ordinateur.

La subvention Erasmus + constitue une contribution qui ne prétend pas couvrir la totalité des frais des projets, ceux-ci devant s'assurer d'autres sources de financement. Il n'y a pas de taux de cofinancement minimum mais le porteur de projet doit valoriser les fonds propres apportés et les cofinancements.

La subvention européenne couvre partiellement :

• la gestion du projet, sous forme de coûts unitaires par participant (barèmes dégressifs) ;
• la mobilité des participants, sous forme taux d'un mensuel (étudiant) ou journalier (personnels) en fonction de la destination et du type d'activité ;
• les frais de voyage des personnels, sous forme de coûts unitaires en fonction de la distance kilométrique ;
• les éventuels besoins spécifiques, au réel.

Nouveautés : ajustement des bourses au niveau de vie du pays d'accueil pour les étudiants et les personnels et introduction d'une échelle kilométrique pour les frais de voyage des personnels de l'Enseignement supérieur.

Des dispositions financières particulières sont prévues pour les mobilités vers ou en provenance des pays hors UE et pour les res régions dites "ultra-périphériques" (dont PTOM - voir l'Appel à Propositions).

Veuillez noter qu'une version révisée du Guide du Programme Erasmus +, avance la date de début des activités au 1^er juin 2014 que ce soit pour les projets de 16 ou de 24 mois . 

La période d'activité pour les projets de 16 mois est donc du 1/06/2014 au 30/09/2015 et celle des projets de 24 mois du 1/06/2014 au 31/05/2016.

Le financement du projet est conditionné au respect de tous les critères d'éligibilité formelle de la candidature tels que décrits dans la grille d'éligibilité accessible ci-contre (à suivre), et dans le formulaire de candidature.

Le non-respect d'un seul critère entraine le rejet de la candidature.

Seules les demandes de certificat pour l'organisation des mobilités et les demandes de mobilités extra-européennes font l'objet d'une évaluation qualitative.

Les projets sollicitant un montant de financement inférieur à 60000€ sont évalués par un expert unique. Les projets sollicitant un montant de financement supérieur sont soumis à deux lectures, avec harmonisation.

Les principaux critères d'évaluation sont les suivants :

• la pertinence du projet au regard de ses objectifs et des publics-cibles impactés ;
• la qualité de la conception technique du projet et la viabilité du plan de mise en œuvre ;
• les mesures de monitoring de l'impact et de dissémination.

Les demandes simplifiées des établissements pour les mobilités intra-européennes ne font pas l'objet d'une évaluation qualitative. Toutefois, les performances passées des établissements sont prises en compte pour l'attribution des financements. Pour affecter les fonds, l'agence analyse par exemple le taux de réalisation entre le rapport intermédiaire et le rapport final et détermine des coefficients de réduction ou de bonification.

Sur la base des résultats d'évaluation, un Comité National d'Evaluation se réunit afin de proposer à la Direction de l'Agence une liste de projets sélectionnés et refusés et le montant de subvention par projet.

Les candidatures dont la note est inférieure au seuil minimum de qualité fixé par la Commission européenne sont automatiquement rejetées.

Les résultats sont publiés en ligne sur le site de l'agence et sur la plateforme Penelope Plus.

Les candidats seront tenus informés des résultats de la sélection et auront un accès à l'évaluation de leur dossier.