Pour passer de l'idée au projet de mobilité, une réflexion est nécessaire en amont dans son organisation afin de structurer sa démarche dans une logique de projet. Il s'agit de définir les points suivants : 

• La recherche de partenaires internationaux ;
• L'identification des besoins de formation du public cible ;
• Un ensemble cohérent d'activités organisées de façon à atteindre des objectifs et des résultats déterminés ;
• Un plan de travail prévisionnel ;
• Les effets recherchés sur les individus, la structure, le territoire, à travers les activités de mobilité prévues.

De nombreux acteurs, convaincus de l'intérêt des projets européens pour l'éducation et la formation, aident les futurs candidats à s'y engager. Ces acteurs constituent un groupe de référents pour les différents publics de l'éducation et de la formation (voir ci-contre la carte des développeurs).

Le modèle d'accord interinstitutionnel entre les établissements des pays du programme et des pays partenaires au programme préconise un suivi spécifique des mobilités des participants en provenance des pays partenaires (visas, assurance, logement, etc.). Il doit impérativement être utilisé par les établissements d'enseignement supérieur pour développer des accords en vue d'organiser des mobilités internationales de crédits à partir de l'année académique 2015-2016. Les accords peuvent être transmis et validés électroniquement via une signature scannée.  

L'action Mobilité internationale de crédits a pour objectif de financer des mobilités vers ou à partir d'un certain nombre de pays hors Europe : ce sont les pays partenaires au programme ERASMUS+. Vous retrouvez sur la carte ci-contre la liste des pays partenaires éligibles dans le cadre de l'Appel à propositions 2015.

Attention : dans le cadre de l'appel à propositions additionnel 2015 (clôture le 24 septembre à 12h00, heure de Bruxelles), les candidatures sont limitées aux régions pour lesquelles des fonds sont toujours disponibles après la première série de demandes, pour la France, à savoir :

• les Balkans Occidentaux à travers l'instrument financier « Instrument de pré-adhésion » (budget disponible : 1 768 814 € soit environ 283 mobilités)
• l'Europe Orientale à travers l'instrument financier « Instrument européen du voisinage » (budget disponible : 1 599 287 € soit environ 255 mobilités)
• l'Asie Centrale à travers l'instrument financier « Instrument de coopération au développement » (budget disponible : 120 807 € soit environ 19 mobilités)

Tout établissement d'enseignement supérieur peut candidater, y compris ceux qui auront déjà obtenu des fonds lors du premier appel d'offres, ou ceux qui n'auraient pas été sélectionnés, pour les régions concernées, lors du premier appel d'offres.

Pour rechercher des partenaires, vous pouvez contacter les bureaux relatifs à la dimension internationale dans les pays partenaires ("National Erasmus+ Offices") dont voici la liste: https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/contacts/national-erasmus-plus-offices_en.

Les projets doivent s'inscrire dans les axes d'action et les objectifs fixés par le cadre stratégique pour la coopération européenne dans le domaine de l'éducation et de la formation («Éducation et formation 2020»), qui visent à renforcer les compétences et l'employabilité, ainsi qu'à moderniser l'éducation, la formation et le travail des jeunes et de faire ainsi de nos systèmes d'éducation et de formation une référence de qualité mondiale.

Le programme Erasmus+ est l'instrument financier de cette politique.

La seule façon d'obtenir un financement est de répondre à l'Appel à propositions en cours. Il est impératif d'en respecter toutes les modalités pour que la candidature soit recevable. Les candidatures sont sélectionnées selon leur qualité.

Les projets doivent faire l'objet d'une candidature s'inscrivant obligatoirement dans les priorités européennes définies par le texte de l'appel à propositions lancé chaque année par la Commission européenne. Il renvoie au guide du programme Erasmus+ dans lequel sont présentés les objectifs généraux du programme (p.9 de la version française du Guide du Programme) ainsi que les objectifs spécifiques de l'action mobilité (p.32 de la version française du Guide du Programme).

ATTENTION : L'établissement candidat doit posséder un numéro PIC (« Participant Identification Code »). Le PIC est un numéro unique d'identification européen qui doit être utilisé pour répondre à  l'ensemble des appels à candidatures des actions centralisées et décentralisées.  Il faudra impérativement l'indiquer en complétant le formulaire de candidature en ligne.

• Si l'établissement n'a pas de code PIC, il devra en créer un depuis le portail des participants URF. Pour cela, il devra se référer à la notice « URF - Portail des organismes participants - notice d'utilisation ».
• Si l'établissement possède déjà un code PIC, il ne doit en aucun cas en créer un nouveau. Pour tout organisme ayant obtenu un code PIC en 2014, validé par l'Agence, vous devez utiliser ce même code pour toute la durée du programme Erasmus+ 2014/2020.

Deux types de portage de projet sont possibles :

1. Candidature individuelle : l'établissement d'enseignement supérieur soumet une candidature dans laquelle il déclare ses besoins (nombre de participants et durées).
2. Candidature pour un consortium d'établissements : une structure coordinatrice, qu'elle soit ou non titulaire de la charte pour l'Enseignement supérieur, soumet une candidature regroupant les besoins de plusieurs établissements d'enseignement supérieur.

• De nombreuses organisations peuvent assurer ce rôle de coordinateur : associations, chambres de commerce, collectivités locales, fédérations professionnelles, etc. 
• En même temps que la première candidature sur l'action concernée, la structure coordinatrice effectue une demande d'accréditation afin que l'agence Erasmus+ évalue la capacité financière et opérationnelle du consortium à organiser en commun des mobilités étudiantes ou de personnels. Cette accréditation est accordée pour une durée de 3 ans.
• Des mandats (voir « modèle de mandat ») doivent être fournis pour chaque organisme partenaire et sont de préférence annexés au formulaire de candidature ou, au plus tard, devront être fournis au moment de la signature de la convention de subvention.

Le formulaire de candidature en ligne (e-form) doit être téléchargé, complété et soumis électroniquement. Aucun envoi papier n'est requis. Il est conseillé de conserver une copie de l'e-form soumis sur un support informatique.

Attention: ne pas annexer plus de 10 documents au formulaire de candidature pour un poids total maximum de 5 Mo.

Attention: Dans le cadre de l'appel à propositions additionnel 2015 pour la mobilité internationale de crédits, seuls des établissements à titre individuel ou des consortia déjà accrédités pourront soumettre un formulaire de candidature.

La subvention Erasmus + constitue une contribution qui ne prétend pas couvrir la totalité des frais des projets. Les établissements bénéficiaires sont encouragés à rechercher d'autres sources de financement (co-financement).

La subvention européenne couvre partiellement :

• la gestion du projet (frais liés à « l'organisation de la mobilité ») ;
• la mobilité des participants, sous forme d'un taux mensuel (étudiant) ou journalier (personnels) en fonction du pays de destination ;
• les frais de voyage en fonction de la distance kilométrique ;

Pour les personnes en situation de handicap, la subvention européenne peut également prendre en charge des dépenses réelles liées à cet handicap. Un complément de subvention sera ajouté à la convention de subvention. Pour ces situations, veuillez contacter votre gestionnaire qui vous expliquera la procédure. Les demandes doivent être adressées à l'Agence un mois, dernier délai, avant e départ en mobilité.

Dans le cadre de l'appel à propositions du 04 mars 2015, la période d'activités sera :

- pour les projets de 16 mois : du 01/06/2015 au 30/09/2016  

- pour les projets de 24 mois : du 01/06/2015 au 31/05/2017

- pour les projets de 26 mois : du 01/06/2015 au 31/07/2017 (NOUVEAUTE)

Dans le cadre de l'appel additionnel, la période d'activités sera :

- pour les projets de 16 mois : du 01/02/2016 au 31/05/2017

- pour les projets de 18 mois : du 01/02/2016 au 31/07/2017 (NOUVEAUTE)

Le financement du projet est conditionné au respect de tous les critères formels d'éligibilité de la candidature tels que décrits dans la grille d'éligibilité accessible ci-contre, et dans le formulaire de candidature.

Le non-respect d'un seul critère entraine le rejet de la candidature.

Toutes les candidatures sont soumises à une double évaluation qualitative externe.

 Les principaux critères d'évaluation sont les suivants pour chaque pays partenaire :

• la pertinence de la stratégie ;
• la qualité des accords de coopération ;
• la qualité de la conception et de la mise en œuvre du projet de mobilités ;
• l'impact et la dissémination.

Sur la base des résultats d'évaluation, un Comité National d'Evaluation se réunit afin de proposer à la Direction de l'Agence une liste de projets sélectionnés, en liste de réserve et refusés et le montant de subvention pour chaque pays pour lesquels vous avez demandé des mobilités.

Les demandes de mobilités par pays dont la note est inférieure au seuil minimum de qualité fixé par la Commission européenne (70/100) ne sont pas financées.

Les résultats sont publiés en ligne sur la plateforme Penelope Plus.

Les candidats sont tenus informés des résultats de la sélection et ont un accès à l'évaluation de leur dossier.