Mobilité de l'enseignement scolaire 2016

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L'action en résumé

Un projet de mobilité de l'enseignement scolaire peut comprendre une ou plusieurs des activités suivantes:

De la mobilité pour les personnels: de 2 jours à 2 mois (hors voyage)

  • Participer à des cours ou séminaires de formation
  • Partir en stage d'observations au sein d'établissements et d'organismes de l'enseignement scolaire.
  • Dispenser des cours / formations au sein d'une structure partenaire (mission d'enseignement)

Tout établissement scolaire public ou privé sous contrat de l'enseignement général, technique ou professionnel, de la maternelle au lycée peut déposer un formulaire de candidature dans le but de former son personnel dans différents pays participants au programme Erasmus+.

Les participants éligibles sont tous les personnels rattachés à l'établissement candidat ou partenaire d'un consortium. La liste précise des personnels concernés figure dans le BOEN 2016.

Les dépôts de candidature peuvent être effectués à titre individuel (au nom d'un seul organisme) ou par un consortium (projet groupé - minimum 3 organismes d'envoi français) selon les conditions prévues dans le BOEN 2016.

En ce qui concerne la mobilité des personnels relevant de l'Education nationale, un consortium peut être coordonné uniquement par :
o   un Rectorat d'académie (par exemple, le DAREIC) ;
o   une DSDEN ;
o   un GIP FCIP (en partenariat avec le Rectorat) ;
o   une EPSCP pour le compte de l'ESPÉ qui lui est attachée  ;
o   un EPLE.

Sont éligibles les établissements de formation initiale, de la maternelle à la fin du second cycle général, technologique ou professionnel, sous tutelle du ministère chargé de l'éducation nationale, du ministère des Affaires étrangères et du Développement international ou des ministères chargés de l'agriculture, de la défense, de la santé, des sports et de la culture, qu'ils soient publics ou privés sous contrat.

Les établissements d'enseignement français à l'étranger sont éligibles uniquement s'ils sont situés dans un pays européen participant au programme Erasmus+ et s'ils sont homologués par le ministère chargé de l'éducation nationale qui en publie la liste complète par arrêté annuel.

Sont également éligibles les Centres de formation d'apprentis (CFA) dispensant des formations initiales jusqu'au niveau 4.

Quelle date de dépôt ?

02/02/2016 à midi , heure de Bruxelles

Durée de vie des projets

La durée contractuelle est à choisir à partir de 12 jusqu'à 24 mois en fonction de votre calendrier de travail. La demande de financement est annuelle.

Préparation de la candidature

Pour concrétiser le projet, il faut être attentif aux points suivants :

  • L'identification des besoins de formation du public-cible ;
  • La recherche d'établissements d'accueil pour les stages d'observation ;
  • La recherche d'organismes de formation adaptés pour des cours structurés ;
  • Un ensemble cohérent d'activités organisées de façon à atteindre des objectifs et des résultats déterminés ;
  • Un plan de travail prévisionnel ;
  • Les impacts recherchés sur les individus, la structure, le territoire, à travers les activités de mobilité prévues.

L'organisme candidat doit concevoir un Plan de Développement Européen (EDP), qui fera partie intégrante de sa candidature.

Recherche de partenariats / cours à l'étranger

 - "School Education Gateway", dédiée à l'enseignement scolaire. Cette plateforme met à votre disposition des outils, recherche de partenaire, offre de formations, conférence… 

 Nous vous conseillons fortement de consulter le formulaire de candidature commenté et de prendre éventuellement contact avec les développeurs de l'agence (relais de l'agence Erasmus+ sur le territoire - voir carte ci-contre), qui pourront vous aider dans le montage de votre candidature.

 

Appel à propositions

Le programme fonctionne par appels à propositions annuel.

La circulaire publiée au BOEN 2016 précise les conditions d'accès au programme dans le contexte national.

Les critères d'éligibilité déterminent la recevabilité formelle des candidatures dans un premier temps.

Les candidatures éligibles sont ensuite évaluées par des experts externes et sélectionnées selon leur qualité.

Candidature 02/02/2016

Les candidatures sont à rédiger sur un formulaire PDF actif (« e-form »).

L'organisme candidat doit auparavant posséder un code PIC (Participant Identification Code). Deux options :

  • Si un PIC a déjà été créé lors de candidatures passées, il DOIT être réutilisé.
  • Pour créer un PIC, rendez-vous sur URF, le portail des organismes participants. (cf notice d'utilisation ci-jointe)

4 étapes sont nécessaires au dépôt de votre candidature :

  • Créer un compte ECAS : s'enregistrer sur la plateforme Européenne
  • Enregistrer l'organisme candidat sur le Portail URF/ PDM : obtenir un code PIC
  • E-form : formulaire de candidature à télécharger et à compléter
  • Soumettre le formulaire : soumission électronique 

Aucun envoi papier n'est requis. Possibilité d'insérer des annexes essentielles et/ou stratégiques à la candidature (jusqu'à 10 Mo).

Pour les consortiums : joindre les mandats de chaque partenaire Français, à annexer à la candidature ou au plus tard lors de la contractualisation.

Pensez également à transmettre, pour information, une copie de la candidature électronique :

  • au rectorat (service DAREIC) de votre académie, uniquement si votre établissement relève du Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche.
  • à la DRAAF de votre région uniquement si votre établissement relève du Ministère de l'Agriculture et de la Pêche.

Financement

La subvention Erasmus + est une contribution ; elle n'a pas vocation à couvrir la totalité des frais des projets.

La subvention est calculée sur la base de coûts unitaires (forfaits) qui dépendent des caractéristiques du projet : destinations, nombre de participants, durée des mobilités, etc.

Quelques catégories de dépenses, spécifiques, sont financées sur la base de frais réels (coûts exceptionnels, besoins spécifiques pour les participants en situation d'handicap) - voir règles générales ci-joint.

La Commission alloue les enveloppes financières par pays en fonction du taux de consommation des crédits. Il y a donc un enjeu collectif à utiliser les subventions octroyées dans leur totalité.

Eligibilité

Le financement du projet est conditionné au respect de tous les critères d'éligibilité formelle de la candidature tels que décrits dans la grille d'éligibilité accessible ci-contre et dans le formulaire de candidature.

Le non-respect d'un seul critère entraîne le rejet de la candidature.

Evaluation

Les projets éligibles sont évalués par des experts externes indépendants sur la base d'une grille d'évaluation européenne.

Les pirncipaux critères d'évaluation sont les suivants :

  • la pertinence du projet au regard de ses objectifs et des publics-cibles impactés ;
  • la qualité de la conception technique du projet et la viabilité du plan de mise en œuvre ;
  • la stratégie concernant l'impact et de dissémination.

Les projets sollicitant un montant de financement inférieur à 60 000€ sont évalués par un expert unique. Les projets sollicitant un montant de financement supérieur à 60000€ sont soumis à deux lectures, avec harmonisation.

Sur la base des résultats d'évaluation, un Comité National d'Evaluation (CNE) arrête une liste de sélection.

Les candidatures obtenant une note est inférieure au seuil minimum de qualité 60/100 sont automatiquement rejetées.

Résultats des sélections

Les résultats sont publiés en ligne.

Les candidats parallèlement reçoivent une notification et un accès à leur espace organisme Penelope+.

Contractualisation

Le candidat choisit la date de démarrage du projet et la durée, qui peut être de 1 an à 2 ans au stade de la candidature, en fonction de l'objectif du projet et du type d'activités prévues. 

Toutes les conventions de subvention débutent au 1er Juin 2016 et se terminent selon les dispositions de l'article I.2 de la convention de subvention (Partie I - Conditions Particulières).

Ce contrat, et ses annexes, régissent les modalités d'utilisation de la subvention, de calcul de la subvention finale ainsi que les contrôles pouvant subvenir : une lecture attentive du contrat est indispensable.

Après signature du contrat par l'agence,  un premier financement, à hauteur de 80% de la subvention est versé au contractant (sauf cas particuliers).

A SAVOIR : pour toute mobilité, un contrat de mobilité (Annexe IV) doit être conclu entre le participant, l'organisme d'envoi et l'organisme d'accueil, selon le modèle ci-contre avant le début de la mobilité.

Suivi du projet

Un seul outil : Mobility Tool + pour la saisie des mobilités et leur suivi. Son utilisation est obligatoire

  • Le suivi budgétaire et financier

 Objectif : Réaliser toutes vos mobilités et consommer la subvention octroyée !

Des modifications peuvent intervenir au cours du projet et peuvent changer le contenu de la convention de subvention. Toute modification doit faire l'objet d'une demande motivée auprès de l'agence par écrit via les espaces organismes Penelope+.

Plusieurs types de modification existent :

   - Avec avenant : dans le cas de demande de réduction budgétaire (non atteinte des objectifs: diminution du nombre de bourses à réaliser et/ou de semaines...) - au plus tard le 30 avril 2017.

   - Avec avenant : modification de la durée du projet, modification de la structure bénéficiaire, modification du partenariat... - au plus tard 1 mois avant la date de fin du projet.

Attention, concernant les avenants de durée, seuls des avenants d'augmentation de durée sont possibles (de 12 à 24 mois).

   - Sans avenant : cf article I.3.2 de la convention de subvention

Le principe des unités de coûts forfaitaires peut parfois poser problème en comptabilité publique. Un guide a été élaboré à destination des gestionnaires et agents comptables des établissements publics (cf ci-contre).

Consortium et gros porteurs de projet : pour vous aider, un simulateur budgétaire est disponible (ci-contre), pour gérer au mieux votre subvention.

  •  La réalisation du projet

Le formulaire de candidature est la feuille de route. La mise en œuvre et la réalisation du projet doivent être en lien avec les objectifs fixés dans le formulaire.

  •  Le suivi des mobilités sur Mobility Tool+

 L'utilisation du logiciel Mobility-Tool+ constitue une obligation contractuelle pour déclarer les activités et soumettre les rapports qui sont demandés. Mobility Tool+ sert au suivi et au reporting des mobilités. Les mobilités réalisées, sont inscrites au fil de l'eau notamment pour les projets d'envergure.

  • Des outils européens au service de la mobilité

Parmi les 5 documents du passeport européen de compétences Europass, L'Europass Mobilité décrit la période de formation effectuée à l'étranger et met en évidence les compétences acquises. Un guide est à votre disposition sur votre espace organisme Pénélope+, onglet "Europass Mobilité" pour vous faciliter la démarche.

Valorisation / Mesure de l'impact

Les lignes directrices spécifiques à ce sujet figurent à l'annexe II du guide du programme Erasmus+

Evaluation de l'impact
Il peut se définir comme étant l'ensemble des changements constatés auprès des groupes cibles, des institutions et des systèmes, directement imputables aux activités et résultats du projet. Les impacts se mesurent à différents niveaux :

  • Sur les individus,
  • Sur les organismes participant,
  • Au niveau local, régional, national et/ou européen : rapprochement avec le monde de l'entreprise, développement de réseaux de stages en Europe, rapprochement avec les collectivités territoriales, etc.  

Un véritable dispositif d'évaluation et de mesure des impacts doit être élaboré dès le début du projet, à travers la définition d'indicateurs quantitatifs ou qualitatifs et la mise en place d'outils de mesure adaptés.

Diffusion et exploitation des résultats
La diffusion et l'exploitation donnent aux organisations participantes la possibilité de communiquer et de partager les conclusions et résultats obtenus dans le cadre de leur projet, et donc d'accroître l'impact desdits projets, en améliorant leur pérennité et en justifiant la valeur ajoutée européenne d'Erasmus+.

Un plan de diffusion structuré et détaillé des résultats et du projet doit être élaboré dès la préparation de la candidature. Le plan de diffusion décrit les canaux de communication, le public cible, les outils de suivi, les supports de communication et l'objet de la diffusion. La diffusion se fait dès le lancement du projet et continue à l'issue du financement. Veillez à bien indiquer la diffusion que vous allez ou avez réalisée au sein de votre organisme et à l'extérieur de votre organisme.

Rapports

Rapport intermédiaire (pour les projets d'une durée supérieure à 18 mois) : les porteurs de projet doivent remettre (cf. convention de subvention article I.IV) un rapport intermédiaire qui dresse un premier bilan de l'état d'avancement du projet.


Rapport final : les bénéficiaires doivent remettre en fin de période contractuelle (cf. convention de subvention article I.IV) un rapport final sur les aspects qualitatifs et financiers de leur projet. Ce rapport final tient lieu de demande de solde de la subvention.

Contrôles en fin de projet

Tout porteur de projet bénéficiant d'une subvention européenne Erasmus + fera l'objet de contrôle(s) réalisé(s) par l'agence :

- L'analyse du rapport final est le seul contrôle systématique qui concerne donc l'ensemble des porteurs de projet. Elle consiste en la vérification financière des dépenses  déclarées, et l'évaluation qualitative des activités et des résultats du projet (sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation). Elle permet de déterminer le montant final de la subvention à laquelle les porteurs de projet peuvent prétendre.

- Les quatre autres contrôles (contrôles sur pièces du rapport final, audit ex-post, audit système et visite de contrôle en cours de projet) s'appliqueront uniquement à certains porteurs de projet en fonction de l'action clé et du secteur concerné, et conformément aux taux et procédures fixés par la Commission européenne (cf. Types de contrôle Erasmus +).

 

 

 

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